Tóm tắt:
Bài viết phân tích những vấn đề pháp lý mới nảy sinh từ việc áp dụng hợp đồng lao động điện tử trong bối cảnh chuyển đổi số tại Việt Nam. Dù Bộ luật Lao động năm 2019 và Luật Giao dịch điện tử năm 2023 đã bước đầu thừa nhận giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử, nhưng thực tiễn cho thấy, nhiều khó khăn liên quan đến xác thực chữ ký số, giá trị chứng cứ của thông điệp dữ liệu, bảo mật thông tin và xác định bản chất quan hệ lao động trong nền kinh tế nền tảng. Bài viết đồng thời tham chiếu kinh nghiệm quốc tế (EU, Singapore, Nhật Bản, ILO), chỉ ra khoảng trống pháp lý và đề xuất kiến nghị hoàn thiện nhằm bảo đảm quyền, lợi ích hợp pháp của người lao động và thúc đẩy quá trình chuyển đổi số quốc gia.
Từ khóa: hợp đồng lao động điện tử, chuyển đổi số, pháp luật lao động, chữ ký điện tử, dữ liệu cá nhân, quan hệ lao động.
1. Đặt vấn đề
Chuyển đổi số đang trở thành xu thế tất yếu trong quản trị, sản xuất và cung ứng dịch vụ của nền kinh tế hiện đại. Trong lĩnh vực lao động, sự phát triển của công nghệ thông tin, trí tuệ nhân tạo và các nền tảng trực tuyến đã thúc đẩy sự xuất hiện của hình thức hợp đồng lao động điện tử - một phương thức giao kết mới thay thế dần cho hợp đồng truyền thống bằng giấy. Hợp đồng lao động điện tử mang lại nhiều lợi ích về chi phí, thời gian và tính linh hoạt cho các chủ thể tham gia quan hệ lao động, đồng thời mở ra khả năng quản lý, lưu trữ và giám sát thông tin lao động bằng phương thức số hóa.
Tuy nhiên, cùng với những ưu điểm đó, hợp đồng lao động điện tử cũng đặt ra hàng loạt vấn đề pháp lý phức tạp liên quan đến việc xác định giá trị pháp lý của hình thức điện tử, cơ chế xác thực và bảo đảm an toàn dữ liệu, cũng như trách nhiệm pháp lý của các bên trong trường hợp xảy ra vi phạm hoặc tranh chấp. Các quy định hiện hành của pháp luật Việt Nam , mặc dù đã bước đầu thừa nhận giao dịch điện tử trong lĩnh vực lao động, tuy nhiên vẫn còn thiếu tính đồng bộ, chưa theo kịp sự phát triển nhanh chóng của môi trường số và chưa bao quát được toàn bộ đặc trưng của loại hợp đồng này.
Trong bối cảnh đó, việc nghiên cứu các vấn đề pháp lý đặt ra đối với hợp đồng lao động điện tử có ý nghĩa lý luận và thực tiễn sâu sắc. Một mặt, nó góp phần làm rõ cơ sở pháp lý và bản chất của việc giao kết, thực hiện hợp đồng lao động trong môi trường số; mặt khác, cung cấp luận cứ khoa học cho việc hoàn thiện pháp luật lao động Việt Nam nhằm thích ứng với quá trình chuyển đổi số quốc gia, bảo đảm hài hòa quyền và lợi ích của người lao động, người sử dụng lao động và Nhà nước.
Bài viết này tập trung phân tích một số vấn đề pháp lý cơ bản nảy sinh từ thực tiễn giao kết và thực hiện hợp đồng lao động điện tử trong bối cảnh chuyển đổi số; trên cơ sở đó, tham khảo kinh nghiệm quốc tế và đề xuất các kiến nghị nhằm hoàn thiện pháp luật Việt Nam theo hướng đồng bộ, khả thi và phù hợp với thông lệ quốc tế.
2. Cơ sở lý luận về hợp đồng lao động điện tử
2.1. Khái niệm và đặc trưng của hợp đồng lao động điện tử
Theo Bộ luật Lao động năm 2019, hợp đồng lao động là sự thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động về việc làm có trả công, điều kiện làm việc, quyền và nghĩa vụ của mỗi bên. Khi việc giao kết, thực hiện và lưu trữ hợp đồng được tiến hành thông qua phương tiện điện tử, hợp đồng đó được coi là hợp đồng lao động điện tử (HĐLĐĐT).
Điều 14 Bộ luật Lao động năm 2019 khẳng định: “Hợp đồng lao động được giao kết thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử có giá trị như hợp đồng bằng văn bản.” Quy định này đánh dấu bước tiến quan trọng trong việc thừa nhận giá trị pháp lý của hợp đồng lao động điện tử tại Việt Nam [1].
Bên cạnh việc kế thừa bản chất pháp lý của hợp đồng lao động truyền thống - là sự thỏa thuận tự nguyện giữa người lao động và người sử dụng lao động nhằm xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quan hệ lao động - HĐLĐĐT mang những đặc trưng riêng biệt gắn liền với tính chất “số hóa” của giao dịch hiện đại.
Thứ nhất, HĐLĐĐT được hình thành, ký kết và lưu trữ bằng phương tiện điện tử. Toàn bộ quá trình từ khởi tạo, truyền gửi, ký kết đến lưu trữ hợp đồng được thực hiện thông qua hạ tầng công nghệ thông tin, không cần bản giấy. Dữ liệu của hợp đồng tồn tại dưới dạng thông điệp dữ liệu (data message) và có thể được thể hiện, truy xuất, in ấn hoặc chuyển đổi định dạng khi cần thiết. Đây là dấu hiệu đặc trưng nhất giúp phân biệt HĐLĐĐT với hợp đồng truyền thống bằng văn bản.
Thứ hai, việc xác nhận ý chí của các bên được thực hiện thông qua chữ ký điện tử hoặc chữ ký số. Theo Luật Giao dịch điện tử năm 2023, chữ ký điện tử được coi là hợp lệ nếu xác định được danh tính của chủ thể ký và chứng minh được sự đồng thuận của họ đối với nội dung hợp đồng [2]. Trong HĐLĐĐT, chữ ký điện tử đóng vai trò thay thế hoàn toàn chữ ký tay, tạo ra cơ chế “cam kết điện tử” có giá trị ràng buộc pháp lý tương đương.
Thứ ba, HĐLĐĐT có tính toàn vẹn và khả năng truy xuất cao. Toàn vẹn dữ liệu được hiểu là nội dung của thông điệp dữ liệu không bị thay đổi một cách không hợp lý kể từ khi được khởi tạo. Điều này được bảo đảm nhờ hệ thống bảo mật, mã hóa và chứng thực thời gian (timestamp). Ngoài ra, mỗi hành động ký, gửi, sửa đổi hay chấm dứt hợp đồng đều được lưu trong nhật ký hệ thống (audit log), giúp cơ quan có thẩm quyền dễ dàng xác minh quá trình giao kết và thực hiện.
Thứ tư, HĐLĐĐT chịu sự chi phối đồng thời của nhiều ngành luật. Khác với hợp đồng lao động truyền thống chỉ chịu sự điều chỉnh chủ yếu của pháp luật lao động, HĐLĐĐT còn nằm trong phạm vi điều chỉnh của pháp luật giao dịch điện tử, pháp luật an ninh mạng và pháp luật bảo vệ dữ liệu cá nhân. Điều này đòi hỏi cách tiếp cận liên ngành khi áp dụng và giải quyết tranh chấp, đồng thời yêu cầu các doanh nghiệp phải tuân thủ đồng thời nhiều nhóm quy định khác nhau về kỹ thuật, quản lý và bảo mật thông tin.
Thứ năm, HĐLĐĐT có tính linh hoạt và khả năng liên kết cao. Nhờ đặc tính điện tử, hợp đồng có thể được ký kết từ xa, trong hoặc ngoài lãnh thổ Việt Nam, qua nhiều nền tảng khác nhau (email, phần mềm ký số, hệ thống quản trị nhân sự). Tính linh hoạt này phù hợp với xu hướng việc làm xuyên biên giới, làm việc từ xa (remote work) và các mô hình lao động nền tảng (platform work) trong nền kinh tế số.
Thứ sáu, HĐLĐĐT gắn liền với yêu cầu bảo mật và bảo vệ dữ liệu cá nhân. Dữ liệu của người lao động (CMND/CCCD, tài khoản ngân hàng, thông tin bảo hiểm, hồ sơ năng lực...) được xử lý và lưu trữ dưới dạng số, do đó rủi ro rò rỉ hoặc sử dụng sai mục đích luôn hiện hữu. Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân năm 2025 đã đặt ra các nguyên tắc xử lý, quyền của chủ thể dữ liệu và nghĩa vụ của bên kiểm soát dữ liệu, tạo cơ sở pháp lý bảo vệ quyền riêng tư trong quan hệ lao động điện tử.
Từ các đặc trưng nêu trên, có thể khẳng định HĐLĐĐT vừa mang bản chất của hợp đồng lao động - dựa trên nguyên tắc tự nguyện, bình đẳng, thỏa thuận - vừa mang bản chất của giao dịch điện tử - dựa trên tính toàn vẹn dữ liệu, xác thực danh tính và an toàn thông tin. Đây là sự giao thoa giữa pháp lý và công nghệ, thể hiện bước chuyển tất yếu của pháp luật lao động Việt Nam trong kỷ nguyên số, đồng thời đặt ra yêu cầu cấp thiết về hoàn thiện khung pháp lý để bảo đảm tính hợp pháp, an toàn và minh bạch cho hình thức hợp đồng mới này.
2.2. Cơ sở pháp lý của hợp đồng lao động điện tử
Cơ sở pháp lý của hợp đồng lao động điện tử (HĐLĐĐT) ở Việt Nam hiện nay là kết quả của sự giao thoa giữa pháp luật lao động truyền thống và pháp luật về giao dịch điện tử, dữ liệu số. Sự hình thành khung pháp lý này phản ánh xu hướng tất yếu trong bối cảnh chuyển đổi số quốc gia, khi quá trình giao kết, thực hiện và lưu trữ hợp đồng ngày càng dựa vào nền tảng công nghệ.
Trước hết, Bộ luật Lao động năm 2019 đã đặt nền móng pháp lý đầu tiên cho sự thừa nhận giá trị của hợp đồng lao động dưới dạng điện tử. Khoản 1 Điều 14 quy định: “Hợp đồng lao động được giao kết thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử có giá trị như hợp đồng bằng văn bản.” Quy định này có ý nghĩa đột phá, bởi lần đầu tiên pháp luật lao động Việt Nam chính thức công nhận hình thức giao kết hợp đồng qua phương tiện điện tử có giá trị pháp lý tương đương hợp đồng giấy. Điều này thể hiện sự thích ứng của pháp luật lao động với sự phát triển của công nghệ thông tin và nhu cầu linh hoạt trong hoạt động quản trị nhân sự của doanh nghiệp.
Tuy nhiên, Bộ luật Lao động mới chỉ dừng lại ở nguyên tắc thừa nhận, mà chưa cụ thể hóa các điều kiện kỹ thuật, tiêu chuẩn về bảo mật, hay cơ chế xác thực danh tính trong quá trình ký kết và lưu trữ hợp đồng. Do đó, việc triển khai HĐLĐĐT trong thực tiễn phải dựa vào các đạo luật chuyên ngành khác để bảo đảm tính hợp pháp và giá trị chứng cứ.
Tiếp theo, Luật Giao dịch điện tử năm 2023 đóng vai trò là nền tảng pháp lý trực tiếp của HĐLĐĐT. Luật này thay thế Luật Giao dịch điện tử năm 2005, được thiết kế toàn diện hơn nhằm điều chỉnh các hoạt động giao dịch, ký kết, lưu trữ và xác thực trong môi trường số. Theo các Điều 35, 36 và 38 của Luật Giao dịch điện tử năm 2023, hợp đồng điện tử có giá trị pháp lý tương đương hợp đồng bằng văn bản nếu bảo đảm được 2 điều kiện cốt lõi:
(1) Tính toàn vẹn của thông điệp dữ liệu, tức là nội dung hợp đồng không bị thay đổi kể từ khi được khởi tạo lần đầu tiên; và
(2) Xác thực được danh tính của các bên tham gia, thông qua các phương thức định danh điện tử, chữ ký số hoặc các cơ chế xác thực khác theo quy định pháp luật.
Như vậy, giá trị pháp lý của HĐLĐĐT không phụ thuộc vào hình thức vật lý của văn bản, mà phụ thuộc vào độ tin cậy và khả năng xác thực của hệ thống điện tử được sử dụng. Luật Giao dịch điện tử năm 2023 (có hiệu lực từ ngày 01/7/2024) còn mở rộng phạm vi điều chỉnh sang các lĩnh vực trước đây bị loại trừ như tư pháp, lao động, bảo hiểm…, qua đó xóa bỏ rào cản pháp lý từng tồn tại khiến hợp đồng lao động điện tử không được áp dụng rộng rãi.
Một trụ cột pháp lý quan trọng khác là Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân năm 2025, được Quốc hội thông qua nhằm thiết lập khuôn khổ pháp lý toàn diện về xử lý, bảo mật và chuyển giao dữ liệu cá nhân, bao gồm cả dữ liệu của người lao động trong hệ thống nhân sự. Theo Điều 3 và Điều 9 của Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân năm 2025, dữ liệu cá nhân chỉ được thu thập, lưu trữ, xử lý cho mục đích đã được thông báo và có sự đồng ý tự nguyện của chủ thể dữ liệu [3]. Đồng thời, tổ chức, cá nhân xử lý dữ liệu phải áp dụng biện pháp kỹ thuật và tổ chức phù hợp để ngăn chặn truy cập trái phép, rò rỉ hoặc mất mát dữ liệu. Đối với HĐLĐĐT, điều này có ý nghĩa đặc biệt quan trọng bởi các thông tin như họ tên, số định danh cá nhân, tài khoản ngân hàng, hợp đồng tiền lương… đều thuộc phạm vi dữ liệu cá nhân nhạy cảm. Do đó, việc ký kết, lưu trữ hay chuyển giao hợp đồng trên môi trường số phải bảo đảm tuân thủ nguyên tắc bảo mật và quyền riêng tư theo luật định.
So sánh với các chuẩn mực quốc tế như Quy định bảo vệ dữ liệu chung của Liên minh châu Âu (GDPR), Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân năm 2025 đã tiếp cận tương đối gần với thông lệ quốc tế khi quy định quyền của chủ thể dữ liệu (bao gồm quyền truy cập, chỉnh sửa, xóa, phản đối xử lý, di chuyển dữ liệu), cũng như nghĩa vụ minh bạch của bên kiểm soát dữ liệu. Điều này góp phần tăng cường tính pháp lý và độ tin cậy cho HĐLĐĐT trong môi trường số.
Ngoài các đạo luật nêu trên, một số văn bản dưới luật cũng đóng vai trò quan trọng trong việc hoàn thiện hành lang pháp lý và kỹ thuật cho HĐLĐĐT. Nghị định số 145/2020/NĐ-CP hướng dẫn thi hành Bộ luật Lao động về điều kiện lao động và quan hệ lao động, trong đó thừa nhận việc sử dụng phương tiện điện tử để thông báo, lưu trữ và quản lý hồ sơ lao động. Đồng thời, Nghị định số 69/2024/NĐ-CP về định danh và xác thực điện tử quy định rõ các mức độ xác thực, phương thức định danh, và giá trị pháp lý của chữ ký điện tử trong giao dịch hành chính - dân sự. Đây là công cụ kỹ thuật cần thiết để bảo đảm các hợp đồng lao động điện tử có thể xác thực danh tính người ký một cách hợp pháp, an ttoàn, tránh giả mạo [4].
Tổng thể, có thể thấy cơ sở pháp lý của HĐLĐĐT ở Việt Nam đã hình thành một hệ thống đa tầng, bao gồm: (1) luật nội dung (Bộ luật Lao động năm 2019), (2) luật hình thức (Luật Giao dịch điện tử năm 2023), (3) luật bảo mật dữ liệu (Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân năm 2025), và (4) các Nghị định hướng dẫn kỹ thuật. Tuy vậy, sự phân tán giữa các văn bản này cũng đặt ra yêu cầu đồng bộ hóa và cụ thể hóa trong thực thi. Trong thời gian tới, cần tiếp tục ban hành các thông tư hướng dẫn, tiêu chuẩn kỹ thuật và cơ chế phối hợp giữa Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội, Bộ Thông tin và Truyền thông, cùng cơ quan chuyên trách bảo vệ dữ liệu để bảo đảm tính khả thi và thống nhất khi triển khai HĐLĐĐT trong thực tế.
2.3. Vai trò và ý nghĩa của hợp đồng lao động điện tử trong bối cảnh chuyển đổi số
HĐLĐĐT là sản phẩm tất yếu của quá trình chuyển đổi số trong quản trị nguồn nhân lực. Hình thức này giúp tăng tốc độ ký kết, giảm chi phí hành chính, thuận lợi trong lưu trữ - truy xuất dữ liệu, đồng thời bảo đảm tính minh bạch và khả năng giám sát của cơ quan quản lý nhà nước.
Đối với người lao động, hợp đồng điện tử tạo điều kiện tiếp cận việc làm linh hoạt, kể cả trong môi trường làm việc trực tuyến hoặc xuyên biên giới. Đối với doanh nghiệp, nó hỗ trợ quản lý hồ sơ nhân sự tập trung, đồng bộ với hệ thống bảo hiểm, thuế và an sinh xã hội.
Tuy nhiên, cùng với lợi ích, hình thức này cũng tiềm ẩn rủi ro như xác thực danh tính giả, mất an toàn dữ liệu, và khó khăn trong việc chứng minh giao dịch khi xảy ra tranh chấp. Những rủi ro đó đòi hỏi pháp luật phải tiếp tục hoàn thiện để cân bằng giữa đổi mới công nghệ và bảo vệ quyền con người trong quan hệ lao động [5].
3. Thực trạng pháp luật và những vấn đề pháp lý đặt ra đối với hợp đồng lao động điện tử tại Việt Nam
3.1. Hiệu lực pháp lý và hiệu lực chứng minh: những điểm nghẽn thực tiễn
Mặc dù pháp luật đã thừa nhận giá trị pháp lý của HĐLĐĐT, nhưng trong thực tiễn áp dụng, hiệu lực chứng minh của hợp đồng vẫn là một thách thức đáng kể. Trong đó, 3 điểm nghẽn chính được ghi nhận như sau:
Thứ nhất, vấn đề toàn vẹn thông điệp dữ liệu. Theo Luật Giao dịch điện tử năm 2023, một thông điệp dữ liệu được coi là toàn vẹn khi nội dung của nó không bị thay đổi một cách không hợp lý kể từ khi được khởi tạo. Tuy nhiên, trong tranh chấp lao động, việc chứng minh “chuỗi toàn vẹn” (chain of custody) của hợp đồng là rất khó khăn. Nhiều doanh nghiệp chỉ lưu trữ file PDF hoặc ảnh chụp chữ ký số, không có nhật ký hệ thống (audit log) thể hiện rõ thời điểm ký, địa chỉ IP, thiết bị và chứng thực thời gian (timestamp). Khi đó, hợp đồng có thể bị nghi ngờ về tính xác thực, làm suy yếu giá trị chứng cứ.
Thứ hai, vấn đề xác thực danh tính điện tử. Dù Nghị định số 69/2024/NĐ-CP đã quy định cơ chế định danh điện tử VNeID, song việc triển khai tại doanh nghiệp còn hạn chế. Các trường hợp người lao động ký hợp đồng từ xa, sử dụng thiết bị cá nhân, hoặc ủy quyền ký thay chưa được kiểm soát chặt chẽ. Điều này làm tăng nguy cơ “ký giả danh” hoặc “ký ngoài phạm vi thẩm quyền”, gây khó khăn cho việc xác định ý chí thực sự của các bên.
Thứ ba, vấn đề bảo mật và bảo vệ dữ liệu cá nhân. Khi hợp đồng được giao kết điện tử, các dữ liệu nhân thân, tài chính, bảo hiểm xã hội của người lao động đều được số hóa. Nếu doanh nghiệp không thiết lập cơ chế bảo mật, phân quyền và lưu trữ đúng quy định, dữ liệu có thể bị rò rỉ hoặc sử dụng sai mục đích, vi phạm Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân năm 2025.
Từ những điểm nghẽn trên, có thể thấy tính “hợp pháp” của HĐLĐĐT mới chỉ được công nhận về hình thức, trong khi tính “hợp lệ về chứng cứ” còn phụ thuộc vào năng lực kỹ thuật và quy trình quản trị thông tin của doanh nghiệp.
3.2. Khoảng trống lập quy và nhu cầu xây dựng hướng dẫn chuyên biệt
Một trong những hạn chế lớn của hệ thống pháp luật hiện nay là chưa có văn bản hướng dẫn chuyên biệt về HĐLĐĐT. Sự thiếu vắng này tạo ra các khoảng trống sau:
(i) Thiếu chuẩn định dạng hợp đồng điện tử trong lĩnh vực lao động. Hiện chưa có quy định về cấu trúc dữ liệu bắt buộc (metadata), trường thông tin tối thiểu, cơ chế mã hóa hay QR xác thực. Doanh nghiệp vì thế sử dụng nhiều phần mềm khác nhau, dẫn tới phân mảnh dữ liệu và khó kiểm chứng trong thanh tra, kiểm toán.
(ii) Thiếu cơ chế chứng thực hợp đồng điện tử trong quản lý nhà nước. Luật Giao dịch điện tử 2023 cho phép tổ chức cung cấp dịch vụ tin cậy (trusted service providers), nhưng chưa có quy trình tích hợp giữa nền tảng hợp đồng điện tử và cơ sở dữ liệu của cơ quan quản lý lao động. Điều này làm hạn chế khả năng kiểm chứng và chia sẻ thông tin.
(iii) Thiếu quy định về trách nhiệm của bên trung gian công nghệ. Nhiều doanh nghiệp hiện ký hợp đồng qua nền tảng SaaS hoặc lưu trữ hợp đồng trên điện toán đám mây, nhưng chưa có khung pháp lý xác định rõ trách nhiệm của các nhà cung cấp này trong bảo đảm an toàn, lưu trữ và cung cấp dữ liệu khi có tranh chấp.
(iv) Chưa có hướng dẫn chuyên ngành về bảo vệ dữ liệu nhân sự. Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025 quy định nguyên tắc chung, nhưng chưa có quy định cụ thể cho lĩnh vực lao động như: thời hạn lưu trữ dữ liệu nhân sự, giới hạn sử dụng, quyền xóa dữ liệu khi người lao động chấm dứt hợp đồng.
Những khoảng trống này cho thấy nhu cầu cấp thiết phải ban hành văn bản hướng dẫn chi tiết, đồng thời liên kết giữa pháp luật lao động, giao dịch điện tử và bảo vệ dữ liệu.
3.3. Tính khả thi triển khai trong doanh nghiệp: “tam giác” pháp lý - công nghệ - quản trị
Triển khai HĐLĐĐT hiệu quả đòi hỏi sự kết hợp giữa ba3 yếu tố: pháp lý nội bộ, hạ tầng công nghệ và quản trị dữ liệu.
Về pháp lý nội bộ, doanh nghiệp cần ban hành quy chế ký số, phân quyền, ủy quyền ký, lưu trữ và xóa dữ liệu. Quy định nội bộ phải xác định rõ người chịu trách nhiệm phê duyệt, kiểm tra và quản lý nhật ký ký kết, nhằm bảo đảm tuân thủ Luật Giao dịch điện tử năm 2023 và Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân năm 2025.
Về công nghệ, nền tảng ký kết hợp đồng phải có khả năng ghi nhận toàn bộ quá trình (audit trail), chứng thực thời gian, xác thực 2 lớp (VNeID, OTP hoặc thiết bị phần cứng), và lưu trữ trên hạ tầng đáp ứng tiêu chuẩn an ninh mạng. Đây là yếu tố bảo đảm tính toàn vẹn và khả năng truy xuất hợp đồng.
Về quản trị dữ liệu, Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân năm 2025 yêu cầu các tổ chức phải xây dựng ma trận quản lý dữ liệu gồm: mục đích xử lý, loại dữ liệu, thời hạn lưu giữ, cơ sở pháp lý, địa điểm lưu trữ và cơ chế đáp ứng quyền của chủ thể dữ liệu. Nếu không có ma trận này, doanh nghiệp sẽ gặp rủi ro khi bị kiểm tra hoặc bị khiếu nại liên quan đến xâm phạm đời tư.
Từ thực tiễn có thể thấy, tính khả thi của HĐLĐĐT tại Việt Nam hiện mới dừng ở mức tiềm năng. Hệ thống pháp luật đã hình thành “khung khái niệm” nhưng chưa có “quy trình vận hành”. Phần lớn doanh nghiệp - đặc biệt là doanh nghiệp vừa và nhỏ - chưa đủ nguồn lực công nghệ và nhân sự để đáp ứng tiêu chuẩn toàn vẹn dữ liệu, xác thực và bảo mật. Nhận thức của người lao động về quyền dữ liệu cá nhân còn hạn chế, trong khi cơ quan quản lý chưa có cơ sở dữ liệu dùng chung để xác minh hợp đồng điện tử.
Do đó, “tam giác pháp lý - công nghệ - quản trị” vẫn chưa được khép kín. Nếu pháp lý chỉ dừng ở nguyên tắc, công nghệ chưa bảo đảm tính tin cậy, và quản trị dữ liệu nội bộ chưa hoàn thiện, thì hợp đồng lao động điện tử sẽ khó trở thành công cụ quản trị thực chất. Điều này đòi hỏi Nhà nước cần ban hành văn bản hướng dẫn chi tiết, đồng thời hỗ trợ doanh nghiệp nâng cao năng lực kỹ thuật và tuân thủ pháp lý.
Có thể khẳng định Việt Nam đã đạt được bước tiến quan trọng trong việc thừa nhận giá trị pháp lý của hợp đồng lao động điện tử, song vẫn còn thiếu một hệ thống quy định chi tiết về kỹ thuật, chứng thực và bảo vệ dữ liệu. Thực tiễn triển khai cho thấy, pháp luật hiện hành mới dừng ở mức “chấp nhận”, chứ chưa “vận hành” được HĐLĐĐT một cách đồng bộ. Vì vậy, yêu cầu cấp thiết đặt ra là phải ban hành văn bản hướng dẫn thi hành chuyên biệt, xây dựng chuẩn dữ liệu, chuẩn bảo mật, và hoàn thiện cơ chế chứng cứ điện tử , để bảo đảm HĐLĐĐT trở thành công cụ pháp lý an toàn, minh bạch và hiệu quả trong quan hệ lao động hiện đại.
4. Kiến nghị hoàn thiện pháp luật Việt Nam về hợp đồng lao động điện tử
Việc hoàn thiện pháp luật về hợp đồng lao động điện tử là yêu cầu khách quan trong bối cảnh chuyển đổi số toàn diện đang tác động mạnh mẽ đến lĩnh vực lao động. Mặc dù Bộ luật Lao động năm 2019, Luật Giao dịch điện tử năm 2023 và Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân năm 2025 đã đặt nền tảng pháp lý cơ bản, song hệ thống pháp luật hiện nay vẫn dừng ở mức thừa nhận khái niệm, thiếu những quy định cụ thể để bảo đảm tính khả thi trong thực thi. Sự phát triển nhanh chóng của công nghệ, đặc biệt là định danh điện tử, chữ ký số và quản trị dữ liệu trên nền tảng đám mây, đang vượt xa tốc độ phản ứng của pháp luật, khiến các chủ thể trong quan hệ lao động - cả người sử dụng lao động vàlẫn người lao động - đều gặp khó khăn khi áp dụng. Vì vậy, việc hoàn thiện khung pháp lý về HĐLĐĐT cần được triển khai đồng bộ trên 3 phương diện: pháp lý, kỹ thuật và bảo vệ dữ liệu cá nhân.
TThứ nhấtrước hết, cần sớm ban hành văn bản hướng dẫn thi hành chuyên biệt về HĐLĐĐT nhằm cụ thể hóa quy định tại Điều 14 Bộ luật Lao động năm 2019 và các điều khoản tương ứng của Luật Giao dịch điện tử 2023. Văn bản này nên được ban hành dưới hình thức Nnghị định của Chính phủ hoặc Tthông tư liên tịch giữa Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội, Bộ Khoa học và Công nghệ, Bộ Công an, nhằm quy định rõ quy trình giao kết, chuẩn định dạng dữ liệu hợp đồng, cơ chế xác thực, chứng thực thời gian và nghĩa vụ của bên trung gian cung cấp dịch vụ hợp đồng điện tử. Đây là hướng đi cần thiết để khắc phục tình trạng “thừa luật - thiếu hướng dẫn” như hiện nay. Kinh nghiệm của Liên minh châu Âu cho thấy, việc ban hành quy định kỹ thuật chi tiết là yếu tố quyết định bảo đảm hiệu lực của hợp đồng điện tử; Quy định (EU) số 910/2014 về định danh và dịch vụ tin cậy (eIDAS) đã đặt ra các tiêu chuẩn chặt chẽ về chữ ký điện tử đủ điều kiện, chứng thực thời gian và lưu trữ tin cậy, giúp hệ thống hợp đồng điện tử của các quốc gia thành viên đạt giá trị pháp lý tương đương văn bản giấy [6]. Việt Nam có thể tham khảo mô hình này để thiết kế cơ chế chứng thực hợp đồng lao động điện tử phù hợp với điều kiện trong nước.
Thứ haiBên cạnh đó, cần hoàn thiện cơ chế định danh và xác thực danh tính điện tử trong quá trình giao kết và thực hiện HĐLĐĐT. Việc tích hợp hệ thống định danh VNeID được quy định tại Nghị định số 69/2024/NĐ-CP vào quy trình ký kết hợp đồng sẽ giúp bảo đảm tính xác thực và chống giả mạo trong môi trường trực tuyến. Đồng thời, cần thiết lập cơ chế chứng thực thời gian ký kết (trusted timestamping) và quy trình ủy quyền ký điện tử minh bạch, trong đó mọi hành vi ký, phê duyệt, sửa đổi hay chấm dứt hợp đồng đều phải được ghi nhận đầy đủ trong nhật ký điện tử (audit log) có giá trị chứng minh. Các quy định này không chỉ bảo đảm tính toàn vẹn của thông điệp dữ liệu theo Luật Giao dịch điện tử năm 2023, mà còn giúp cơ quan quản lý, tòa án và trọng tài lao động có cơ sở xác minh khách quan khi phát sinh tranh chấp.
Thứ baCùng với đó, một nội dung cốt lõi cần được chú trọng là bảo vệ dữ liệu cá nhân trong giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử. Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân năm 2025 đã tạo khung pháp lý chung, nhưng vẫn cần có hướng dẫn chuyên ngành lao động để xác định rõ loại dữ liệu nào được coi là thiết yếu trong quan hệ lao động (chẳng hạn dữ liệu nhân thân, tài khoản, hồ sơ bảo hiểm xã hội, thông tin y tế), thời hạn lưu trữ hợp lý và quyền của người lao động trong việc truy cập, chỉnh sửa hoặc yêu cầu xóa dữ liệu. Doanh nghiệp cần có nghĩa vụ thông báo cho người lao động về mục đích, phạm vi và thời hạn xử lý dữ liệu, đồng thời tích hợp điều khoản bảo mật dữ liệu bắt buộc trong mọi HĐLĐĐT. Về mặt kỹ thuật, cần xây dựng chuẩn bảo mật tối thiểu đối với hệ thống lưu trữ hợp đồng, bao gồm mã hóa dữ liệu, phân quyền truy cập, nhật ký bảo mật và cơ chế sao lưu định kỳ. Kinh nghiệm từ Quy định bảo vệ dữ liệu chung của Liên minh châu Âu (GDPR 2016/679) và Hướng dẫn của OECD năm 1980 về bảo vệ quyền riêng tư cho thấy, việc minh bạch hóa mục đích xử lý và giới hạn phạm vi sử dụng dữ liệu là nền tảng bảo vệ quyền riêng tư của người lao động trong kỷ nguyên số [7].
Thứ tưMột khía cạnh khác cần được quan tâm là hoàn thiện cơ chế giải quyết tranh chấp và công nhận chứng cứ điện tử. Hiện nay, Bộ luật Tố tụng dân sự năm 2015 mới quy định khái quát về chứng cứ điện tử, chưa đề cập rõ tiêu chuẩn chứng minh đối với thông điệp dữ liệu hay nhật ký hệ thống trong lĩnh vực lao động. Trong khi đó, tranh chấp về HĐLĐĐT thường liên quan đến việc phủ nhận giao kết, xác định thời điểm ký, hoặc nghi ngờ giá trị của chữ ký số. Do đó, cần bổ sung quy định công nhận nhật ký điện tử (audit log) là chứng cứ hợp pháp nếu được chứng thực bởi tổ chức cung cấp dịch vụ tin cậy, đồng thời quy định nghĩa vụ lưu trữ và cung cấp hợp đồng điện tử khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu. Cơ chế phối hợp giữa cơ quan lao động, tòa án và tổ chức chứng thực cần được thiết lập nhằm bảo đảm khả năng xác minh nhanh và chính xác các hợp đồng điện tử có tranh chấp. Việc pháp luật thừa nhận chứng cứ số và quy trình xác minh điện tử sẽ góp phần tạo niềm tin pháp lý cho doanh nghiệp khi sử dụng HĐLĐĐT trong thực tế.
Thứ nămBên cạnh các giải pháp lập quy là , cần triển khai song song các biện pháp nâng cao năng lực thực thi và chuẩn hóa kỹ thuật quốc gia. Bộ Khoa học và Công nghệ nên phối hợp với Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội và Bộ Thông tin và Truyền thông ban hành bộ tiêu chuẩn kỹ thuật quốc gia (TCVN) về hợp đồng điện tử trong lĩnh vực lao động, bao gồm định dạng thông điệp dữ liệu, tiêu chí toàn vẹn, chuẩn mã hóa, lưu trữ và xác thực thời gian. Cùng với đó, cần tổ chức đào tạo định kỳ cho đội ngũ thanh tra lao động, thẩm phán và chuyên viên pháp chế doanh nghiệp về kỹ năng kiểm tra, xác minh và bảo quản chứng cứ điện tử. Việc chuẩn hóa tiêu chuẩn kỹ thuật và nâng cao năng lực nhân sự sẽ tạo nền tảng vững chắc cho việc áp dụng HĐLĐĐT một cách đồng bộ, minh bạch và an toàn trên phạm vi toàn quốc.
Trong trung và dài hạn, Việt Nam nên hướng tới pháp điển hóa các quy định về HĐLĐĐT thành một chương riêng trong Bộ luật Lao động sửa đổi, tương tự cách các nước OECD đã tách bạch điều chỉnh giữa hợp đồng truyền thống và hợp đồng điện tử. Đồng thời, cần nghiên cứu xây dựng Cơ sở dữ liệu hợp đồng lao động điện tử quốc gia kết nối với hệ thống bảo hiểm xã hội, cơ quan thuế và định danh điện tử, nhằm tạo điều kiện cho quản lý nhà nước minh bạch, giảm thiểu gian lận, đồng thời giúp thanh tra lao động, tòa án và các bên liên quan truy cập, kiểm chứng dữ liệu hợp đồng khi cần thiết. Trên cơ sở đó, có thể hình thành Bộ quy tắc ứng xử về dữ liệu lao động số (Digital Labour Data Code of Conduct), quy định rõ trách nhiệm bảo mật, quyền tiếp cận dữ liệu, nghĩa vụ báo cáo và cơ chế kiểm soát nội bộ, qua đó tiệm cận với chuẩn mực của GDPR và khuyến nghị của OECD.
Tổng thể, việc hoàn thiện pháp luật về hợp đồng lao động điện tử cần được nhìn nhận không chỉ là sự điều chỉnh kỹ thuật, mà là bước chuyển đổi mang tính cấu trúc trong quản trị quan hệ lao động hiện đại. Khi pháp luật lao động, pháp luật giao dịch điện tử và pháp luật bảo vệ dữ liệu cá nhân được kết nối thành một chỉnh thể thống nhất, Việt Nam sẽ có đủ điều kiện để vận hành cơ chế hợp đồng lao động điện tử an toàn, minh bạch và phù hợp với yêu cầu của nền kinh tế số. Đây không chỉ là nhiệm vụ của cơ quan lập pháp, mà còn là cam kết chính trị - pháp lý trong tiến trình xây dựng Nhà nước số và thị trường lao động hiện đại, bảo đảm quyền và lợi ích hợp pháp của người lao động trong kỷ nguyên công nghệ.
5. Kết luận
Sự phát triển của công nghệ số đang làm thay đổi căn bản cách thức giao kết và thực hiện quan hệ lao động. Hợp đồng lao động điện tử là bước tiến tất yếu, phản ánh xu hướng số hóa trong quản trị nguồn nhân lực và quản lý nhà nước về lao động. PMặc dù pháp luật Việt Nam đã bước đầu ghi nhận hình thức này thông qua Bộ luật Lao động năm 2019, Luật Giao dịch điện tử năm 2023 và Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân năm 2025, song khung pháp lý hiện hành vẫn còn thiếu tính đồng bộ, thiếu hướng dẫn kỹ thuật và cơ chế thực thi cụ thể.
Để HĐLĐ điện tử thực sự trở thành công cụ pháp lý hiệu quả, cần sớm ban hành văn bản hướng dẫn chuyên biệt, chuẩn hóa quy trình ký kết, định danh, chứng thực, lưu trữ và bảo vệ dữ liệu. Đồng thời, cần hoàn thiện cơ chế công nhận chứng cứ điện tử, nâng cao năng lực thực thi của cơ quan quản lý và nhận thức pháp lý của doanh nghiệp, người lao động. Một hành lang pháp lý thống nhất, an toàn và thích ứng với công nghệ sẽ góp phần bảo đảm quyền lợi của các bên, thúc đẩy thị trường lao động số minh bạch, hiệu quả, và phù hợp với xu thế chuyển đổi số quốc gia.
TÀI LIỆU TRÍCH DẪN VÀ THAM KHẢO:
[1] Quốc hội Nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam (2019). Bộ luật Lao động năm 2019.
[2] Quốc hội Nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam (2023). Luật Giao dịch điện tử năm 2023.
[3] Quốc hội Nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam (2025). Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân năm 2025.
[4] Chính phủ Nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam (2024). Nghị định số 69/2024/NĐ-CP ngày 25/6/2024 của Chính phủ về định danh và xác thực điện tử; Nghị định số 145/2020/NĐ-CP ngày 14/12/2020 hướng dẫn Bộ luật Lao động.
[5] ADK Lawyers (2024). Hợp đồng lao động điện tử và những vấn đề pháp lý liên quan. Truy cập tại https://adk-lawyers.com/vi/hop-dong-lao-dong-dien-tu-va-nhung-van-de-phap-ly-lien-quan.
[6] Liên minh châu Âu (2014). Regulation (EU) No 910/2014 of the European Parliament and of the Council on Electronic Identification and Trust Services for Electronic Transactions in the Internal Market (eIDAS Regulation). Official Journal of the European Union, L257/73, ngày 23/7/2014.
[7] OECD (1980). Guidelines on the Protection of Privacy and Transborder Flows of Personal Data, Paris: OECD Publishing; European Union (2016). General Data Protection Regulation (GDPR 2016/679), Official Journal of the European Union.
Legal issues arising from electronic labor contracts
in the context of digital transformation
Hanoi Procuratorate University
Abstract:
This study examines emerging legal issues associated with the use of electronic labor contracts in the context of Vietnam’s digital transformation. Although the 2019 Labor Code and the 2023 Law on Electronic Transactions have formally recognized the legal validity of electronic contracts, practical challenges persist with respect to digital signature authentication, the evidentiary value of data messages, information security, and the determination of labor relations within the platform economy. Drawing on international experience from the European Union, Singapore, Japan, and the International Labour Organization, the study identifies existing legal gaps and outlines regulatory directions aimed at safeguarding employees’ lawful rights and interests while supporting the advancement of national digital transformation.
Keywords: electronic labor contract, digital transformation, labor law, electronic signature, personal data, labor relations.
