TÓM TẮT:
Ứng dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT) trong doanh nghiệp (DN) là xu hướng tất yếu của thời đại cách mạng công nghệ 4.0. Hiện nay, khái niệm HĐĐT đã dần được chấp nhận và sử dụng rộng rãi trong giao dịch mua bán với sự hỗ trợ của máy tính, phần mềm. Bài viết ra đời trong ngữ cảnh Việt Nam đang thực hiện chuyển đổi từ việc giao dịch bằng hóa đơn giấy sang HĐĐT theo quy định của Nghị định số 119/2018/NĐ-CP. Bài viết phân tích sự khác biệt giữa các quy định cũ và quy định mới liên quan đến HĐĐT.
Từ khóa: Hóa đơn điện tử, Nghị định số 119/2018/NĐ-CP, Thông tư số 68/2019/TT-BTC.
1. Khái niệm HĐĐT
Hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng, cung cấp dịch vụ (CCDV) lập, ghi nhận thông tin bán hàng hoặc CCDV theo quy định của pháp luật. Đặt vào ngữ cảnh tin học hóa đối với giao dịch do kế toán ghi nhận, chúng ta có khái niệm “hóa đơn điện tử”. Theo Điều 3, Thông tư số 32/2011/TT-BTC, hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng, CCDV, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. HĐĐT phải được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của DN đã được cấp mã số thuế (MST) khi bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên hệ thống máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
2. Tình hình sử dụng hóa đơn hiện nay của DN
Sau khi Nghị định số 51/2010/NĐ-CP được ban hành thì phương thức phát hành, quản lý hóa đơn của DN đã được chuyển đổi từ cơ chế “mua hóa đơn của cơ quan Thuế” sang cơ chế “DN tự đặt in, tự in hóa đơn” để sử dụng. Nghị định này đã giúp DN chủ động hơn trong việc sử dụng và quản lý hóa đơn.
Đặc biệt, trong Nghị định số 51/2010/NĐ-CP, Chính phủ đề cập đến việc triển khai áp dụng HĐĐT cho các DN dưới sự quản lý của cơ quan thuế. Kết quả thống kê rất khả quan:
- Số lượng DN sử dụng HĐĐT tăng lên nhanh chóng từ 44 DN năm 2012 lên 5.245 DN năm 2017.
- Số lượng HĐĐT tăng từ 158.141 hóa đơn năm 2012 lên 601 triệu hóa đơn năm 2017.
- Tỷ trọng HĐĐT trong tổng số hóa đơn được sử dụng trong giai đoạn 2012 - 2017 tăng dần qua các năm, từ 0,003% năm 2012 lên 12,97% năm 2017.
3. Các tồn tại và hạn chế khi áp dụng HĐĐT trong giai đoạn hiện nay
Mặc dù tỷ lệ sử dụng HĐĐT tăng dần qua các năm nhưng xu hướng tăng trưởng còn chậm. Điều này cho thấy việc sử dụng HĐĐT có nhiều điểm hạn chế do các nguyên nhân sau:
Thứ nhất, hóa đơn trong nhận thức của người dân vẫn là chứng từ giấy (hóa đơn đỏ). HĐĐT chưa được nhiều người biết đến và sử dụng nên khi mới áp dụng, các DN thường gặp rất nhiều khó khăn trong việc giải thích cho khách hàng hiểu thế nào là HĐĐT và tính pháp lý của hóa đơn này.
Thứ hai, các quy định về HĐĐT chưa thực sự đầy đủ để có thể triển khai rộng rãi, nhất là trong giai đoạn từ năm 2010 đến 2015, hoạt động thương mại điện tử chưa phát triển mạnh mẽ. Trong khi đó, Nghị định số 51/2010/NĐ-CP cho phép các DN được sử dụng đồng thời nhiều thức hóa đơn khác (hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in) nên chưa đủ cơ sở pháp lý bắt buộc DN sử dụng HĐĐT.
Thứ ba, để sử dụng HĐĐT, DN phải có điều kiện nhất định về hạ tầng công nghệ thông tin, nhân viên phải có trình độ quản lý, lưu trữ dữ liệu. Trong khi đó, hầu hết các DN nhỏ và vừa của Việt Nam còn hạn chế về nguồn lực tài chính, nhiều DN còn thuê dịch vụ kế toán nên sẽ gặp nhiều khó khăn về công tác kế toán khi quy định bắt buộc sử dụng HĐĐT được thực thi.
Thứ tư, số lượng các tổ chức CCDV và phần mềm HĐĐT còn hạn chế. Ngoài ra, chi phí khởi tạo ban đầu cao hơn so với việc DN tự in hóa đơn, ảnh hưởng lớn đến tình hình tài chính của các DN.
4. Điểm khác biệt giữa quy định cũ và mới liên quan đến HĐĐT
4.1. Phân loại HĐĐT
4.2. Nội dung HĐĐT
4.3. Thời điểm lập HĐĐT
4.4. Đăng ký sử dụng HĐĐT
5. Kết luận
Việc bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử là một điều tất yếu trong xu thế công nghệ 4.0, đồng thời cũng sẽ giúp ích cho cơ quan thuế và doanh nghiệp. Về phía cơ quan thuế, công tác quản lý trong việc thu thập, tổng hợp báo cáo dữ liệu hóa đơn được thực hiện nhanh chóng, kịp thời và chính xác, đặc biệt sẽ giúp cho cơ quan thuế có cơ sở dữ liệu chính xác phục vụ công tác thanh tra kiểm tra sau này. Về phía doanh nghiệp, sử dụng hóa đơn điện tử sẽ giúp giảm chi phí lưu trữ, vận chuyển, in ấn, giúp giảm rủi ro mất mát, hư hỏng hóa đơn so với việc sử dụng hóa đơn giấy.
Thời điểm bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử đang đến rất gần. Do đó, việc cấp bách của các doanh nghiệp, hộ kinh doanh là phải chuẩn bị nguồn lực về vật chất và nhân lực; đặc biệt là nhân lực phải được chuẩn bị thật kỹ càng về cách thức sử dụng hóa đơn điện tử, về quản lý hóa đơn điện tử đầu ra và đầu vào. Bên cạnh đó, cơ quan thuế cần vận động tuyên truyền, khuyến khích doanh nghiệp, hộ kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử, giúp cho việc sử dụng hóa đơn điện tử trở thành một giải pháp tốt nhất cho hoạt động kinh doanh trong thời kỳ công nghệ 4.0.
TÀI LIỆU THAM KHẢO:
- Bộ Tài chính (2011), Thông tư số 32/2011/TT-BTC V/v Hướng dẫn khởi tạo, phát hành, sử dụng HĐĐT bán hàng hóa, CCDV.
- Chính phủ Nước CHXHCN Việt Nam (2014), Nghị định số 51/2010/NĐ-CP và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP V/v Quy định về hóa đơn bán hàng hóa, CCDV.
- Bộ Tài chính (2014), Thông tư số 39/2014/TT-BTC V/v Hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP về hóa đơn bán hàng hóa, CCDV.
- Bộ Tài chính (2015), Thông tư số 26/2015/TT-BTC sửa đổi bổ sung cho Thông tư số 39/2014/TT-BTC.
- Bộ Tài chính (2017), Thông tư số 37/2017/TT-BTC sửa đổi bổ sung cho Thông tư số 39/2014/TT-BTC và Thông tư số 26/2015/TT-BTC.
- Chính phủ Nước CHXHCN Việt Nam (2018), Nghị định số 119/2018/NĐ-CP V/v Quy định về HĐĐT khi bán hàng hóa, CCDV.
- Bộ Tài chính (2019), Thông tư số 68/2019/TT-BTC V/v Hướng dẫn thực hiện Nghị định số 119/2018/NĐ-CP về thực hiện HĐĐT.
- Tổng cục Thống kê - Bộ Kế hoạch và Đầu tư (2017), Kết quả chính thức điều tra kinh tế năm 2017.
- Phan Thị Thu Hồng (2019), Áp dụng HĐĐT ở Việt Nam và một số kiến nghị, http://tapchitaichinh.vn/co-che-chinh-sach/ap-dung-hoa-don-dien-tu-o-viet-nam-va-mot-so-kien-nghi-306229.html
- Melnvoice.vn (2019), Lợi ích và khó khăn của việc áp dụng hóa đơn điện tử, https://www.meinvoice.vn/tin-tuc/chi-tiet/newsid/3379/ap-dung-hoa-don-dien-tu-2/
E-INVOICE - A SIGNIFICANT CHANGE AFTER VIETNAM
IMPLEMENTED THE DECREE NO.119/2018/ND-CP
● Master. TRAN MINH NGOC
● Master. HO THI BICH NHON
● Master. DO PHUONG THAO
Ho Chi Minh City Open University
ABSTRACT:
The implementation of electronic invoices (e-invoice) into enterprises is an indispensable trend in the context of Industry 4.0. The concept of e-invoice has been gradually accepted and widely used in transactions with the support of software and computers. Vietnam is shifting from the use of paper invoice to e-invoice by implementing the Decree No.119/2018/ND-CP. This paper analyzes the differences between Vietnam’s old and new regulations on e-invoice
Keywords: Electronic invoices, Decree No.119/2018/ND-CP, Circular No.68/2019/TT-BTC.
