Tầm quan trọng của chứng kiến kiểm kê tài sản trong kiểm toán báo cáo tài chính - thời đại 4.0

Tóm tắt:

Chứng kiến kiểm kê tài sản là một thủ tục kiểm toán ngoài chứng từ trong kiểm toán báo cáo tài chính, thủ tục này giúp kiểm toán viên (KTV) thu thập bằng chứng về sự hiện hữu, đầy đủ và đánh giá của tài sản trong quá trình thực hiện kiểm toán. Đây là một công việc rất quan trọng, giúp KTV và công ty kiểm toán thực hiện kiểm toán hiệu quả, giảm bớt rủi ro kiểm toán. Bài viết thông qua phương pháp nghiên cứu tài liệu, tìm hiểu tổng quan về chứng kiến kiểm kê - đặc biệt trong thời đại 4.0, từ đó tác giả nhấn mạnh tầm quan trọng của thủ tục kiểm toán chứng kiến kiểm kê và đề xuất các giải pháp nâng cao chất lượng công việc chứng kiến kiểm kê trong kiểm toán báo cáo tài chính ở thời kỳ kỷ nguyên số 4.0 hiện nay.

Từ khóa: chứng kiến kiểm kê, kiểm toán, báo cáo tài chính, kiểm toán viên.

1. Đặt vấn đề

Trong bối cảnh phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin và sự chuyển mình của nền kinh tế toàn cầu, thời đại 4.0 đã mang đến những thay đổi sâu sắc trong mọi lĩnh vực, đặc biệt là trong hoạt động kiểm toán. Kiểm toán báo cáo tài chính không chỉ đơn thuần là việc đánh giá tính trung thực và hợp lý của thông tin tài chính, mà còn là công cụ quan trọng giúp các tổ chức nâng cao mức độ tin cậy và minh bạch trong hoạt động kinh doanh.

Chứng kiến kiểm kê tài sản đóng vai trò thiết yếu trong quá trình kiểm toán, không chỉ giúp xác thực giá trị tài sản, mà còn làm rõ tính chính xác của số liệu tài chính được trình bày. Việc phân tích tầm quan trọng của chứng kiến kiểm kê tài sản trong kiểm toán báo cáo tài chính là rất cần thiết, nhất là trong giai đoạn hiện nay, có rất nhiều quan điểm trái chiều cho rằng nghề kiểm toán sẽ biến mất trong tương lai. Vậy công nghiệp 4.0 có hoàn toàn thay thế được được công việc này hay không? Bài viết sẽ làm rõ để thế hệ trẻ có sự nhìn nhận đúng về nghề nghiệp của mình trong tương lai.

2. Cơ sở lý thuyết

2.1. Khái niệm kiểm kê và chứng kiến kiểm kê

Theo Luật Kế toán năm 2015: Kiểm kê tài sản là việc cân, đong, đo, đếm số lượng; xác nhận và đánh giá chất lượng, giá trị của tài sản, nguồn vốn hiện có tại thời điểm kiểm kê để kiểm tra, đối chiếu với số liệu trong sổ kế toán. Đơn vị kế toán phải kiểm kê tài sản trong các trường hợp sau đây:

• Cuối kỳ kế toán năm;
• Đơn vị kế toán bị chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, giải thể, chấm dứt hoạt động, phá sản hoặc bán, cho thuê;
• Đơn vị kế toán được chuyển đổi loại hình hoặc hình thức sở hữu;
• Xảy ra hỏa hoạn, lũ lụt và các thiệt hại bất thường khác;
• Đánh giá lại tài sản theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền;
• Các trường hợp khác theo quy định của pháp luật.

Chứng kiến kiểm kê tài sản là quá trình KTV tham gia trực tiếp vào hoạt động kiểm kê tài sản của đơn vị được kiểm toán để xác minh số lượng, chất lượng và tình trạng của tài sản. Hoạt động này bao gồm việc quan sát, ghi chép và đánh giá quy trình kiểm kê mà doanh nghiệp thực hiện nhằm đảm bảo tính chính xác của thông tin tài chính được báo cáo. Quá trình này thường được tiến hành đối với nhiều loại tài sản hữu hình khác nhau, chẳng hạn như: hàng tồn kho, tiền mặt và tài sản cố định hữu hình.

Mục đích chung của việc chứng kiến kiểm kê tài sản của KTV là nhằm đảm bảo cuộc kiểm kê của đơn vị được kiểm toán được tổ chức tốt, hiệu quả, nhân sự tham gia kiểm kê đã chấp hành tốt các hướng dẫn kiểm kê do công ty quy định; và cung cấp các bằng chứng cụ thể về tài sản thông qua việc KTV trực tiếp thực hiện kiểm kê trên cơ sở chọn mẫu.

2.2. Trách nhiệm của kiểm toán viên đối với việc chứng kiến kiểm kê tài sản

Chuẩn mực kiểm toán số 501 quy định về việc KTV phải chứng kiến kiểm kê hàng tồn kho như sau: trường hợp hàng tồn kho được xác định là trọng yếu đối với báo cáo tài chính thì KTV phải thu thập đầy đủ bằng chứng kiểm toán thích hợp về sự hiện hữu và tình trạng của hàng tồn kho bằng cách: tham gia kiểm kê hiện vật hàng tồn kho, trừ khi việc tham gia là không thể thực hiện được, nhằm:

• Đánh giá các hướng dẫn và thủ tục của Ban Giám đốc đơn vị được kiểm toán đối với việc ghi chép và kiểm soát kết quả kiểm kê hiện vật hàng tồn kho của đơn vị;
• Quan sát việc thực hiện các thủ tục kiểm kê theo quy định của Ban Giám đốc đơn vị được kiểm toán;
• Kiểm tra hàng tồn kho;
• Thực hiện kiểm kê chọn mẫu;

Trường hợp KTV không thể tham gia kiểm kê hiện vật hàng tồn kho, KTV phải thực hiện các thủ tục kiểm toán thay thế nhằm thu thập đầy đủ bằng chứng kiểm toán thích hợp về sự hiện hữu và tình trạng của hàng tồn kho. Nếu không thể thực hiện các thủ tục kiểm toán thay thế như đã nêu trên, KTV phải đưa ra ý kiến kiểm toán không phải là ý kiến chấp nhận toàn phần theo quy định và hướng dẫn của Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 705.

Như vậy, chuẩn mực kiểm toán yêu cầu KTV phải chứng kiến kiểm kê để thu thập bằng chứng về sự hiện hữu, đầy đủ và đánh giá của hàng tồn kho - một tài sản trong báo cáo tài chính của một công ty - trong quá trình kiểm toán báo cáo tài chính. Tương tự như hàng tồn kho, tiền mặt và tài sản cố định hữu hình cũng là những tài sản cần được kiểm kê trong quá trình kiểm toán.

2.3. Các bước thực hiện chứng kiến kiểm kê

Bước 1: Lập kế hoạch chứng kiến kiểm kê: KTV cần lập kế hoạch để cuộc chứng kiến kiểm kê được thực hiện thuận lợi và hiệu quả cao, các công việc gồm:

• Xem xét hồ sơ kiểm toán năm trước để xem những vấn đề lưu ý từ năm trước, giúp KTV xử lý tình huống phát sinh vào năm nay tốt hơn.
• Xem xét kế hoạch kiểm kê của đơn vị được kiểm toán nhằm đánh giá sự hợp lý của kế hoạch này.
• Nhận diện các khu vực hay các tài sản có nhiều rủi ro, tài sản có giá trị lớn và xác định sự cần thiết phải có sự hỗ trợ của chuyên gia.

Bước 2: Thực hiện các thủ tục trong quá trình chứng kiến kiểm kê:

• Quan sát sự tuân thủ kế hoạch kiểm kê của nhóm kiểm kê, đảm bảo nhóm kiểm kê thực hiện đúng theo quy trình và kế hoạch của công ty.
• Quan sát tài sản và đánh giá tình trạng của tài sản.
• Chọn mẫu kiểm kê trực tiếp

Bước 3: Sau khi chứng kiến kiểm kê: KTV đối chiếu thực tế kiểm kê với sổ sách, tổng hợp và xử lý kết quả đối chiếu.

Quá trình từ đầu cho đến khi kết thúc kiểm kê, KTV phải ghi chép hồ sơ kiểm toán đầy đủ nhằm làm căn cứ nêu ý kiến kiểm toán.

3. Tầm quan trọng của chứng kiến kiểm kê trong kiểm toán báo cáo tài chính thời đại 4.0

Chứng kiếm kiểm kê tài sản nhằm xác minh không chỉ số lượng mà cả chất lượng và tình trạng của tài sản để xem giá trị của tài sản có được thể hiện trung thực trong báo cáo tài chính hay không. Cụ thể:

• KTV chứng kiến kiểm kê tiền mặt để đảm bảo chính xác số tiền mặt đơn vị được kiểm toán đang sở hữu có phù hợp với giá trị tiền mặt trong báo cáo tài chính hay không. Quá trình chứng kiến kiểm kê này được thực hiện bởi đội ngũ KTV cho tất cả các khu vực chứa đựng tiền mặt trong doanh nghiệp nhằm tránh trường hợp hoán chuyển tiền mặt từ khu vực này sang khu vực khác trong doanh nghiệp.
• KTV chứng kiến kiểm kê hàng tồn kho để xác định số lượng hàng tồn kho của doanh nghiệp; và giúp phát hiện các sai sót, lỗi trong quá trình quản lý hàng hóa như hàng hóa bị hư hỏng, hàng hóa bị mất mát, sai sót trong ghi chép và lưu trữ; đồng thời chứng kiến kiểm kê hàng tồn kho cũng giúp kiểm tra chất lượng của hàng hóa, từ đó xem xét giá trị thuần có thể thực hiện của hàng tồn kho trên báo cáo tài chính. Chứng kiến kiểm toán hàng tồn kho là một khía cạnh quan trọng của việc thu thập bằng chứng, đặc biệt đối với các doanh nghiệp sản xuất hoặc bán lẻ, nó có thể đại diện cho số dư tài sản hoặc vốn lớn.
• KTV chứng kiến kiểm kê tài sản cố định hữu hình nhằm xác định số lượng và tình trạng của tài sản cố định hữu hình trong doanh nghiệp.

Trong một số trường hợp, chứng kiến kiểm kê tài sản sẽ giúp KTV phát hiện những tài sản chưa ghi chép vào sổ sách và chưa trình bày trong báo cáo tài chính, hoặc ngược lại, có trường hợp KTV phát hiện những tài sản giữ hộ cho bên ngoài,... như vậy chứng kiến kiểm kê này sẽ giúp KTV hỗ trợ doanh nghiệp ghi chép tài sản đầy đủ hơn. Quá trình này cũng giúp KTV đánh giá doanh nghiệp có tuân thủ quy trình kiểm kê của doanh nghiệp giúp hạn chế những rủi ro có thể xảy ra hay không.

Tuy nhiên, trong thời đại công nghệ số 4.0, rất nhiều quan điểm cho rằng, nghề nghiệp kiểm toán sẽ biến mất trong tương lai, vì vậy ở đây, tác giả chỉ đề cập đến một thủ tục nhỏ để xem xét vai trò chứng kiến kiểm kê tài sản trong kiểm toán báo cáo tài chính của KTV thì công nghệ có thay thế được hay không.

• Theo Derrick Bonyuet, 2020: do tác động mang tính đột phá của blockchain và các công nghệ mới khác có thể có tác động đối với nghề nghiệp kiểm toán, các nhiệm vụ như đối chiếu và xác nhận có thể không còn cần thiết nữa. Tuy nhiên, vai trò của KTV trong việc phán đoán, giám sát và hiểu biết sâu sắc sẽ trở nên quan trọng hơn.
• Theo Tạp chí Kế toán và Kiểm toán VAA, 2018: David Lyford - Smith - đại diện ICAEW, chia sẻ về số lượng công việc trong ngành kế toán, kiểm toán đã bị thay thế bởi blockchain. Blockchain có thể là một công nghệ bổ trợ, nhưng không thể thay thế được nhiều công việc trong ngành kế toán, kiểm toán.

Như vậy, tác giả hoàn toàn đồng ý với những quan điểm trên, công nghệ có thể thay thế một số công việc, tuy nhiên với những công việc như chứng kiến kiểm kê tài sản, với tầm quan trọng như trên thì công nghệ không thể nào thay thế, vì:

• Chứng kiến kiểm kê tài sản để xác định số lượng tiền mặt, hàng tồn kho, tài sản cố định hữu hình, quá trình chứng kiến này, có thể KTV sẽ phải chọn mẫu để kiểm kê, vì vậy công nghệ không đánh giá được tầm quan trọng của từng mặt hàng tồn kho hoặc từng tài sản cố định để chọn mẫu kiểm kê.
• Chứng kiến kiểm kê tài sản để xác định tình trạng của tài sản, ví dụ tình trạng của hàng tồn kho có lỗi thời hay không, có còn sử dụng được hay không, có bị giảm giá trị hay không,… thì chỉ có KTV mới đánh giá được, công nghệ không thể thay thế.

Thêm một đặc thù của chứng kiến kiểm kê tài sản là chỉ có KTV hoặc chuyên gia tham gia kiểm kê mới có thể phát hiện được những tình trạng gian lận trong quá trình kiểm kê, ví dụ không tuân thủ quy trình và kế hoạch kiểm kê của đơn vị, hoặc gian lận trong việc tạo ra tiền giả hoặc hàng tồn kho giả. Đây là một gian lận cực kỳ quan trọng trong thời đại công nghệ số. Công nghệ số giúp ghi chép tài sản đúng và có chứng từ truy xuất nguồn gốc rõ ràng, tuy nhiên đến cuối kỳ kế toán thì tài sản trình bày trên báo cáo tài chính có tồn tại thật sự ở đơn vị hay không, điều đó công nghệ không kiểm tra được.

4. Giải pháp nâng cao chất lượng thủ tục chứng kiến kiểm kê tài sản trong kiểm toán báo cáo tài chính thời đại 4.0

Như đã đề cập ở trên, thời đại 4.0, công nghệ phát triển sẽ giúp KTV rất nhiều trong công việc kiểm toán, tuy nhiên có những công việc không thể thay thế KTV thì KTV cần phải nghiên cứu để nâng cao chất lượng dịch vụ kiểm toán, đặc biệt là công việc chứng kiến kiểm kê tài sản trong kiểm toán báo cáo tài chính, cụ thể:

-  KTV cần lập kế hoạch kỹ trước khi tham gia chứng kiến kiểm kê tài sản: cần tìm hiểu đặc thù kinh doanh và tài sản của đơn vị được kiểm toán, đánh giá kế hoạch kiểm kê của đơn vị xem có phù hợp không. Công ty kiểm toán cần lập kế hoạch phân công những KTV có năng lực trong lĩnh vực kinh doanh và tài sản của doanh nghiệp để tham gia chứng kiến kiểm kê, trong một số trường hợp cần thiết nên xem xét thuê chuyên gia.

- Thực trạng hiện nay, có những công ty kiểm toán tuyển thực tập sinh để tham gia chứng kiến kiểm kê tài sản. Vì vậy, KTV cần hướng dẫn và đào tạo thật kỹ cho các em khi tham gia chứng kiến kiểm kê cùng KTV.

- Trong quá trình tham gia chứng kiến kiểm kê, KTV cần duy trì thái độ hoài nghi nghề nghiệp, nghi vấn những trường hợp mà đơn vị được kiểm toán không cho kiểm kê, tìm hiểu lý do, đánh giá thực trạng và tìm giải pháp phù hợp cho hạn chế của thủ tục kiểm kê.

- Sau khi kết thúc chứng kiến kiểm kê, KTV và công ty kiểm toán cần ghi chép và lưu trữ hồ sơ đầy đủ giúp việc hình thành ý kiến kiểm toán được phù hợp, hạn chế được rủi ro kiểm toán.

5. Kết luận

Chứng kiến kiểm kê tài sản là một yếu tố không thể thiếu trong kiểm toán báo cáo tài chính hiện đại. Để thích ứng với những thay đổi nhanh chóng của môi trường kinh doanh, các tổ chức kiểm toán cần liên tục cập nhật và cải tiến phương pháp kiểm tra của mình, nhằm tối ưu hóa quy trình kiểm toán, đặc biệt cần chú trọng công tác xác định sự tồn tại của tài sản trong đơn vị được kiểm toán, nhằm tăng cường độ tin cậy của báo cáo tài chính.

Tài liệu tham khảo:

3. Hệ thống Chuẩn mực kiểm toán quốc tế.

5. Derrick Bonyuet (2020). Overview and Impact of Blockchain on Auditing. International Journal of Digital Accounting Research, 20, 31-43.

The importance of asset inventory witnessing in financial statement audits

in the Industry 4.0 era

Master. Nguyen Thi Phuoc

Lecture, Faculty of Accounting – Auditing, Van Lang University

Abstract:

Witnessing the inventory of assets is a key audit procedure outside of document review in financial statement audits. This procedure allows auditors to gather evidence regarding the existence, completeness, and valuation of assets, playing a crucial role in the audit process. It is vital for ensuring audit effectiveness and mitigating audit risks. This study, using a document research methodology, provided an overview of inventory witnessing, particularly in the context of the Industry 4.0. The study highlighted the significance of this audit procedure and proposed solutions to enhance the quality of inventory witnessing in financial statement audits in the current digital age.

Keywords: witness inventory, auditing, financial statements, auditor.