Tóm tắt:
Công tác tạo lập hồ sơ và quản lý hồ sơ tài liệu điện tử vào lưu trữ là nội dung rất quan trọng trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và cá nhân trong bối cảnh chuyển đổi số hành chính đang diễn ra mạnh mẽ hiện nay. Tất cả văn bản, tài liệu điện tử được hình thành trong quá trình giải quyết công việc của công chức, viên chức và học sinh sau khi giải quyết xong đều phải được lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu giấy hoặc tài liệu điện tử vào lưu trữ cơ quan, đây là một yêu cầu bắt buộc. Bài viết này khái quát một số vấn đề khó khăn trong về công tác quản lý hồ sơ, tài liệu điện tử tại Trường Trung cấp Kinh tế Kỹ thuật quận 12 và đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao việc quản lý hồ sơ điện tử cho nhà trường. Bên cạnh đó, việc đánh giá đúng mức độ chuẩn hóa hoạt động lưu trữ hồ sơ điện tử còn giúp các nhà quản lý tạo nên sự thống nhất chung trong toàn bộ nhà trường.
Từ khóa: hồ sơ điện tử, lập hồ sơ điện tử, lưu trữ, quản lý hồ sơ điện tử.
1. Đặt vấn đề
Trong bối cảnh chuyển đổi số diễn ra mạnh mẽ, việc quản lý hồ sơ điện tử đã trở thành một yếu tố cấp thiết, then chốt trong hoạt động quản lý của các trường trung cấp chuyên nghiệp. Hồ sơ, tài liệu điện tử không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình lưu trữ và truy xuất thông tin nhanh mà còn nâng cao hiệu quả quản lý và bảo mật dữ liệu. Tuy nhiên, việc áp dụng quản lý, áp dụng công nghệ này cũng đặt ra nhiều thách thức cho cơ sở giáo dục.
2. Nội dung lý thuyết
2.1. Hồ sơ điện tử
Hồ sơ điện tử là các tài liệu, thông tin được lưu trữ và quản lý dưới dạng số hóa, thường được tạo ra, xử lý và lưu trữ bằng các hệ thống máy tính. Hồ sơ điện tử có thể bao gồm nhiều loại tài liệu như văn bản, hình ảnh, video và dữ liệu khác, giúp dễ dàng truy cập, chia sẻ và bảo quản hơn so với hồ sơ giấy truyền thống.
Một số đặc điểm nổi bật của hồ sơ điện tử:
- Tiện lợi: Dễ dàng tìm kiếm và truy cập thông tin nhanh chóng.
- Bảo mật: Có thể áp dụng các biện pháp bảo mật như mã hóa và phân quyền truy cập
- Tiết kiệm không gian: Giảm thiểu việc sử dụng giấy và không gian lưu trữ vật lý
- Dễ dàng sao lưu: Thông tin có thể được sao lưu và phục hồi dễ dàng trong trường hợp mất mát.
2.2. Lập hồ sơ điện tử và giao nộp vào lưu trữ của tổ chức
Trong hoạt động hằng ngày của các cơ quan, văn bản điện tử đến và văn bản điện tử đi được sản sinh để xử lý các công việc và thực hiện các chức năng nhiệm vụ của mình. Hồ sơ điện tử là tập hợp các tài liệu điện tử có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung hình thành trong quá trình theo dõi giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng nhiệm vụ của cơ quan tổ chức, cá nhân. Các tài liệu điện tử tập hợp trong hồ sơ điện tử là các thông tin chứa các tài liệu điện tử dưới dạng các tập tin. Các tập tin này có thể là bản điện tử trực tiếp được hình thành và xử lý tiếp tục bằng các phần mềm tương ứng hoặc là các bản số hóa của các tài liệu giấy.
Lập hồ sơ điện tử là việc áp dụng công nghệ thông tin nhằm liên kết các tài liệu điện tử hình thành trong quá trình theo dõi giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ điện tử. Lập hồ sơ là khâu quan trọng cuối cùng trong công tác văn thư và là bước đầu tiên của công tác lưu trữ.
Đối với các cơ quan không ứng dụng hệ thống hồ sơ điện tử được tạo lập một cách thủ công. Hồ sơ điện tử được tạo lập ngay từ quá trình lưu tài liệu vào hệ thống thư mục của cơ quan. Việc lập hồ sơ điện tử được chuẩn bị ngay từ đầu đến khi tiến hành công việc. Đây là thao tác nhằm liên kết các tài liệu điện tử hình thành trong quá trình theo dõi và giải quyết công việc thành hồ sơ điện tử.
2.3. Yêu cầu khi tạo lập hồ sơ điện tử
Các nhân viên chuyên môn khi lập hồ sơ điện tử cần lưu ý các yêu cầu sau:
- Hồ sơ được lập phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đúng công việc mà cá nhân chủ trì giải quyết.
- Văn bản tài liệu trong mỗi hồ sơ phải đầy đủ, hoàn chỉnh, có giá trị pháp lý, có mối liên hệ chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của vấn đề, sự việc hoặc trình tự giải quyết công việc.
- Đảm bảo tính xác thực của văn bản tài liệu trong hồ sơ.
- Đảm bảo hồ sơ được lưu trữ an toàn trong hệ thống.
2.4. Nguyên tắc lập hồ sơ điện tử
- Chỉ đưa vào hồ sơ những văn bản tổ chức năng nhiệm vụ được giao. Hồ sơ nhân sự, hồ sơ sinh viên; hồ sơ mở ngành…
- Văn bản trong một hồ sơ phải hoàn chỉnh đầy đủ số trang, nội dung và có sự liên hệ hợp lý chặt chẽ giữa các công văn, giấy tờ, phản ánh được sự hình thành tự nhiên hay diễn biến thực tế của công việc.
- Văn bản trong hồ sơ phải đảm bảo giá trị pháp lý chữ ký số, phải đủ thể thức. Văn bản đưa vào hồ sơ phải có sự chọn lọc và phù hợp với thực tế giải quyết công việc.
3. Những khó khăn của Trường Trung cấp Kinh tế Kỹ thuật quận 12 trong việc triển khai hồ sơ, tài liệu điện tử
Sau khi nghiên cứu quá trình thực hiện việc quản lý hồ sơ, tài liệu điện tử, tác giả nhận thấy Trường có những khó khăn dưới đây:
Thứ nhất, thiếu hạ tầng công nghệ. Nhà trường chưa có hệ thống công nghệ thông tin đầy đủ. Để hỗ trợ cho việc lưu trữ và quản lý hồ sơ tạo liệu điện tử hiệu quả.
Thứ hai, kỹ năng và kiến thức của cán bộ. Nhân viên nhà trường thiếu kỹ năng và kiến thức cần thiết để sử dụng các phần mềm quản lý hồ sơ điện tử dẫn tới việc quản lý hiệu không hiệu quả.
Thứ ba, chi phí đầu tư cho hạ tầng, trang thiết bị. Việc chuyển đổi từ hồ sơ giấy sang hồ sơ điện tử đòi hỏi chi phí đầu tư ban đầu cho phần mềm, phần cứng và chi phí đào tạo, điều này có thể là một rào cản lớn với chi phí hoạt động của nhà trường.
Thứ tư, bảo mật thông tin. Việc bảo mật thông tin nhạy cảm trong hồ sơ điện tử là một thách thức và hệ thống hồ sơ, dữ liệu điện tử của nhà trường có nguy cơ bị tấn công mạng.
Thứ năm, chưa có quy định rõ ràng. Nhà trường thiếu các quy định và chính sách cụ thể về quản lý hồ sơ điện tử, dẫn đến sự không đồng nhất trong quy trình tạo lập và quản lý hồ hơ điện tử
Thứ sáu, khó khăn trong việc chuyển đổi. Việc số hóa hồ sơ giấy hiện có thể gặp khó khăn do khối lượng lớn và phức tạp của thông tin.
Thứ bảy, khả năng tương thích. Các hệ thống khác nhau có thể không thương thích với nhau gây khó khăn trong việc tích hợp và chia sẻ hệ thống thông tin trong nội bộ của nhà trường.
4. Một số đề xuất để quản lý và tổ chức hiệu quả hoạt động lưu trữ hồ sơ tài liệu điện tử đối với Trường Trung cấp Kinh tế Kỹ thuật quận 12
4.1. Coi trọng về nhiệm vụ lập hồ sơ và quản lý hồ sơ điện tử
Ban lãnh đạo Nhà trường tới các cán bộ viên chức cần coi trọng về công tác quản lý, lưu hồ sơ điện tử để từ đó tiến hành cải cách các công tác này một cách đồng bộ và toàn diện nhằm đổi mới công tác văn thư lưu trữ hướng tới mục tiêu cải cách hành chính chuyển đổi số trong nội bộ nhà trường, nhằm đáp ứng yêu cầu đặt ra trong thời kỳ phát triển nền kinh tế số của ngành Giáo dục và của quốc gia.
Cần quan tâm đầy đủ hơn nữa về tầm quan trọng của công tác văn thư lưu trữ hồ sơ điện tử với nhiệm vụ nâng cao hiệu quả công việc triển khai kịp thời các chế độ quy định của Nhà nước về công tác văn thư lưu trữ tổ chức lại các khâu nghiệp vụ còn mang tính tự phát tùy tiện để phục vụ nâng cao hiệu quả công tác này; Cần coi việc lập hồ sơ và lưu trữ điện tử là công việc của mình và là một trong những nhiệm vụ chính trị của công chức viên chức giáo viên, đồng thời đưa vào tiêu chí bình bầu hoàn thành nhiệm vụ hàng năm bắt buộc với viên chức giáo viên làm tốt công việc này; Cụ thể hóa các quy định của pháp luật các văn bản hướng dẫn của ngành giáo dục về công tác văn thư lưu trữ cho phù hợp với nhà trường; Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ cho toàn Trường, đưa ra các chế tài xử lý đối với các đơn vị cá nhân không làm tốt công tác lập hồ sơ và lưu trữ hồ sơ trong quy chế và công tác lưu trữ của nhà trường.
Hàng năm tiến hành rà soát, thanh tra kiểm tra việc thực quy định về công tác lưu trữ hồ sơ điện tử ở tất cả các phòng ban trong nội bộ Trường.
4.2. Nâng cao chất lượng đội ngũ nhân sự làm công tác quản lý và lưu trữ điện tử của Nhà trường
Sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin hiện nay đã đặt ra yêu cầu sử dụng tài liệu điện tử ngày càng cao. Yêu cầu này đã tác động đến công tác đào tạo nhân lực cho công tác văn thư lưu trữ trong giai đoạn mới sao cho đáp ứng được nhu cầu xã hội về phát triển năng lực tri thức và các kỹ năng về công nghệ thông tin. Đây cũng chính là một giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức quản lý tài liệu điện tử tại các tổ chức nói chung và tại Trường Trung cấp Kinh tế Kỹ thuật quận 12 nói riêng. Bên cạnh những thuận lợi do tài liệu điện tử mang lại hiện nhà trường đang gặp không ít khó khăn trong quá trình quản lý tài liệu điện tử tại cơ quan của mình. Một trong những nguyên nhân đó chính là nguồn nhân lực hiện tại của Nhà trường chưa được đào tạo, bồi dưỡng đầy đủ về công tác quản lý tài liệu điện tử. Công tác quản lý tài liệu điện tử không chỉ đòi hỏi nguồn nhân lực có trình độ vững vàng về chuyên môn, mà còn phải thông thạo ngoại ngữ và khả năng sử dụng các thiết bị công nghệ. Nhu cầu nguồn nhân lực được đào tạo tập huấn thường xuyên để trang bị kiến thức kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin là nhu cầu có thật và cần thiết.
4.3. Thường xuyên kiểm tra giám sát công tác quản lý và lưu trữ tài liệu
Trong thời gian qua, Nhà nước đã ban hành nhiều văn bản chỉ đạo hướng dẫn về công tác lưu trữ văn thư đối với đối tượng là tài liệu điện tử. Trong nội bộ của Nhà trường cũng chủ động thiết lập nhiều quy chế quy trình quản lý tài liệu điện tử tại cơ quan của mình. Tuy nhiên, các quy định hướng dẫn trên khi được áp dụng vào thực tế phong phú đa dạng vẫn có thể xảy ra các sai sót hoặc chưa được thực hiện thống nhất đồng bộ. Trình độ nhận thức và năng lực của cán bộ, viên chức giữa các phòng ban không đồng đều, dẫn đến thực hiện sai lệch các nội dung chỉ đạo hướng dẫn. Do đó, lãnh đạo Nhà trường cần thường xuyên kiểm tra giám sát công tác quản lý lưu trữ tài liệu điện tử tại các phòng ban, chức năng trong nội bộ Trường. Đây được xem là một trong những giải pháp quan trọng nhằm góp phần tạo ra những chuyển biến tích cực về mặt chất lượng của văn bản điện tử của quy trình quản lý tài liệu điện tử. Kiểm tra giám sát trong quá trình lập và sử dụng tài liệu điện tử nhằm mục đích phản ánh trung thực khách quan hoạt động quản lý tài liệu điện tử nói riêng và công tác quản lý văn thư lưu trữ nói chung. Từ đó các cấp quản lý của Nhà trường đề ra các định hướng hoạt động hiệu quả chính sách quản lý thiết thực hơn bộ phận như phòng đào tạo, phòng thanh tra - khảo thí. Các Khoa chuyên môn cần tiến hành lập kế hoạch kiểm tra công tác quản lý lưu trữ tài liệu điện tử tại bộ phận của mình. Rà soát, kiểm tra văn bản điện tử trước khi ban hành, kiểm tra toàn bộ cơ sở hạ tầng thông tin phục vụ cho việc thiết lập quản lý hệ thống hồ sơ tài liệu điện tử tại Trường một cách thường xuyên và hiệu quả.
4.4. Tăng cường sử dụng chữ ký điện tử
Với việc ban hành và có hiệu lực của Luật Giao dịch điện tử, cùng với các văn bản có liên quan, chữ ký điện tử đã được công nhận về tính pháp lý trong giao dịch điện tử. Tuy nhiên, tại Trường Trung cấp Kinh tế Kỹ thuật quận 12, chữ ký điện tử chưa được sử dụng. Nhà trường hiện nay vẫn soạn thảo văn bản trên máy tính; in ra giấy ký tên và đóng dấu trên ban văn bản giấy, sau đó scan văn bản để tạo ra văn bản số hóa. Chữ ký điện tử chưa được sử dụng và chưa khai thác được những đặc tính thuận lợi của mình trong giao dịch điện tử tại Nhà trường. Do đó, một trong những giải pháp quan trọng trong quản lý tài liệu điện tử chính là đăng ký sử dụng chữ ký điện tử trong hoạt động tại nhà trường với các chức danh quản lý trong trường và đồng thời áp dụng các biện pháp đảm bảo an toàn trong chữ ký điện tử.
4.5. Đảm bảo an toàn thông tin cho tài liệu điện tử
Việc đảm bảo an toàn thông tin cho tài liệu điện tử nhằm đảm bảo cho các hệ thống quản lý tài liệu thực hiện đúng chức năng phục vụ đúng đối tượng một cách sòng phẳng chính xác và tin cậy, an toàn thông tin bao hàm các nội dung về bảo vệ và bảo mật thông tin an toàn dữ liệu, an toàn máy tính và an toàn mạng. Nhà trường cũng cần xây dựng nội quy đảm bảo an toàn thông tin có nhân sự chuyên trách. Quản lý an toàn thông tin trong quá trình sử dụng, khai thác hồ sơ tài liệu theo đúng thẩm quyền. Nội quy an toàn thông tin phải hướng dẫn và kiểm tra định kỳ việc thực hiện các nội dung này cụ thể.
4.6. Giám sát chặt chẽ quá trình tạo lập xử lý và hủy bỏ tài liệu điện tử
Lập kế hoạch lưu trữ dự phòng tài liệu điện tử nhằm đảm bảo tài liệu trước những sự cố làm mất mát hư hỏng tài liệu. Quản lý chặt chẽ đảm bảo an toàn các trang thiết bị công nghệ thông tin sử dụng trong công tác quản lý tài liệu trước các trường hợp cố ý đánh cắp hay phá hủy thiết bị. Ngăn chặn và phát hiện sớm việc truy cập trái phép vào mạng máy tính hoặc các thiết bị lưu trữ điện dữ liệu tài liệu điện tử chủ yếu được nhận và gửi thông qua thư điện tử và mạng nội bộ với sự kiểm soát nội dung từ bộ phận công nghệ thông tin. Áp dụng quy trình quản lý an toàn hạ tầng kỹ thuật cho hệ thống quản lý tài liệu khi cài đặt các phần mềm hệ thống mới, máy chủ. Nhân viên công nghệ thông tin tiến hành kiểm soát chặt chẽ việc cài đặt để kịp thời phát hiện tình trạng nhiễm lây nhiễm vi rút,h oặc kịp thời loại bỏ các phần mềm độc hại khỏi hệ thống. Cơ sở hạ tầng kỹ thuật được đánh giá hoặc kiểm định về mặt an toàn thông tin phù hợp với các tiêu chuẩn quy chuẩn kỹ thuật quy định. Bên cạnh đó, thiết lập danh mục văn bản. Không trao đổi qua môi trường mạng và danh mục mộc văn bản tài liệu trao đổi qua môi trường mạng để tạo khung pháp lý cho việc trao đổi thông tin dữ liệu điện tử tại các bộ phận trong trường và giữa Nhà trường với các cơ quan quản lý và các đối tác bên ngoài. Đối với các vấn đề liên quan đến điểm số, bảng điểm của học sinh, các hồ sơ mật trên hệ thống mạng, các hồ sơ mật được lưu trữ trên hệ thống tài liệu lưu trữ giấy hoặc hệ thống tài liệu mật riêng để đảm bảo an toàn thông tin. Hạn chế lưu trữ thông tin dữ liệu mật tại khu vực bàn làm việc cá nhân trong các thiết bị lưu trữ cầm tay như máy tính xách tay và các thiết bị lưu trữ di động khác như đĩa mềm đĩa CD, USB. Đối với dữ liệu và thông tin của mình được cấp quyền truy cập nhân viên phải cam kết chỉ sử dụng các thông tin này cho mục đích công việc.
5. Kết luận
Để quản lý, sử dụng hồ sơ tài liệu điện tử tại Nhà trường đúng quy định, hiệu quả, đòi hỏi sự quan tâm từ lãnh đạo Nhà trường và trưởng các phòng, ban chuyên môn. Những nội dung quản lý sử dụng hồ sơ, tài liệu điện tử tại Nhà trường bao gồm: (1) Thay đổi tư duy về tầm quan trọng của việc lưu trữ hồ sơ tài liệu điện tử của các nhà quản lý trong Trường; (2) Xây dựng và thiết lập phần mềm hệ thống và những tiêu chuẩn dữ liệu thông tin ban đầu vào việc quản lý văn bản đi, văn bản đến và quản lý hồ sơ điện tử; (3) Tổ chức tạo lập hồ sơ điện tử trong nhà trường tổ chức từ khâu xây dựng danh mục hồ sơ điện tử làm cơ sở triển khai. Tổ chức lưu trữ hồ sơ, tài liệu điện tử là thực hiện các nghiệp vụ tiếp nhận, thu thập xác định và lựa chọn phân loại và hệ thống bảo quản, bảo mật sử dụng tài liệu điện tử. Ngoài các hoạt động chuyên môn tổ chức, quản lý điện tử còn có các nội dung thiết lập quy trình quản lý tổ chức quản lý, sử dụng tài liệu điện tử và những vấn đề về mặt kỹ thuật lưu trữ nhằm đáp ứng nhu cầu chuyển đổi số trong bối cảnh hiện nay.
Tài liệu tham khảo:
1. Nguyễn Thị Hà (2023). Xây dựng và quản lý văn bản điện tử trong bối cảnh chuyển đổi số. Tạp chí Quản lý nhà nước, số 325, tháng 2/2023, tr. 62 - 65.
2. Nguyễn Như Ý (1999). Đại từ điển Tiếng Việt. Hà Nội: NXB. Văn hóa Thông tin.
3. Trần Đức Mạnh, (2016). Pháp luật Việt Nam về tài liệu điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử - thực trạng và một số vấn đề đặt ra. Luận văn thạc sĩ, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội.
4. Đỗ Văn Học (2023). Lập và quản lý tài liệu điện tử: Một số vấn đề cần quan tâm. Tạp chí Khoa học và Công nghệ Việt Nam.
5. Nguyễn Văn Báu (2014). Quy định pháp luật đối với lưu trữ tài liệu doanh nghiệp ngoài quốc doanh. Văn thư lưu trữ Việt Nam.
6. Hội đồng Lưu trữ Quốc tế (2024). Cẩm nang quản lý tài liệu điện tử nhìn từ góc độ lưu trữ.
7. Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước (2024). Trang thông tin điện tử. Truy cập tại http//luutru.gov.vn
8. Chính phủ (2020), Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 03/5/2020 về công tác văn thư.
9. Phong Lâm (2022). Hệ thống chính sách về tiêu chuẩn, quy chuẩn của các nước trên thế giới. TBT An Giang. Truy cập tại http://tbtagi.angiang.gov.vn/.
10. Đỗ Nam Nghĩa (2022). Xây dựng cơ sở hạ tầng cho phát triển kinh tế số: Một số giải pháp từ Tổng công ty Viễn thông Mobifone. Tạp chí Kinh tế châu Á - Thái Bình Dương, tháng 6/2022, tr. 22 - 24.
CHALLENGES IN MANAGING ELECTRONIC RECORDS AT DISTRICT 12 COLLEGE OF ECONOMICS AND TECHNOLOGY, HO CHI MINH CITY
Master: HOANG VAN TRUNG
University of Finance - Marketing
Abstract:
The management and archiving of electronic records and documents are critical in the current era of administrative digital transformation for agencies, organizations, and individuals. Ensuring that all electronic records generated during the work processes of civil servants, public employees, and students are properly documented and archived is a mandatory requirement. This paper examines the challenges faced in managing electronic records at District 12 College of Economics and Technology in Ho Chi Minh City and proposes practical solutions to enhance their management. Additionally, evaluating the standardization of electronic record storage practices is emphasized as a means to foster consensus and alignment among the school’s administrators.
Keywords: electronic records, electronic records creation, storage, electronic records management.
[Tạp chí Công Thương - Các kết quả nghiên cứu khoa học và ứng dụng công nghệ, Số 23 tháng 11 năm 2024]
