Thực trạng Ứng dụng tin học trong kế toán tại hệ thống Kho bạc Nhà nước

TÓM TẮT:

Ngày nay, khi nền kinh tế thế giới phát triển với những tiến bộ và trình độ ngày càng cao, Việt Nam cũng hội nhập ngày càng sâu rộng với khu vực và quốc tế, thì ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động ngân sách trở thành một mục tiêu tổng quát trong tiến trình cải cách hệ thống kế toán nhà nước. Điểm nhấn ứng dụng công nghệ thông tin của Kho bạc Nhà nước (KBNN) là việc triển khai thành công ứng dụng hệ thống thông tin quản lý ngân sách và kho bạc (TABMIS). Hệ thống này đặc biệt mang đến nhiều thuận lợi trong công tác kế toán thanh toán tại kho bạc.

Từ khóa: Ứng dụng tin học, kế toán, Kho bạc Nhà nước, hệ thống thông tin quản lý ngân sách và kho bạc (TABMIS), thanh toán điện tử.

I. Vai trò của ứng dụng công nghệ thông tin vào kế toán thanh toán tại kho bạc

1. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán KBNN

Kế toán KBNN là công việc thu thập, xử lý, kiểm tra, giám sát, phân tích và cung cấp thông tin về tình hình thu chi NSNN, các loại tài sản do KBNN đang quản lý và các hoạt động nghiệp vụ KBNN. Theo chiến lược phát triển Kho bạc Nhà nước đến năm 2020 ban hành cùng với Quyết định 138/2007/QĐ-TTg ngày 21/08/2007 của Thủ tướng Chính phủ, cần phải nghiên cứu triển khai thực hiện mô hình thanh toán tập trung, theo hướng mọi giao dịch của NSNN và các quỹ tài chính của Nhà nước đều được thực hiện qua tài khoản thanh toán tập trung. Bên cạnh đó, cần phải hiện đại hóa công tác thanh toán của KBNN trên nền tảng CNTT hiện đại theo hướng tự động hóa và tăng tốc độ xử lý các giao dịch, đảm bảo dễ dàng kết nối, giao diện với các hệ thống ứng dụng khác, tham gia hệ thống thanh toán điện tử song phương, thanh toán điện tử liên ngân hàng, thanh toán bù trừ điện tử với các ngân hàng, ứng dụng có hiệu quả công nghệ, phương tiện và hình thức thanh toán không dùng tiền mặt.

Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán KBNN sẽ đảm bảo cập nhật kịp thời dữ liệu, đối chiếu, kiểm soát và hạch toán kế toán quyết toán thu chi ngân sách các cấp trên máy tính, kết xuất sổ sách và báo cáo theo đúng luật và chế độ quy định. Việc ứng dụng CNTT mang lại nhiều lợi ích và hiệu quả cho công tác kế toán.

Thứ nhất, CNTT giúp kế toán hạch toán chi tiết và tổng hợp trên mạng máy tính một cách chính xác, nhanh chóng và hiệu quả.

Thứ hai, CNTT giúp kế toán KBNN kiểm soát các khoản vượt chi ngoài dự toán được duyệt cho từng hàng mục đơn vị, thực hiện chi đúng theo nội dung dự toán, quản lý và theo dõi các khoản tiền lương và biên chế ở từng đơn vị.

Thứ ba, CNTT giúp kế toán quản lý tốt công tác kiểm soát chi NSNN đối với các đơn vị dự toán, các cơ quan hành chính được khoán kinh phí và khoán chi đối với các đơn vị sự nghiệp có thu.

Thứ tư, CNTT thực hiện điều tiết các khoản thu NSNN theo đúng quy định của nhà nước.

Thứ năm, CNTT giúp cho việc cung cấp và đối chiếu số liệu giữa các cơ quan liên quan nhanh chóng và chính xác.

2. Ứng dụng công nghệ thông tin vào kế toán thanh toán liên kho bạc

Xu thế phát triển của xã hội hiện nay là vươn tới những liên kết các hoạt động kinh tế trên nhiều lĩnh vực khác nhau. Các giao dịch kinh tế từ trước đến nay, hầu như đều cần có sự tác động của tiền mặt, hoặc khi đã có trung gian là các tổ chức tài chính thì việc đứng ra thanh toán hộ cũng mất rất nhiều thời gian. Những lúc như thế thì các phương thức thanh toán không dùng tiền mặt là một công cụ rất hữu hiệu nhằm khắc phục thời gian thanh toán chậm. Các trung gian tài chính đã kịp thời nắm bắt công cụ hỗ trợ vô cùng hiệu quả vào công tác thanh toán cho các giao dịch kinh tế. Sự ra đời của giao dịch điện tử đã giúp các nhà quản lý khắc phục được nhiều vấn đề liên quan đến thanh toán. Việc triển khai thành công Chương trình thanh toán song phương điện tử và phối hợp thu giữa KBNN với hệ thống các ngân hàng thương mại; Điện tử hóa các giao dịch thanh toán, sử dụng chữ ký số và thanh toán online liên tục theo mỗi giao dịch thu, chi NSNN nói riêng và các giao dịch thanh toán của KBNN nói chung đã thay thế hoàn toàn phương thức thanh toán thủ công bằng chứng từ giấy theo phiên trước đây, đã làm giảm đáng kể lao động thủ công trong các khâu của công tác kế toán, thanh toán của KBNN và các ngân hàng thương mại. Qua đó, góp phần tập trung kịp thời, đầy đủ các khoản thu NSNN, đáp ứng nhanh, chính xác các khoản chi của NSNN và giao dịch của các đơn vị sử dụng NSNN; nâng cao hiệu quả quản lý quỹ NSNN, giúp cho việc điều hành ngân quỹ nhà nước phân tán theo từng tài khoản của các đơn vị KBNN địa phương chuyển sang tập trung theo tài khoản chính của KBNN tại từng hệ thống ngân hàng. KBNN tích cực phối hợp với các đơn vị triển khai xây dựng cổng thông tin điện tử KBNN tích hợp; phối hợp với các đơn vị có liên quan đẩy nhanh tiến độ xây dựng chương trình quản lý văn bản đi, đến, trong nội bộ hệ thống KBNN nhằm từng bước điện tử hóa các hoạt động, giảm thiểu văn bản, hồ sơ, chứng từ giấy trong hệ thống KBNN. Ngoài những thuận lợi đó, việc ứng dụng CNTT còn mang đến những thay đổi đáng kể trong công tác hạch toán thanh toán liên kho bạc.

Một là, về lập bảng kê liên kho bạc: Các bảng kê liên kho bạc được chuyển hóa từ chứng từ gốc thành các chứng từ điện tử và có thể in ngược trở lại giấy. Thông qua chứng từ kế toán đã được nhập trên chương trình kế toán có thể lập trực tiếp từ các chứng từ gốc hoặc lập gián tiếp. Các bảng kê điện tử được lập luôn theo mẫu qui định, chính xác và rõ ràng.

Hai là, về kiểm tra và tính ký hiệu mật: Việc luân chuyển trên mạng nội bộ rất thuận tiện từ thanh toán viên tới kế toán trưởng để kiểm soát. Việc tính ký hiệu mật được qui định thống nhất trong ngành và đảm bảo độ an toàn chính xác cao thông qua đĩa mật mã đã được tính toán và mã hóa. Điều này giúp cho kế toán trưởng thao tác rất nhanh và chính xác để có thể chuyển bảng kê tới kho bạc khác.

Ba là, kết thúc qui trình lập và tính ký hiệu mật, thông qua môi trường truyền thông, các bảng kê được chuyển đi rất nhanh chóng tới kho bạc khác.

Bốn là, tại kho bạc còn lại việc kiểm tra ký hiệu mật và in bảng kê ra giấy cũng được thực hiện rất dễ dàng. Các liên kho bạc đến sau khi được kiểm tra ký hiệu mật sẽ tự động hạch toán vào các tài khoản tương ứng đã được lập trên bảng kê điện tử để kết thúc một chu trình thanh toán. Việc đối chiếu theo chế độ qui định định kỳ cũng được lập và chuyển hoàn toàn tự động, kế toán theo dõi đối chiếu dễ dàng.

II. Các phương thức thanh toán trong hệ thống KBNN

1. Thanh toán bù trừ trong hệ thống KBNN

Thanh toán bù trừ trong hệ thống được áp dụng cho các đơn vị KBNN quận, huyện, thị xã, thành phố và tương đương trực thuộc tỉnh (gọi chung là KBNN huyện) trên cùng địa bàn tỉnh, thành phố chưa tham gia, hoặc không thể tham gia vào hệ thống thanh toán điện tử KBNN.

Thanh toán bù trừ trong hệ thống còn được áp dụng giữa đơn vị KBNN huyện chưa tham gia hệ thống điện tử với Văn phòng KBNN tỉnh trong trường hợp Văn phòng KBNN tỉnh là một thành viên, hoặc làm trung gian thanh toán giữa đơn vị KBNN huyện thành viên trong các quan hệ thanh toán nội tỉnh và ngoại tỉnh với các đơn vị KBNN khác đã tham gia hệ thống thanh toán điện tử KBNN. KBNN tỉnh là một thành viên tham gia thanh toán, đồng thời có vai trò tổ chức điều hành và chủ trì thanh toán bù trừ trong hệ thống. Các khoản chênh lệch số phải thu, phải trả của các đơn vị KBNN tham gia thanh toán bù trừ trong hệ thống được xử lý thông qua quyết toán vốn hàng năm theo chế độ quy định.

2. Thanh toán điện tử trong hệ thống KBNN

Thanh toán điện tử trong hệ thống KBNN là hình thức thanh toán liên kho bạc thông qua việc thực hiện các khoản thu hộ, chi hộ, giữa các đơn vị kho bạc và được thực hiện bằng phương thức chuyển lệnh thanh toán qua mạng máy tính trong nội bộ hệ thống KBNN.

a. Chứng từ điện tử và chữ ký điện tử

- Chứng từ điện tử trong hoạt động thanh toán điện tử KBNN là thông tin được tạo ra, gửi đi, nhận và lưu trữ bằng phương tiện điện tử trong các giao dịch thanh toán điện tử KBNN, được coi là chứng từ kế toán khi có đủ các nội dung theo quy định của pháp luật và quy định tại chế độ này, được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hóa và không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính hoặc trên vật mang tin như băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán. Chứng từ điện tử sử dụng trong hệ thống KBNN được chuyển hóa từ các chứng từ gốc như ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi, giấy rút dự toán NSNN được sử dụng, bảo quản, lưu trữ theo qui định riêng của Tổng Giám đốc đơn vị KBNN về việc lập, sử dụng, kiểm soát, bảo quản và lưu trữ chứng từ điện tử trong hệ thống KBNN.

- Chữ ký điện tử được tạo lập dưới dạng từ, chữ, số, ký hiệu, âm thanh hoặc các hình thức khác bằng phương tiện điện tử, gắn liền hoặc kết hợp một cách loogic với chứng từ điện tử, có khả năng xác nhận người ký chứng từ điện tử và xác nhận sự chấp thuận của người đó đối với nội dung chứng từ điện tử được ký.

Việc chứng thực chữ ký điện tử và quy trình cấp, quản lý chứng thư điện tử cho các đối tượng tham gia thanh toán điện tử được thực hiện theo quy định riêng của Tổng Giám đốc đơn vị KBNN về việc xây dựng, quản lý, cấp phát và sử dụng chứng thư điện tử trong hệ thống thanh toán điện tử KBNN.

b. Phạm vi thanh toán điện tử

- Các khoản thanh toán thuộc hoạt động nghiệp vụ KBNN.

- Chỉ chuyển tiền cho các khách hàng từ KB A đến khách hàng giao dịch với KB B, khi ít nhất một trong hai người phát lệnh và người nhận lệnh có mở tài khoản tại kho bạc.

- Lệnh chuyển Nợ chỉ áp dụng cho các hoạt động nghiệp vụ trong nội bộ hệ thống KBNN.

c. Các kênh thanh toán điện tử trong hệ thống KBNN

Thứ nhất, kênh thanh toán nội tỉnh: Là trường hợp thanh toán giữa hai đơn vị kho bạc trong phạm vi một tỉnh. Thanh toán nội tỉnh gồm 2 kênh thanh toán, đó là, kênh nội tỉnh trong hệ thống và kênh nội tỉnh ngoài hệ thống.

Thứ hai, kênh thanh toán ngoại tỉnh: Là trường hợp thanh toán chuyển tiền từ KBNN tỉnh hoặc các KBNN huyện đến các đơn vị kho bạc khác tỉnh (hoặc Sở Giao dịch); hoặc từ Sở Giao dịch KBNN đến các đơn vị kho bạc khác. Kênh thanh toán ngoại tỉnh gồm ngoại tỉnh trong hệ thống và kênh ngoại tỉnh ngoài hệ.

III. Kết luận

Xã hội ngày nay đang ngày càng phát triển theo xu hướng hiện đại hóa toán cầu. Ứng dụng công nghệ thông tin trong các lĩnh vực khiến mọi công việc trở nên dễ dàng hơn. Ứng dụng CNTT trong hạch toán các nghiệp vụ thanh toán không nằm ngoài xu thế chung đó. Để phát triển hơn nữa chiến lược phát triển kho bạc nhà nước đến năm 2020, cùng với lộ trình cải cách hành chính kế toán nhà nước sao cho phù hợp với thông lệ quốc tế thì các đơn vị liên quan cần có những giải pháp cụ thể, thiết thực hơn để phát huy được thế mạnh của CNTT trong kế toán, giảm bớt các công việc thủ công gây mất thời gian và nhân lực. Có như vậy, công cuộc cải cách mới thực sự thành công và có hiệu quả.

TÀI LIỆU THAM KHẢO:

1. Thông tư 08/2013/TT-BTC ngày 10/01/2013, hướng dẫn thực hiện kế toán nhà nước áp dụng cho Hệ thống thông tin quản lý ngân sách và kho bạc.

2. Công văn 388/KBNN-KTNN V/v hướng dẫn thực hiện kế toán nhà nước áp dụng cho Hệ thống thông tin quản lý ngân sách và kho bạc.

3. Quyết định 161/QĐ-KBNN, ngày 19/02/2013 của Tổng giám đốc Kho bạc Nhà nước về việc ban hành một số quy trình nghiệp vụ kế toán nhà nước trong điều kiện áp dụng TABMIT.

4. Nội dung chủ yếu của chiến lược phát triển Kho bạc Nhà nước đến năm 2020 của Chính phủ.

5. Quyết định số 138/2007/QĐ-TTg ngày 21/8/2007 của Thủ tướng Chính phủ.

CURRENT SITUATION OF IMPLEMENTING INFORMATION

TECHNOLOGY INTO ACCOUNTING SYSTEM OF

THE STATE TREASURY OF VIETNAM

MA. LUONG THI YEN

MA. TRAN THANH THUY

Faculty of Accounting,

University of Economic and Technical Industries

ABSTRACT:

The implementation of information technology has become one of the most important tasks of the public accounting reform of Vietnam when the country is accelerating its international integration process. The State treasury of Vietnam succesffully implemented the Treasury and Budget Management Information System into its operations. This information system has facilitated the activities of the State treasury of Vietnam, particularly its payment accounting activities.

Keywords: Information technology, the State treasury of Vietnam, the Treasury And Budget Management Information System (TABMIS), online payment.