Những khó khăn khi hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp trong công ty xây lắp

TÓM TẮT:

Trong các ngành sản xuất vật chất của xã hội thì ngành Xây lắp là một trong những ngành có đặc thù riêng với nhiều điểm khác biệt về cách thức sản xuất cũng như phương pháp quản lý. Kế toán ngành Xây lắp được đánh giá là khó và phức tạp hơn nhiều so với các loại hình kế toán doanh nghiệp thương mại dịch vụ, xuất nhập khẩu hay sản xuất. Do đó bài viết đặt ra vấn đề là làm thế nào để có thể quản lý tốt và kiểm soát chặt chẽ các khoản chi phí nguyên vật liệu chi tiết trong các công ty xây lắp, từ đó thực hiện hiệu quả công tác hạch toán kế toán.

Từ khóa: Công ty xây lắp, hạch toán chi phí, nguyên vật liệu trực tiếp.

I. Đặt vấn đề

Nền kinh tế nước ta trong những năm gần đây ngày càng hội nhập với kinh tế thế giới, phát triển theo hướng mở làm xuất hiện nhiều thành phần kinh tế khiến cho tính cạnh tranh giữa các doanh nghiệp tăng rõ rệt. Các doanh nghiệp muốn tồn tại và vươn lên khẳng định vị trí trên thương trường cần phải năng động trong tổ chức quản lý, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh, đặc biệt cần làm tốt công tác kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành nhằm giảm chi phí, từ đó hạ giá thành sản phẩm song vẫn đảm bảo yêu cầu chất lượng. Ngành Xây dựng cơ bản trong điều kiện phát triển như hiện nay ngày càng giữ vai trò quan trọng trong quá trình tạo ra cơ sở vật chất cho đất nước và là ngành có số vốn bỏ ra nhiều, do đó công tác hạch toán chi phí lại càng quan trọng nhằm chống thất thoát, lãng phí và tham ô. Muốn thực hiện được điều này, các nhà quản lý cần phải nhờ đến công cụ - kế toán, trong đó kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm là bộ phận quan trọng hàng đầu với mục đích hạ thấp chi phí thông qua việc sử dụng tiết kiệm đầu vào, tận dụng tốt nguồn lực sản xuất hiện có, kết hợp các yếu tố sản xuất một cách tối ưu... giúp quản lý chi phí, giá thành theo từng công trình, từng giai đoạn, từ đó đối chiếu, so sánh với số liệu định mức, tình hình sử dụng lao động, vật tư, chi phí dự toán để tìm ra nguyên nhân chênh lệch, kịp thời ra các quyết định đúng, điều chỉnh hoạt động sản xuất kinh doanh theo mục tiêu đã đề ra.

Trong tổng chi phí sản phẩm xây lắp thì chi phí nguyên vật liệu chính chiếm một tỷ trọng lớn. Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là các chi phí về nguyên liệu, vật liệu sử dụng trực tiếp cho hoạt động xây lắp hoặc sử dụng cho sản xuất sản phẩm, thực hiện dịch vụ, lao vụ của doanh nghiệp xây lắp.

Do vậy, việc hạch toán chính xác và đầy đủ khoản mục chi phí này có ý nghĩa rất lớn trong việc xác định tính chính xác của giá thành công trình. Nguyên liệu, vật liệu trực tiếp dùng tại các doanh nghiệp xây lắp gồm nhiều chủng loại có tính năng, công dụng, mục đích khác nhau phục vụ cho thi công công trình. Đó là vật liệu chính, vật liệu phụ, bán thành phẩm, vật liệu sử dụng luân chuyển trực tiếp cấu thành hoặc giúp cho việc cấu thành thực thể công trình.

II. Hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp trong doanh nghiệp xây lắp

1. Phương pháp hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp trong các doanh nghiệp xây lắp

Qua khảo sát công tác kế toán tại phần lớn các doanh nghiệp xây lắp cho thấy khi xuất vật liệu chính như, cát, đá, sỏi, xi măng, sắt thép… cho thi công công trình, hạng mục công trình nào, kế toán đều mở sổ chi tiết hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp của từng công trình, hạng mục đó. Còn đối với các loại vật liệu phụ, vật liệu sử dụng luân chuyển như gỗ, ván, khuôn, cọc, ván thép, đà giáo, khung thép… mà sử dụng một lần cho công trình nào thì hạch toán toàn bộ chi phí cho công trình đó, còn nếu các loại vật liệu này được sử dụng 2 hay nhiều lần và cho 2 hay nhiều công trình khác nhau thì được phân bổ theo giá trị chia đều cho số lần sử dụng dự kiến. Tuy nhiên, thực tế cũng còn có doanh nghiệp xây lắp khi mua vật liệu sử dụng luân chuyển nói trên hạch toán toàn bộ giá trị một lần cho công trình sử dụng đầu tiên, mặc dù các vật liệu sử dụng luân chuyển này còn được sử dụng cho các công trình khác nữa, dẫn đến giá thành các công trình các vật liệu sử dụng luân chuyển này không được tập hợp đầy đủ và chính xác.

Ngoài ra, đối với các khoản mục chi phí về công cụ, dụng cụ lao động xuất dùng cho hoạt động quản lý của tổ/đội như quần áo bảo hộ lao động, đồng phục, bàn ghế làm việc, tủ cặp tài liệu, văn phòng tạm… không phải là chi phí nguyên vật liệu trực tiếp sử dụng cấu thành nên sản phẩm công trình cũng vẫn có doanh nghiệp xây lắp hạch toán sai vào TK 621. Trong khi phần lớn các doanh nghiệp hạch toán những chi phí này vào TK 627.

Việc tổ chức quản lý và thi công sản phẩm xây lắp phải lập dự toán (dự toán thiết kế, dự toán thi công). Quá trình sản xuất xây lắp phải so sánh với dự toán, lấy dự toán làm thước đo, đồng thời để giảm bớt rủi ro phải mua bảo hiểm cho công trình xây lắp. Sản phẩm xây lắp được tiêu thụ theo giá dự toán hoặc giá thỏa thuận với chủ đầu tư (giá đấu thầu), do đó tính chất hàng hóa của sản phẩm xây lắp không thể hiện rõ.

Kế toán hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp trong các doanh nghiệp xây lắp như sau:

+ Xuất kho nguyên vật liệu dùng trực tiếp cho xây dựng tại các công trình. Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp được mở chi tiết cho công trình, hạng mục công trình. Kế toán căn cứ vào Phiếu xuất kho, ghi:

Nợ TK 621 - Chi phí nguyên, vật liệu trực tiếp (chi tiết theo từng đối tượng hoạt động)

Có TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu

+ Trường hợp mua nguyên liệu, vật liệu đưa vào sử dụng ngay (không qua kho) và doanh nghiệp xây lắp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ). Kế toán căn cứ vào Hóa đơn GTGT khi mua vào, Biên bản giao nguyên liệu, vật liệu,… ghi:

Nợ TK 621 - Theo giá chưa có thuế GTGT

Nợ TK 133 (1331) - Thuế GTGT được khấu trừ (thuế GTGT đầu vào)

Có các TK 111,112, 331

+ Trường hợp mua nguyên liệu, vật liệu sử dụng cho hoạt động sản xuất kinh doanh và doanh nghiệp xây lắp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT ghi:

Nợ TK 621 - (giá gồm cả thuế GTGT)

Có các TK 111, 112, 331

+ Trường hợp doanh nghiệp xây lắp thực hiện tạm ứng chi phí xây lắp giao khoán nội bộ mà đơn vị nhận khoán không tổ chức kế toán riêng.

Khi tạm ứng ghi:

Nợ TK 141 (1413) - tạm ứng chi phí xây lắp giao khoán nội bộ

Có TK 111, 112, 152

Khi bản quyết toán tạm ứng về giá trị khối lượng xây lắp hoàn thành đã bàn giao được duyệt, ghi:

Nợ TK 621 - (Phần chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp)

Nợ TK 133 (nếu có) - Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 141 (1413) - Tạm ứng

+ Trường hợp số nguyên liệu, vật liệu xuất ra không sử dụng hết vào hoạt động sản xuất xây lắp, cuối kỳ nhập lại kho, ghi:

Nợ TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu

Có TK 621 - Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

+ Cuối kỳ, kết chuyển chi phí nguyên vật liệu trực tiếp để tính giá thành sản phẩm xây dựng:

Nợ TK 154 - Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang (1541 - Xây, lắp)

Có TK 621 - Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

2. Những khó khăn khi hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp trong doanh nghiệp xây lắp

Trong các doanh nghiệp xây lắp, chi phí nguyên liệu vật liệu chiếm tỷ trọng rất lớn trong tổng chi phí sản xuất và việc quản lý rất khó khăn, vì các hoạt động xây lắp diễn ra ở công trường. Việc quản lý, tính toán và đo lường chi phí nguyên liệu, vật liệu thường làm một cách hình thức hoặc thậm chí bỏ qua không làm, dẫn tới làm cho chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp tăng hoặc giảm đi so với thực tế. Mặt khác việc đánh giá, kiểm kê khối lượng, giá trị nguyên vật liệu sử dụng không hết vào công trình (thực tế kế toán đã hạch toán vào giá trị công trình) cũng hầu như không được xác định, kiểm kê, để làm căn cứ từ đó kế toán có căn cứ để ghi giảm giá trị công trình, làm cho giá thành thực tế công trình bị tăng cao không phản ánh đúng với giá thành thực tế của công trình.

Thực tế cho thấy, việc hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp tại các doanh nghiệp xây lắp cơ bản đã mang tính thống nhất và đúng chuẩn mực, chế độ. Tuy nhiên, một số ít doanh nghiệp còn chưa thực hiện đúng quy định khi hạch toán công cụ, dụng cụ sản xuất xuất dùng cho hoạt động quản lý của tổ/đội vào TK 621; chưa thực hiện đầy đủ các thủ tục nhập kho, xuất kho nguyên vật liệu; kiểm kê xác định số nguyên vật liệu tồn lại để điều chỉnh giảm giá thành; đối với vật liệu sử dụng luân chuyển chưa có phương pháp hạch toán thống nhất, xác định được số lần có thể sử dụng để tính số phân bổ phù hợp vào từng kỳ, từng công trình để hạch toán qua TK 142/TK 242 cho phù hợp. Hơn nữa, phần lớn các doanh nghiệp xây lắp đều thực hiện khoán cho các đội hoặc các xí nghiệp trực thuộc thi công từng công trình cụ thể nên nếu quản lý không tốt đặc biệt là việc kiểm soát đối chiếu chứng từ trước khi hạch toán chi phí nguyên vật liệu sẽ dẫn đến hiện tượng tiêu cực như mua hóa đơn, khai khống nguyên liệu, mua nguyên liệu không đảm bảo chất lượng, mua nguyên vật liệu không đúng với chủng loại, cấp bậc… làm cho giá thành thực tế công trình, hạng mục công trình bị nâng lên.

III. Đề xuất giải pháp hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu trực tiếp trong các doanh nghiệp xây lắp

Do chi phí nguyên vật liệu trực tiếp chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành công trình nên vấn đề đặt ra là làm thế nào để có thể quản lý tốt và kiểm soát chặt chẽ các khoản chi phí này nhằm nâng cao trách nhiệm của người lao động, nâng cao hiệu quả hoạt động của các doanh nghiệp xây lắp, đặc biệt là trong vấn đề giảm giá thành công trình, tránh thất thoát, tăng sức cạnh tranh của doanh nghiệp. Giảm chi phí nguyên liệu, vật liệu bao gồm việc giảm chi phí thu mua vật liệu và giảm chi phí vận chuyển vật liệu đến tận chân công trình, giảm thất thoát tiêu hao trong việc quản lý sử dụng.

Thứ nhất, trường hợp mua nguyên vật liệu xuất thẳng đến chân công trình, tại đó chỉ có các kho tạm thời, vì vậy các doanh nghiệp cần phải thực hiện nghiêm túc thủ tục giao nhận nguyên vật liệu và xuất nguyên vật liệu vào công trình và có đầy đủ chữ ký của các bộ phận liên quan để tăng cường kiểm soát nguyên vật liệu tương tự như trường hợp nguyên vật liệu mua về nhập kho và xuất kho khi đưa nguyên vật liệu vào sử dụng cho công trình. Đặc biệt trong trường hợp khoán gọn nguyên vật liệu cho các đội xây dựng, kế toán phải kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ, hợp pháp của các chứng từ mua hàng do đội gửi lên một cách chặt chẽ, đối chiếu với khối lượng nguyên vật liệu đã sử dụng với khối lượng nguyên vật liệu quyết toán công trình, tránh tình trạng mua hóa đơn, kê khai khối lượng vật liệu đã mua.

Thứ hai, sau khi nghiệm thu, quyết toán hạng mục công trình: Kế toán cần thực hiện đầy đủ và nghiêm túc công tác kiểm kê xác định số nguyên vật liệu còn tồn lại để nhập kho hoặc bán thu hồi phế liệu và thực hiện ghi giảm giá thành hạng mục công trình hoặc, công trình.

Thứ ba, hàng tháng bộ phận kế toán phối hợp với các thủ kho, các tổ, đội thi công kiểm tra, đối chiếu công tác lập và lưu trữ các phiếu nhập, xuất và thẻ kho với sổ chi tiết nguyên vật liệu, sổ tổng hợp nguyên vật liệu một cách có hệ thống; tổng hợp lượng nguyên vật liệu tiêu hao thực tế nguyên vật liệu cho từng công trình, hạng mục công trình, tiến hành so sánh, đối chiếu với định mức tiêu hao, bảng tổng hợp chi phí nguyên vật liệu của tổ, đội thi công để xác định nguyên nhân thất thoát, chênh lệch để có biện pháp điều chỉnh, xử lý và kiểm soát kịp thời.

Thứ tư, đối với nguyên vật liệu sử dụng luân chuyển cần có phương pháp hạch toán thống nhất, xác định được số lần có thể sử dụng để tính số phân bổ giá trị phù hợp vào từng hạng mục công trình, công trình chứ không phụ thuộc vào giá trị nguyên vật liệu sử dụng luân chuyển lớn hay nhỏ.

Thứ năm, đối với chi phí công cụ dụng cụ sản xuất phục vụ quản lý của các tổ, đội các doanh nghiệp xây lắp cũng cần phải phân biệt rõ với chi phí nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ sử dụng trực tiếp cho công trình để hạch toán cho đúng bản chất của hai loại chi phí đầu vào này là chi phí công cụ dụng cụ sản xuất phục vụ quản lý của các tổ, đội hạch toán vào TK 627 để cuối kỳ phân bổ theo tiêu thức phù hợp nếu chi phí này tổ, đội thi công mua dùng cho nhiều công trình khác nhau chứ không phải TK 621 như một vài doanh nghiệp xây lắp đã hạch toán.

Thứ sáu, kiểm soát chặt chẽ về chứng từ chi phí nguyên vật liệu trước khi hạch toán. Kế toán giám sát các chi phí phát sinh trên cơ sở chứng từ gốc, phải có hóa đơn của bên cung cấp theo tiến độ thi công, cho từng chuyến giao hàng, hóa đơn phải được lập ngay khi giao hàng và phải có "Biên bản giao nhận vật tư". Nếu việc giao hàng gồm nhiều chuyến hàng, sau khi hoàn thành mới viết hóa đơn thì mỗi chuyến giao hàng phải có "Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ" và cũng phải lập "biên bản giao nhận vật tư" cho từng chuyến giao hàng. Hóa đơn chứng từ phải phản ánh theo đúng tiến độ, phù hợp thời gian cung cấp ghi trên nhật ký thi công.

TÀI LIỆU THAM KHẢO:

1. Các bài giảng, giáo trình về kế toán xây lắp của các trường Đại học Kinh tế quốc dân, Học viện tài chính.

2. Thông tư 195/2012/TT-BTC của Bộ Tài chính hướng dẫn kế toán áp dụng cho đơn vị chủ đầu tư.

3. Thông tư 200/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính về chế độ kế toán doanh nghiệp.

4. Các website: centax.edu.vn; webketoan.com

DIFFICULTS OF RECORDING COTS OF DIRECT

MATERIALS AT CONSTRUCTION COMPANIES

MA. DINH NGOC THUY HA

MA. NGUYEN THI NGOC HIEN

Faculty of Accounting and Auditing, Hanoi University of Industry

ABSTRACT:

Among manufacturing sectors, the construction sector has many distinctive characteristics in terms of production processes and management methods. Recording financial transactions related to the construction sector is often more difficult than those associated with other sectors, particularly commercial sectors. Therefore, this study is to propose viable soltuons to improve the management of costs of materials at construction companies in order to enhance the effectiveness of accounting process of these companies.

Keywords: Construction companies, record costs, direct materials.