Tái thiết quy trình nghiệp vụ để triển khai hệ thống thông tin tổng thể tại các trường đại học ở Việt Nam

TÓM TẮT:

Mục đích của nghiên cứu là đề xuất mô hình thiết kế kiến trúc thông tin tổng thể cho các trường đại học ở Việt Nam nhằm hỗ trợ các đơn vị này xây dựng hệ thống thông tin tổng thể đáp ứng được nhu cầu hiện tại và có thể thích ứng được trong tương lai. Hệ thống thông tin của các trường đại học hiện có được phát triển độc lập, đa nền tảng nên khi xây dựng một hệ thống mới sẽ gặp không ít thách thức trong việc kế thừa các hệ thống sẵn có để chuyển đổi nhằm đáp ứng được tầm nhìn, chiến lược và những yêu cầu nghiệp vụ mới.

Nghiên cứu được thực hiện bằng việc sử dụng khung TOGAF kết hợp với phương pháp tái thiết kế quy trình nghiệp vụ (BPR) và kiến trúc hướng dịch vụ (SOA). Đồng thời, để kiểm chứng cho tính khả thi của thiết kế, nhóm tác giả thực hiện dự án thực nghiệm tại một trường đại học với bài toán quản lý đào tạo nghiên cứu sinh.

Từ khóa: Tái thiết quy trình nghiệp vụ, kiến trúc tổng thể, BPM, SOA, TOGAF.

1. Đặt vấn đề

Giáo dục đại học (HE) là một trong những yếu tố góp phần tạo nên sự tiến bộ của xã hội thông qua các chức năng nổi bật là: Đào tạo trình độ cao, Nghiên cứu học thuật, và Cung cấp dịch vụ giáo dục cho xã hội[1]. Tuy nhiên, các tổ chức giáo dục đại học (HEIs) hiện đang phải đối mặt với nhiều thách thức, như: Quá trình quốc tế hóa, Việc giảm tài trợ từ Chính phủ, Sự xuất hiện của công nghệ giáo dục mới và những yêu cầu đảm bảo chất lượng [2][3]. Đây là một áp lực đối với HEIs, không chỉ phải nâng cao hiệu quả hoạt động mà đồng thời còn phải cải thiện chất lượng đào tạo hiện tại. Vì vậy, một trong những đòi hỏi cấp thiết là HEIs cần phải có sự thay đổi toàn diện về phương pháp quản lý, như: Từ các quy trình quản lý - học thuật (quy trình đào tạo và nghiên cứu khoa học), quy trình cung cấp dịch vụ giáo dục và cấu trúc bên trong [4]. Tất cả cần được liên tục cải tiến, tạo ra một kiến trúc mềm dẻo với các công cụ linh hoạt, tin cậy nhằm thích ứng với các thách thức của tổ chức trong tương lai.

Gần đây, kiến trúc tổng thể - Enterprise Architecture (EA) được coi là một trong những công cụ cho phép các tổ chức gắn kết giữa mục tiêu chiến lược, quy trình nghiệp vụ và các hệ thống thông tin [4][5]. EA giúp thực hiện đồng bộ chiến lược, nghiệp vụ và IT của tổ chức; giúp gia tăng hiệu quả thực thi IT; đóng góp giá trị vào phát triển của tổ chức [6]. Nhiều học giả đã thảo luận về tầm quan trọng và mức độ phù hợp của EA trong các tổ chức nói chung [7] và tại HEIs nói riêng [8][9]. Tuy nhiên, trên thực tế, EA được áp dụng trong các lĩnh vực công nghiệp và hành chính công nhưng chưa được sử dụng phổ biến trong các tổ chức giáo dục đại học [10]. Do đó, cần có nhiều nghiên cứu hơn về thực tiễn EA trong bối cảnh HE, bao gồm cả tính khả thi của các mô hình kiến trúc, cách thức triển khai và các thành phần của EA được thiết kế riêng cho phù hợp với cấu trúc của HEIs [11].

Hiện nay, bức tranh về hệ thống thông tin (IS) tại HEIs có tính chất đặc thù của mỗi tổ chức, chủ yếu tự phát triển để phù hợp với mô hình, cấu trúc và quy trình nghiệp vụ hiện tại hoặc trộn lẫn giữa các sản phẩm phần mềm mua bên ngoài được điều chỉnh cho phù hợp với yêu cầu của mỗi đơn vị [5]. Việc tin hóa và ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý của HEIs đã có nhiều kết quả, tuy nhiên cũng đang gặp nhiều trở ngại, như: Hiện tượng “cát cứ” thông tin bên trong của các tổ chức, khả năng tích hợp hệ thống và cung cấp thông tin hỗ trợ ra quyết định, ứng dụng nhiều loại phần mềm khác nhau, mỗi phần mềm quản lý một lĩnh vực riêng, chưa xây dựng được một cơ sở dữ liệu dùng chung cho toàn trường, quy trình xử lý nghiệp vụ còn nhiều tính thủ công và chưa chia sẻ được tài nguyên (thông tin, dữ liệu) cho nhau. Ngoài ra, việc nghiên cứu không đầy đủ về nhu cầu thông tin hóa, thay đổi về nghiệp vụ, không nhất quán trong quản trị, phân tích thiết kế hệ thống yếu cũng làm ảnh hưởng đến hiệu quả của việc tin học hóa trong HEIs.

Trong những năm qua, Quản lý tiến trình tác nghiệp (hay còn gọi là Quản lý tiến trình nghiệp vụ - Business Process Management (BPM)) đã được đề cập như một giải pháp tin học hóa toàn diện cho tổ chức. Mặc dù, BPM có liên quan đến nhiều lĩnh vực - từ lý thuyết quản lý đến công nghệ thông tin, mỗi lĩnh vực sẽ có cách nhìn khác nhau. Tuy nhiên, BPM là cách tiếp cận hệ thống với phương pháp quản lý có ứng dụng công nghệ thông tin, số hóa, tự động hóa và giám sát toàn bộ quy trình nghiệp vụ, mang lại sự linh hoạt, khả năng truy vết và đo lường hiệu quả hoạt động [12]. Việc tin học qua trong quản lý theo cách tiếp cận BPM giúp phân tích nghiệp vụ một cách đầy đủ, có tính hệ thống và toàn diện. Đây là điều kiện cần thiết để xây dựng một hệ thống thông tin quản lý tổng thể trong HEIs.

Trong khuôn khổ bài báo, nhóm tác giả đặt ra ba câu hỏi nghiên cứu:

(1) Tại sao các trường đại học cần phải xây dựng kiến trúc tổng thể?

(2) Lợi ích của việc xây dựng kiến trúc tổng thể đem lại cho các trường đại học là gì?

(3) Làm thế nào để thiết kế kiến trúc tổng thể khả thi cho các trường đại học ở Việt Nam? 

Để giải quyết vấn đề này, nhóm tác giả tập trung vào nghiên cứu quá trình thiết kế quy trình nghiệp vụ để xây dựng hệ thống thông tin tổng thể (Enterprise Information System-EIS) trong HEIs, cụ thể là tái thiết tiến trình nghiệp vụ (Business Process Re-engineering - BPR) hiện tại để chuyển đổi sang hệ thống mới, kết hợp với khung kiến trúc tổng thể TOGAF và kiến trúc hướng dịch vụ (SOA). Do đó, mục tiêu chính của nghiên cứu này là đề xuất mô hình thiết kế kiến trúc tổng thể trong bối cảnh giáo dục đại học ở Việt Nam trên cơ sở kết hợp BPR trong TOGAF và sử dụng kiến trúc SOA trong phát triển hệ thống thông tin nhằm chuyển đổi từ hệ thống thông tin hiện tại sang hệ thống trong tương lai, đảm bảo sự liên kết công nghệ thông tin và quy trình nghiệp vụ tại các HEI. Đồng thời, để kiểm chứng cho tính khả thi của thiết kế, nhóm tác giả thực hiện dự án thực nghiệm tại một trường đại học với bài toán quản lý đào tạo nghiên cứu sinh. Do đó, nghiên cứu này có thể giúp ích cho không chỉ cộng đồng nghiên cứu mà còn cho các nhà quản lý CNTT và kinh doanh giáo dục đại học như các công ty tư vấn dịch vụ EIS hoặc nhà cung cấp giải pháp CNTT cho HEIs.

2. Nội dung

2.1. Cơ sở khoa học và các nghiên cứu trước có liên quan

Trước hết, nhóm tác giả đề cập đến khái niệm “Kiến trúc doanh nghiệp” - Enterprise Architecture - hay còn gọi là “Kiến trúc tổng thể”, là một cái nhìn toàn diện về tổ chức, kết nối giữa nghiệp vụ và hệ thống công nghệ thông tin (IT). EA giúp thực hiện đồng bộ chiến lược, nghiệp vụ và IT của tổ chức; giúp gia tăng hiệu quả thực thi IT; đóng góp giá trị vào phát triển của tổ chức [6].  “Enterprise” (doanh nghiệp) ở đây được hiểu như một tổ chức có định hướng, tùy từng ngữ cảnh có thể là một doanh nghiệp, một trường đại học, hay một cơ quan chính phủ... “Architecture” (kiến trúc), theo từ điển Merriam - Webster, được định nghĩa là: “Nghệ thuật thiết kế và xây dựng các cấu trúc phức tạp với các thành phần có nhiều chủng loại khác nhau cũng như cách thức chúng được tổ chức và tích hợp làm một thể thống nhất hoặc một hình thức chặt chẽ”. EA như một phương pháp thiết kế cấp cao nhất liên quan đến chiến lược, công nghệ thông tin và nguồn lực của tổ chức với 4 quan điểm sau:

(1) EA là một kế hoạch chi tiết, bao gồm hiện trạng và tầm nhìn tương lai của tổ chức. 

(2) Phát triển EA là một quy trình có hệ thống, trong đó hệ thống IT được liên kết với chiến lược của tổ chức.

(3) EA là một tập hợp các phương pháp, quy trình nghiệp vụ, tiêu chuẩn kỹ thuật và đầu tư hệ thống thông tin phù hợp với chiến lược của tổ chức. 

(4) EA cung cấp một cách nhìn thống nhất cho các bên liên quan để hiểu và nhìn nhận tổ chức từ nhiều quan điểm khác nhau.

EA bao gồm từ các quan điểm kỹ thuật (ví dụ: Tiêu chuẩn CNTT, chọn ứng dụng và xác định quy trình phần mềm) cho đến quan điểm quản lý (ví dụ: Điều chỉnh chiến lược kinh doanh và CNTT, mua sắm, hoạch định chiến lược). EA gồm 4 kiến trúc chính là: Kiến trúc nghiệp vụ (Business Architecture); Kiến trúc dữ liệu (Data Architecture), Kiến trúc ứng dụng (Application Architecture) và Kiến trúc công nghệ (Technology Architecture) [13]. Trong đó, “Kiến trúc ứng dụng” là một bản kế hoạch về kiến trúc hệ thống thông tin - Information System Architecture thể hiện kiến trúc tương lai mong muốn của hệ thống thông tin trong tổ chức.

Như vậy, có thể hiểu, kiến trúc tổng thể của một trường đại học (HEEA), là một khung chiến lược có thể cung cấp cấu trúc, kế hoạch và quy trình để đạt được tầm nhìn và mục tiêu của trường đại học bằng cách gắn kết mảng nghiệp vụ (hoặc dịch vụ) và chương trình giáo dục của họ với công nghệ thông tin. Phát triển, thực thi kế hoạch chi tiết HEEA là để tích hợp các thành phần trong HEI hiện tại và chuyển đổi sang một hệ thống thông tin mong muốn trong tương lai, cũng như làm cách nào để đạt được trạng thái đó trong tương lai - tối đa hóa nguồn lực và chuyên môn, duy trì cải cách và hỗ trợ dạy học như Hình 1.

Hình 1: Khung kiến trúc tổng thể của giáo dục đại học theo TOGAF

Nguồn: tác giả

Kế tiếp, khái niệm “Hệ thống thông tin tổng thể” - Enterprise Information System (EIS) được hiểu là một hệ thống thông tin có khả năng xử lý những quy trình nghiệp vụ phức tạp bằng cách tích hợp thông tin từ nhiều nguồn khác khau, được sử dụng bởi tất cả các bộ phận trong tổ chức. EIS bao gồm các chức năng cơ bản như: Thu thập, xử lý, quản lý, lưu trữ và đảm bảo quyền truy cập tài nguyên hiệu quả của tổ chức [14][15]. Hệ thống thông tin tổng thể có 3 đặc tính:

• EIS như một phần mềm trung gian (middleware), cho phép tích hợp, kết nối các thành phần ứng dụng trong hệ thống. Điều này được triển khai để khắc phục những hạn chế do sự hoạt động riêng lẻ của các phần mềm ứng dụng trong tổ chức. Với đặc tính này thì ứng dụng tích hợp tổng thể và kiến trúc hướng dịch vụ (SOA) đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng hệ thống thông tin tổng thể.
• EIS gồm các thành phần hoặc phân hệ (thu thập, xử lý, quản lý, lưu trữ, bảo quản, phân phối, phân quyền) của hệ thống thông tin tổng thể như là những dịch vụ độc lập. Với đặc tính này, tiêu chuẩn kỹ thuật cho các giao diện kết nối giữa dịch vụ (APIs) khác nhau đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng hệ thống thông tin tổng thể.
• EIS là một kho lưu trữ thống nhất cho tất cả các loại thông tin của tổ chức. Dữ liệu dùng chung của hệ thống sẽ lưu trữ tập trung tại một kho thống nhất, đảm bảo cung cấp thông tin và dữ liệu cần thiết cho tất cả các ứng dụng. Nhờ vậy, có thể loại bỏ tính thiếu nhất quán về thông tin, dữ liệu và giảm thiểu được chi phí lưu trữ.

Bài toàn xây dựng EIS là một bài toán phức tạp, liên quan đến nhiều đối tượng và thành phần khác nhau như: Con người, cơ sở vật chất, quy trình, thể chế, nguồn lực, chi phí... Nếu không xây dựng một EIS đúng phương pháp sẽ dẫn đến đầu tư chồng chéo, các hệ thống không có tương tác, chia sẻ dữ liệu, khó tích hợp và mở rộng trong tương lai. Hướng xây dựng EIS theo cách tiếp cận kiến trúc tổng thể sẽ giải quyết một cách triệt để bài toán trên. Theo Yuliana & Rahardjo (2016), có 3 bước để xây dựng kiến trúc EIS được minh họa trong Hình 2, gồm [17]:

• Mô tả kiến trúc hiện tại (As-Is): Qua quá trình khảo sát và đánh giá hiện trạng, tiến hành dựng lại kiến trúc hiện tại của hệ thống. Từ đó, xác định được vấn đề của hệ thống hiện tại.
• Mô tả kiến trúc tương lai (To-Be): Là kiến trúc cần đạt tới của tổ chức dựa trên khung kiến trúc tổng thể, tầm nhìn và sự lựa chọn công nghệ.
• Kế hoạch chuyển đổi (Transition Plan): Từ kiến trúc hiện tại và kiến trúc tương lai, xây dựng các bước bao gồm các giải pháp, trình tự và độ ưu tiên cần thực hiện để chuyển từ As-Is sang To-Be. (Hình 2)

Hình 2: Quy trình xây dựng kiến trúc hệ thống thông tin tổng thể

Source: Yuliana & Rahardjo, 2016

Tiếp theo, khái niệm về Quản lý tiến trình nghiệp vụ (BPM) là cách tiếp cận hệ thống, phương pháp quản lý có sử dụng công nghệ. Theo nhóm tác giả, “BPM là một cách tiếp cận hệ thống có cấu trúc nhằm phân tích, cải tiến, kiểm soát và quản lý các tiến trình với mục đích nâng cao chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ” [12]. Như vậy, trong bối cảnh HE thì BPM là phương pháp hỗ trợ quá trình quản lý của HEIs bằng cách sử dụng: Phương pháp, kỹ thuật và phần mềm để thiết kế, ban hành, kiểm soát, cải tiến và phân tích các tiến trình nghiệp vụ liên quan đến con người, tổ chức, ứng dụng, tài liệu và nguồn thông tin khác nhằm nâng cao chất lượng đào tạo và cung cấp các dịch vụ cho xã hội. Ở đây, tiến trình nghiệp vụ (business process) là tập hợp các hoạt động (activity) mô tả nghiệp vụ trong quản lý để biến thông tin đầu vào (inputs) thành thông tin đầu ra (outputs). Khi quy định rõ trình tự (sequence), phương pháp (method), trách nhiệm và quyền hạn (responsibility & authority), năng lực (competency), thời gian (time), cơ sở hạ tầng và thiết bị cần thiết (infrastructure), tiêu chí hoạt động (operational criteria), kiểm soát (control), và lưu trữ (records) của các tiến trình nghiệp vụ thì gọi là “Quy trình nghiệp vụ”. Như vậy, trong ngữ cảnh của hoạt động quản lý thì: Tiến trình nghiệp vụ là tập hợp các hoạt động có mối quan hệ, tương tác với nhau để biến thông tin đầu vào thành thông tin đầu ra, còn Quy trình nghiệp vụ là tài liệu mô tả trình tự các bước được quy định để thực hiện một hoặc nhiều tiến trình nghiệp vụ (thường thì mô tả rõ ai làm việc gì, dùng để làm gì và phải làm như thế nào). Trong bối cảnh HE, BPM sẽ gắn với hoạt động đảm bảo và kiểm định chất lượng giáo dục, thông qua BPM thì vòng đời phát triển của các tiến trình nghiệp vụ có dạng xoáy ốc đồng trục với 4 giai đoạn: Lập kế hoạch - Thực hiện - Kiểm tra - Cải tiến (Plan – Do – Check - Action) với điểm bắt đầu là mô tả trạng thái hệ thống hiện tại(As-is) và điểm kết thúc là trạng thái của hệ thống mong muốn trong tương lai (To-be).

Hai hoạt động cơ bản của BPM là “Mô hình hóa tiến trình nghiệp vụ - Business Process Modeling” và “Tái thiết tiến trình nghiệp vụ - Business Process Re-engineering”. Trong đó, mô hình hóa tiến trình nghiệp vụ là hoạt động nhằm biểu diễn các tiến trình nghiệp vụ của mỗi tổ chức dưới dạng mô hình phân tích, thiết kế và cải tiến (trên thiết kế) nhằm áp dụng vào thực tiễn. Để thực hiện được công việc này, ngôn ngữ mô hình hóa tiến trình nghiệp vụ (Business Process Modeling Language-BPML) được sử dụng để biểu diễn các đối tượng, các hoạt động, mối quan hệ cùng với sự tương tác của các đối tượng trong tiến trình. Mỗi ngôn ngữ mô hình hóa thường có các thành phần cơ bản giúp người dùng mô tả tiến trình nghiệp vụ như: Start - xác định điểm bắt đầu của một quy trình; End - xác định điểm kết thúc của một quy trình; Tasks - biểu diễn các tác vụ khác nhau của một quy trình; Decision - thể hiện các lựa chọn có trong quy trình; Split - chia quy trình thành các nhánh song song; Join - nối các quy trình con song song thành một quy trình; và Even - xác định sự xuất hiện của các sự kiện trong quy trình.

Khi các quy trình nghiệp vụ không còn phù hợp với điều kiện thực tế, việc tối ưu hóa trình nghiệp vụ sẽ được thực hiện, khi đó hoạt động cơ bản thứ hai của BPM là tái thiết tiến trình nghiệp vụ (BPR) nhằm mục đích “thiết kế lại quy trình nghiệm vụ một cách cơ bản để đạt được những cải tiến đáng kể trong hoạt động”. Như vậy, thực hiện BPR trong HEIs là sử dụng sức mạnh của công nghệ thông tin hiện đại nhằm chuyển đổi hệ thống hiện tại sang mô hình mới, giúp tái cấu trúc tất cả các quy trình nghiệp vụ, hiện đại hóa công nghệ và hệ thống quản lý, sắp xếp lại cơ cấu tổ chức và xây dựng giá trị mới để đạt được bước nhảy vọt về hiệu suất trong suốt quá trình hoạt động.

Cuối cùng, nghiên cứu đề cập đến “Kiến trúc hướng dịch vụ - Service Oriented Architecture” xuất hiện như một phương pháp xây dựng phần mềm có những ưu thế phù hợp với các dự án phần mềm quy mô lớn. Khác với kiến trúc phần mềm nguyên khối (Monolithic), Kiến trúc hướng dịch vụ (SOA) đề cập đến quá trình phát triển phần mềm độc lập và theo hướng chia hệ thống ra thành các dịch vụ (Services). Mỗi Service này đều có một logic riêng, một trách nhiệm riêng và có thể phát triển riêng biệt. Để quản lý và điều phối các Services, thì một thành phần trục tích hợp (Enterprise Service Bus-ESB) để tích hợp chúng với nhau mà không phụ thuộc vào nền tảng, công nghệ của các ứng dựng trước đó. SOA thiết lập một kênh truyền thông và dịch chuyển các thông điệp từ một ngôn ngữ ứng dụng này sang một ngôn ngữ ứng dụng khác. Hiện đã có một số ứng dụng thành công với kiến trúc SOA[6]. Vì vậy, trong nghiên cứu này, nhóm tác giả đề xuất kết hợp SOA và BPM trong EA nhằm xây dựng EIS trong các trường đại học [19][20].

2.2. Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng các phương pháp phát triển EA theo cách tiếp cận quy nạp [16]. Trong đó, nhóm tác giả đã sử dụng mô hình tham chiếu và phương pháp luận của các kiến trúc TOGAF và SOA kết hợp với phương pháp luận BPM để phát triển hệ thống. Ngoài ra, để đảm bảo tính đúng đắn trong quá trình phát triển học thuật, nghiên cứu sử dụng phương pháp phát triển kiến trúc ADM (Architecture Development Method) theo TOGAF. ADM định nghĩa quá trình thiết kế EA là một vòng tuần hoàn phát triển từ kiến trúc nghiệp vụ cho đến kiến trúc thông tin và xác định đầu vào/đầu ra cho mỗi giai đoạn [22]. Như trình bày trong Hình 3, ADM chia quy trình mô hình EA thành 8 giai đoạn từ A đến H. ADM được lặp lại trên tất cả, trong và giữa các giai đoạn. Toàn bộ chu trình của ADM là lặp lớp ngoài và một số pha lặp lớp bên trong ở 3 kiến trúc: Kiến trúc nghiệp vụ (Business Architecture), Kiến trúc hệ thống thông tin (Information Systems Architecture) và Kiến trúc công nghệ (Technology Architecture), viết tắt là BIT được minh họa trong Hình 3.

Hình 3: Sơ đồ phương pháp nghiên cứu

Nguồn: Tác giả đề xuất

Sơ đồ phương pháp nghiên cứu Hình 3 được mô tả như sau:

- Bước 1: Hình thành các vấn đề nghiên cứu, tạo ra các câu hỏi nghiên cứu về các vấn đề được nghiên cứu.

- Bước 2. Nghiên cứu tài liệu tổng quan bằng cách nghiên cứu các tài liệu, lý thuyết hoặc tài liệu tham khảo khác nhau liên quan đến khung TOGAF. Nghiên cứu tài liệu trực tuyến hoặc thực hiện thông qua sách, tạp chí và các kết quả nghiên cứu trước đó.

- Bước 3: Thu thập dữ liệu là giai đoạn thu thập dữ liệu được yêu cầu cả sơ cấp là nhóm tác giả phỏng vấn trực tiếp lãnh đạo CNTT của 5 trường đại học và nguồn dữ liệu thứ cấp được tác giả sử dụng từ báo cáo đánh giá thực trạng ứng dụng CNTT trong các cơ sở giáo dục đại học do Bộ Giáo dục và Đào tạo thực hiện khảo sát năm 2018 và 2019 với hơn 200 trường đại học ở Việt Nam. [23][24].

- Bước 4: Thiết kế kiến trúc tổng thể là hoạt động thực hiện xử lý dữ liệu để tạo ra tầm nhìn về kiến ​​trúc, kiến ​​trúc nghiệp vụ, kiến trúc hệ thống thông tin và kiến trúc công nghệ (thành phần BIT) sử dụng TOGAF ADM framework.

- Bước 5: Để đánh giá tính khả thi của thiết kế, nhóm tác giả thực hiện dự án thử nghiệm (Pilot project) với bài toán Quản lý quy trình bảo vệ luận án của nghiên cứu sinh tại một trường đại học cụ thể.

- Bước 6: Nhóm tác giả đưa ra các khuyến nghị dưới dạng thiết kế hệ thống chi tiết như một giải pháp cho một số vấn đề tồn tại trong các trường đại học ở Việt Nam.

Cuối cùng, SOA được nghiên cứu đề xuất trong TOGAF với việc bổ sung một trục tích hợp dịch vụ (ESB) ở thiết kế EA nhằm tạo sự gắn kết chặt chẽ giữa 3 thành phần, gồm: Business-Service trong B, Data-Entity trong I và Platform-Service trong T, gọi là BIT-SOA [20][21].

2.3. Kết quả và thảo luận

 2.3.1. Xây dựng kiến trúc tổng thể cho các trường đại học

Phạm vi của nghiên cứu không bao gồm tất cả các giai đoạn của phương pháp ADM TOGAF, nhóm tác giả chỉ tập trung vào thành phần BIT trong ADM, gồm: Kiến trúc nghiệp vụ, Kiến trúc hệ thống thông tin, Kiến trúc công nghệ. Trong kết quả nghiên cứu của Nguyễn Duy Hải & Lê Văn Năm (2019) thì BIT được hiểu là bản mô tả các quy trình nghiệp vụ, tích hợp dịch vụ thông tin và tiêu chuẩn kỹ thuật ở các giai đoạn khác nhau trong quá trình phát triển EA [22]. Để xác định các hoạt động cốt lõi trong quá trình xây dựng EA, nhóm tác giả sử dụng kỹ thuật phân tích chuỗi giá trị Michael Porter [25][26] xác định chuỗi giá trị cốt lõi của HEIs ở Việt Nam bao gồm 2 mảng hoạt động chính: “Hoạt động học thuật” và “Hoạt động hỗ trợ”. Trong đó, hoạt động học thuật là hoạt động chính trong HEIs bao gồm: Tuyển sinh, lập kế hoạch đào tạo, giảng dạy, kiểm tra đánh giá, tốt nghiệp và kết nối cựu sinh viên; hoạt động hỗ trợ gồm: Quản lý nguồn nhân lực, quản trị tài chính, đảm bảo chất lượng, quản lý cơ sở vật chất và hạ tầng, quản lý hợp tác, nghiên cứu và dịch vụ cộng đồng nhằm hỗ trợ việc thực hiện các hoạt động học thuật. Đối với giai đoạn tầm nhìn kiến trúc, nhóm tác giả xây dựng “Ma trận ánh xạ của các bên liên quan” tham gia trong kiến trúc tổng thể, từ đó xác định chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của các thành phần trong tổ chức.

Giai đoạn kiến trúc nghiệp vụ (B): Xây dựng các “Biểu đồ phân rã chức năng”, “Ma trận tương tác nghiệp vụ” và các “Biểu đồ quy trình nghiệp vụ” được tái thiết theo hướng dịch vụ để phù hợp với mong muốn của HEIs trong tương lai gọi là “Dịch vụ nghiệp vụ”.

“Biểu đồ phân rã chức năng” mô tả các chức năng chính và các chức năng con, mỗi chức năng nghiệp vụ bao gồm các hoạt động tác nghiệp chính bên trong.

“Ma trận tương tác nghiệp vụ” là mô tả mối quan hệ tương tác giữa các đơn vị với những chức năng nghiệp vụ.

Trong khi đó, “Biểu đồ quy trình nghiệp vụ” là sơ đồ quy trình nghiệp vụ được tạo ra bằng cách quan sát, phỏng vấn các bộ phận nghiệp vụ của HEI và sử dụng ngôn mô hình hóa nghiệp vụ (BPML).

Giai đoạn kiến trúc hệ thống thông tin (I): Nghiên cứu xem xét các hệ thống thông tin đã được áp dụng trong HEIs và các hệ thống thông tin được mong đợi trong tương lai trên phương diện “kiến trúc dữ liệu” và “kiến trúc ứng dụng”. Đối với việc xác định kiến trúc hiện tại, nhóm tác giả thực hiện phỏng vấn các phòng, ban chuyên môn và các khoa đào tạo để tìm ra kiến trúc dữ liệu hiện tại và kiến trúc ứng dụng mô tả lại hiện trạng của hệ thống. Sau đó, nghiên cứu tiến hành xây dựng ma trận hai chiều với một chiều là dữ liệu và chiều còn lại là ứng dụng. Giá trị của các ô trong ma trận được thể hiện các vai trò: V-View; X-Xóa, E-Sửa; C-Tạo mới (CEXV) để xác định mức độ phù hợp của dữ liệu và ứng dụng hiện tại. Kiến trúc mới trong tương lai được tạo ra gồm các Thành phần ứng dụng nhằm xác định thực thể và các lớp dữ liệu sử dụng chung trong hệ thống cũng như sắp xếp lại các ứng dụng và dữ liệu đáp ứng các quy trình nghiệp vụ mới.

Giai đoạn kiến trúc công nghệ (T): Nghiên cứu lập hồ sơ thiết kế cơ bản hệ thống công nghệ thông tin bao gồm: Phần cứng, phần mềm và công nghệ truyền thông, đồng thời xác định công nghệ hiện tại và tạo ra các kiến trúc đích cần thiết của HEIs trong tương lai chứa hai thực thể cốt lõi là “Dịch vụ nền tảng”, “Thành phần công nghệ vật lý”. Dịch vụ nền tảng có liên quan đến “Dịch vụ nghiệp vụ” trong B và các Thành phần công nghệ vật lý có liên quan đến các Thành phần ứng dụng trong I.

Trên cơ sở đó, mô hình thiết kế hệ thống thông tin tổng thể tại HEIs được nhóm tác giả đề xuất trong Hình 4.

Hình 4: Mô hình thiết kế kiến trúc hệ thống thông tin tổng thể tại HEIs

Nguồn: Tác giả đề xuất

2.3.2. Pilot Project: Quản lý quy trình bảo vệ luận án tiến sĩ của NCS

Bài toán “Quản lý quy trình bảo vệ luận án tiến sĩ” của nghiên cứu sinh (NCS) là một trong những bài toán quản lý tổng thể, thuộc “hoạt động học thuật” trong các trường đại học. Theo quy định, để thực hiện thành công bảo vệ luận án, NCS sẽ thực hiện một quy trình 10 bước trong quy trình quản lý đào tạo NCS, bao gồm: 1) Lập hồ sơ đánh giá tiểu luận tổng quan; 2) Lập hồ sơ đề nghị đánh giá 3 chuyên đề tiến sĩ; 3) Lập hồ sơ đánh giá luận án cấp cơ sở; 4) Đăng ký lịch bảo vệ cấp cơ sở; 5) Lập hồ sơ gửi phản biện độc lập luận án tiến sĩ; 6) Lập hồ sơ thành lập hội đồng đánh giá luận án cấp trường; 7) Lập hồ sơ xin đọc và viết nhận xét luận án; 8) Hoàn thiện hồ sơ bảo vệ cấp trường; 9) Đăng ký và thông báo lịch bảo vệ luấn án tiến sĩ cấp trường; và 10) Hoàn thiện hồ sơ sau bảo vệ cấp trường. Công việc này được thực hiện trong suốt quá trình học tập của NCS tại cơ sở đào tạo. Tại mỗi một bước của quy trình sẽ bao gồm nhiều tiến trình thực hiện. Hiện nay, công tác này đa phần đang được thực hiện trực tiếp thủ công tại các cơ sở đạo sau đại học, thông thường thì NCS sẽ hoàn thiện các hồ sơ giấy tờ theo quy định (10 bước) và nộp trực tiếp tại đơn vị tiếp nhận hồ sơ (tại khu vực hành chính một cửa hoặc trực tiếp phòng/ban/viện quản lý đào tạo sau đại học). Sau đó, cán bộ phụ trách nghiệp vụ sẽ kiểm tra hồ sơ và phản hồi kết quả (chấp nhận/hoặc từ chối để bổ sung). Quy trình này có nhiều bất cập, tốn thời gian đi lại của NCS, đồng thời quá tải đối với bộ phận nghiệp vụ xử lý hồ sơ khi vào các giai đoạn cao điểm. Xét thấy, quá trình này cần được cải tiến quy trình quản lý, tái thiết lại quy trình nghiệp vụ, nhóm tác giả đã thực nghiệm bài toán quản lý tổng thể này tại Trường Đại học Sư phạm Hà Nội, với mong muốn kiểm định mức độ khả thi của mô hình thiết kế hệ thống thông tin tổng thể tại các trường đại học đã đề xuất.

Đối với giai đoạn thiết kế “Kiến trúc nghiệp vụ”, nhóm tác giả tiến hành khảo sát nghiệp vụ tại phòng quản lý Sau đại học. Xác định các bên liên quan tham gia vào sử dụng hệ thống bao gồm: NCS, giảng viên hướng dẫn, chuyên viên quản lý, lãnh đạo phòng Sau đại học, lãnh đạo khoa Đào tạo, Hiệu phó phụ trách đào tạo, chuyên viên thư viện, chuyên viên phòng kế hoạch tài chính và quản trị hệ thống. Tiếp đó, nhóm tác giả xây dựng “biểu đổ phân rã các chức năng” để xác định các “Dịch vụ nghiệp vụ (Business-Service)” của hệ thống và “ma trận tương tác nghiệp vụ” để xác định mối quan hệ và tương tác giữa các Business-Service. Tiếp đến là xây dựng “Biểu đồ quy trình nghiệp vụ” để xác định quy trình thực hiện các tiến trình mới của Business-Service và tương tác giữa người dùng với hệ thống, được mô tả trong Hình 5.

Với quy trình mới, mỗi NCS sẽ được cấp một tài khoản và mã truy cập để vào thực hiện các bước trên hệ thống online. Tại mỗi bước, NCS nộp hồ sơ bản mềm (scan), cán bộ quản lý đào tạo sẽ kiểm duyệt và ra ý kiến chấp nhận hay thông báo bổ sung hồ sơ. Tất cả 10 bước sẽ được thực hiện và kiểm duyệt online. NCS chỉ nộp bản cứng một lần duy nhất trực tiếp cho bộ phận quản lý sau đại học sau khi hoàn tất quá trình online thành công.

Hình 5: Biểu đồ quy trình nghiệp vụ quản lý

“Quy trình bảo vệ luận án tiến sĩ”

Nguồn: Tác giả đề xuất

Giai đoạn thiết kế “Kiến trúc hệ thống thông tin”, nhóm tác giả phân tích dữ liệu hiện thời đang được quản lý thủ công trên file excel, được cán bộ quản lý sau đại học cập nhật sau khi thu hồ sơ tại mỗi bước. Từ đó, nhóm tác giả thiết kế “kiến trúc dữ liệu” và thiết kế “kiến trúc ứng dụng” cho hệ thống online tại địa chỉ: http://ncs.hnue.edu.vn. Giai đoạn thiết kế “Kiến trúc công nghệ”, nhóm tác giả thiết kế thực thể cốt lõi là “Dịch vụ nền tảng(web)” và “Thành phần công nghệ vật lý”, hồ sơ thiết kế hệ thống thông tin tổng thể được mô tả ở phụ lục I (xem tại https://bit.ly/3jp0wF5)

3. Kết luận

Dựa trên kết quả và thảo luận, có thể trả lời các câu hỏi nghiên cứu: 1) Nghiên cứu này tập trung vào mô hình hóa kiến trúc tổng thể trong hoạt động học thuật tại HEIs trong phạm vi (BIT) kiến trúc nghiệp vụ, kiến trúc hệ thống thông tin và kiến trúc công nghệ cho thấy sự cần thiết phải xây dựng kiến trúc tổng thể trong HEIs; 2) Một số hệ thống công nghệ thông tin hiện có trong HIEs vẫn có thể được sử dụng nhưng cần cải tiến để tối ưu hóa các dịch vụ nghiệp vụ, điều này giải thích việc tái thiết quy trình nghiệp vụ giúp mang lại lợi ích cho các bên liên quan trong các HEIs; 3) Kết hợp phương pháp luận TOGAF ADM, BPR và SOA có thể được sử dụng để thiết kế hệ thống thông tin tổng thể tại HIEs, đảm bảo sự gắn kết giữa mục tiêu chiến lược, quy trình nghiệp vụ và công nghệ thông tin.

Tuy nhiên, nhóm tác giả cũng nhận thấy kết quả nghiên cứu mới được thực nghiệm trên một phạm vi nhỏ của bài toán quản lý đào tạo, đây cũng là giới hạn của nghiên cứu khi cấu trúc và quản trị của các trường đại học sư phạm có thể khác nhau. Do đó, cần một đánh giá hoặc nghiên cứu sâu thêm về mô hình, cấu trúc và quản trị ở các trường đại học sư phạm làm cơ sở chặt chẽ cho một mô hình kiến trúc hệ thống thông tin tổng thể mới được chặt chẽ hơn.

Cuối cùng, các nghiên cứu thực nghiệm có thể được bổ sung theo những tính huống cụ thể trong tương lai nhằm đánh giá lại mức độ khả thi của mô hình được đề xuất. Tuy nhiên, với mục tiêu đặt ra đối với bài báo, nhóm tác giả tin rằng nghiên cứu được trình bày có thể sẽ thú vị và có giá trị với cả các chuyên gia, nhà nghiên cứu IS trong các HEIs.

 

TÀI LIỆU THAM KHẢO:

1. Laredo, P. (2007). Revisiting the Third Mission of Universities: Toward a Renewed Categorization of University Activities. Higher Education Policy, 441-456, DOI: 10.1057/palgrave.hep.8300169.
2. Liu, S. (2016). Higher Education Quality Assessment and University Change: A Theoretical Approach. Institutional Transform. Chin. Exp., Singapore: Springer Singapore; 15-46.
3. (2015). New Perspectives on Quality Assurance in European Higher Education. Procedia-Social and Behavioral Sciences, 180, 119-126, DOI: 10.1016/j.sbspro.2015.02.094.
4. Pucciarelli, F. & Kaplan, A. (2016), Competition and strategy in higher education: Managing complexity and uncertainty. Business Horizons, 311-320, DOI: 1016/j.bushor.2016.01.003.
5. Dent, A. (2015), Aligning IT and Business Strategy:An Australian University Case Study. Journal of Higher Education Policy and Management, 37, 519-533, DOI:1080/1360080X.2015.1079395.
6. Lapalme, J., Gerber, A., Merwe, A. & Hinkelmann, K. (2016). Exploring the future of enterprise architecture: A Zachman perspective. Computers in Industry, 79, 103–113, DOI: 10.1016/j.compind.2015.06.010.
7. Taleb, M. & Cherkaoui, O. (2012). Pattern-Oriented Approach for Enterprise Architecture: TOGAF Framework. Journal of Software Engineering and Applications, 5, 45–50, DOI: 10.4236/jsea.2012.51008.
8. Syynimaa, N. (2015). Enterprise Architecture Adoption Method for Higher Education Institutions, PhD thesis, University of Reading.
9. Olsen, H. & Trelsgard, K. (2016). Enterprise Architecture Adoption Challenges: An exploratory Case Study of the Norwegian Higher Education Sector. Procedia Computer Science, 100, 804-811, DOI: 10.1016/j.procs.2016.09.228.
10. Sanchez, F. & Joan, P. (2016). Towards an Unified Information Systems Reference Model for Higher Education Institutions. Procedia Computer Science, 121, 542-553, DOI: 1016/j.procs.2017.11.072.
11. Nguyễn Ái Việt, Đoàn Hữu Hậu, Ngô Doãn Lập, Đỗ Thị Thanh Thùy & Lê Quang Minh (2014), Đánh giá cơ quan điện tử theo mô hình ITI-GAF, Kỷ yếu Hội nghị Khoa học công nghệ Quốc gia lần thứ 7, Đại học Quốc gia Hà Nội.
12. Phan Thanh Đức (2015), Nghiên cứu phát triển quy trình quản lý tiến trình nghiệp vụ trong lĩnh vực ngân hàng thương mại Việt Nam, Luận án Tiến sĩ, Trường Đại học Kinh tế quốc dân.
13. The Open Group (2011), TOGAF Version 9.1, The Open Group, retrieved on October 20th 2019, from < https://pubs.opengroup.org/architecture/togaf91-doc/arch/>
14. Bộ Thông tin và Truyền thông (2015), Văn bản số 1178/BTTTT-THH về việc ban hành Khung Kiến trúc Chính phủ điện tử Việt Nam, ban hành ngày 21/4/2015.
15. Bộ Tài nguyên và Môi trường (2019), Quyết định số 3196/QĐ-BTNMT ban hành Kiến trúc Chính phủ điện tử ngành tài nguyên và môi trường, ban hành ngày 16/12/2019.
16. Bui, Q. Neo. (2017), Evaluating Enterprise Architecture Frameworks Using Essential Elements, Communications of the Association for Information Systems, 41, 1-6, retrieved on April 8th 2020, DOI: 10.17705/1CAIS.04106.
17. Yuliana, R. & Rahardjo, B. (2016), Designing an agile enterprise architecture for mining company by using TOGAF framework, 4th International Conference on Cyber and IT Service Management, Bandung, DOI: 1109/CITSM.2016.7577466.
18. Ahmad N. & Legowo N. (2018), Services Modeling based on SOA and BPM for Information System Flexibility Improvement, International Journal of Electrical and Computer Engineering (IJECE), 8(4), 2451-2455, DOI: 10.11591/ijece. v8i4.pp2451-2455.
19. Nguyễn Duy Hải & Lê Văn Năm (2020), Kết hợp SOA và TOGAF để xây dựng hệ thống thông tin tổng thể tại các trường đại học sư phạm ở Việt Nam, Tạp chí Kinh tế và Phát triển, Trường Đại học Kinh tế quốc dân, số 278 tháng 8/2020, 92-104.
20. Nguyễn Duy Hải & Lê Văn Năm (2019), Đề xuất kiến trúc hệ thống thông tin tổng thể tại các trường đại học Sư phạm ở Việt Nam, Kỷ yếu Hội nghị Khoa học công nghệ Quốc gia lần thứ 12, Liên hiệp các Hội khoa học và Kỹ thuật Việt Nam, Nhà xuất bản Khoa học tự nhiên và Công nghệ 144-152.
21. Nguyễn Duy Hải & Lê Văn Năm (2015), Vai trò của kiến trúc tổng thể trong việc phát triển hệ thống thông tin tại các trường đại học ở Việt Nam, Kỷ yếu hội thảo Hội thảo Quốc gia về vai trò của hệ thống thông tin đối với sự phát triển của các tổ chức và doanh nghiệp, Trường Đại học Kinh tế quốc dân, Nhà xuất bản Lao động - Xã hội, 343-350.
22. Feng, N. & Runye, L. (2017), TOGAF for Agile SOA Modelling, Conference: Information Science and Cloud Computing, 300, DOI:22323/1.300.0045.
23. Bộ Giáo dục và Đào tạo (2018), Văn bản khảo sát thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong các cơ sở giáo dục đại học và các trường sư phạm, Công văn số 5089/BGDĐT-CNTT, ngày 13/3/2018.
24. Bộ Giáo dục và Đào tạo (2019), Khảo sát hiện trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong các cơ sở giáo dục đại học, Công văn số 5089/BGDĐT-CNTT, ngày 06/11/2019.
25. H. Taylor. (2005). Value chain analysis: An approach to supply chain improvement in agri-food chains, International Journal of Physical Distribution & Logistics Management, 35(10), 744-761.
26. E. Porter. (2008). Competitive advantage: Creating and sustaining superior performance. Simon and Schuster. 30, 592 pages.

 

BUSINESS PROCESS RE-ENGINEERING TO BUILD AN ENTERPRISE INFORMATION SYSTEM FOR THE UNIVERSITIES IN VIETNAM

Nguyen Duy Hai

Hanoi National University of Education

Le Van Nam

^{National Economics University}

ABSTRACT:

This research is to design an Enterprise Information System Architecture for universities in Vietnam to help them build their Enterprise Information System (EIS). The current information systems of universities are being developed independently by using different platforms. As a result, the development of new EIS would face many challenges when using available systems to fulfill new vision, strategy and business requirements. This study is conducted by using the TOGAF architecture framework in combination with the Service-oriented architecture (SOA) and the BPM methodology. An experimental project at a university with the management training graduate problem is implemented to verify the feasibility of this study’s approach.

Keywords: Re-engineering, overall architecture, BPM, SOA, TOGAF.

[Tạp chí Công Thương - Các kết quả nghiên cứu khoa học và ứng dụng công nghệ,

Số 22, tháng 9 năm 2020]