TÓM TẮT:
Hạn chế sinh viên bỏ học là vấn đề cấp thiết nhằm tránh tình trạng giảm sút doanh thu cũng như đảm bảo sinh viên hoàn thành được mục tiêu học tập đề ra ban đầu. Để giải quyết vấn đề này, Đại học Duy Tân cũng như Khoa Đào tạo Quốc tế đã có những giải pháp như đổi mới phương pháp giảng dạy, ứng dụng công nghệ, cũng như tăng cường khối lượng thực hành, thực tế tại doanh nghiệp.
Tuy nhiên, một hoạt động chưa được quan tâm đúng mức là công tác đánh giá, theo dõi thường xuyên nhằm phát hiện và ngăn ngừa những trường hợp có nguy cơ bỏ học ngay từ sớm. Do vậy, nghiên cứu sử dụng các công cụ quản trị giúp Khoa Đào tạo Quốc tế cũng như gợi ý cho các trường đại học một phương pháp xác định, cảnh báo sớm về các sinh viên có nguy cơ bỏ học.
Từ khóa: Công cụ quản trị chất lượng, tỉ lệ sinh viên bỏ học, xác định sớm, can thiệp sớm, Khoa Đào tạo quốc tế, Đại học Duy Tân.
1. Cơ sở lí luận và phương pháp nghiên cứu
1.1. Cơ sở lí luận
1.1.1. Quản trị chất lượng
Theo Juran (1951), quản trị chất lượng chính là phòng ngừa những sai lỗi có thể xảy ra vì chi phí liên quan đến sản phẩm lỗi thường lớn hơn chi phí kiểm soát chất lượng, đặc biệt khi sản phẩm lỗi được bán đến tay khách hàng và ảnh hưởng đến uy tín thương hiệu.
Năm 1960, Deming Ishikawa cho rằng, chất lượng phải được đặt dưới góc nhìn của người tiêu dùng và nhấn mạnh rằng sản phẩm chất lượng là có chức năng phù hợp với mục đích sử dụng và đáp ứng 100% các đặc điểm kĩ thuật.
Chất lượng sản phẩm cần được cải tiến liên tục (Masaaki Imai, 1990) thông qua các công cụ như:
Lưu đồ (Flow chart)
Phiếu kiểm soát (Check sheets)
Biểu đồ nhân quả (Cause and Effect Diagram)
Biểu đồ Pareto (Nguyên tắc 80-20)
Biểu đồ kiểm soát (Control chart)
1.1.2. Kiểm soát tỉ lệ sinh viên bỏ học
Shah Adarlan (2014) đề xuất công thức giúp giữ chân sinh viên gồm:
Giữ chân sinh viên = xác định sớm + can thiệp sớm, tăng cường và liên tục
Xác định sớm: Càng sớm càng tốt, giảng viên cần xác định những sinh viên có nguy cơ bỏ học thông qua thông qua các dấu hiệu, như: Hay vắng học, không tập trung nghe giảng, điểm thấp trong các bài kiểm tra, ít tham gia vào các hoạt động trên lớp.
Can thiệp sớm: Yêu cầu sinh viên kí cam kết như cải thiện kết quả học tập, cũng như theo dõi thường xuyên sự tiến bộ của sinh viên.
Can thiệp tăng cường: Giảng viên gặp sinh viên thường xuyên cũng như cung cấp phản hồi thường xuyên cho sinh viên về mức độ tiến bộ của sinh viên.
Can thiệp liên tục: Tư vấn cho đến khi sinh viên chứng minh không cần sự trợ giúp và duy trì việc cập nhật thông tin của sinh viên thường xuyên.
1.2. Phương pháp nghiên cứu
Bài nghiên cứu sử dụng các phương pháp nghiên cứu gồm: Phương pháp phỏng vấn chuyên gia là các trưởng bộ môn về nguyên nhân sinh viên bỏ học; Phỏng vấn nhóm nhỏ sinh viên với các câu hỏi liên quan; Phân tích dữ liệu thứ cấp liên quan đến tỉ lệ sinh viên bỏ học, cũng như biện pháp kiểm soát tỉ lệ sinh viên bỏ học tại khoa.
2. Kết quả và thảo luận
Khoa Đào tạo Quốc tế giữ vai trò là cầu nối giữa Đại học Duy Tân với các đối tác giáo dục nước ngoài có uy tín. Đến nay, Khoa đã thiết lập được mối quan hệ hợp tác với:
Đại học Carnegie Mellon (Hoa Kỳ-CMU) đào tạo về Công nghệ thông tin.
Đại học Penn State (Hoa Kỳ- PSU) đào tạo về Quản trị kinh doanh, Kế toán, Du lịch và Tài chính Ngân hàng.
Đại học Bang California State (Hoa Kỳ-CSU) đào tạo Kiến trúc - Xây dựng.
2.1. Số liệu về tỉ lệ sinh viên bỏ học
Bảng 1. Tỉ lệ sinh viên bỏ học qua các năm của Khoa
Nguồn: Khoa Đào tạo Quốc tế
Bảng số liệu cung cấp góc nhìn về tỉ lệ sinh viên bỏ học của Khoa qua các năm. Thường những ngành có tỉ lệ tuyển sinh đầu vào cao thì tỉ lệ bỏ học cũng cao.
2.2. Thực trạng về hoạt động kiểm soát tỉ lệ sinh viên bỏ học
Nghiên cứu sử dụng tài liệu của Alan Seidman (2014) làm cơ sở phân tích thực trạng và đề xuất giải pháp giữ chân sinh viên tại Khoa Đào tạo Quốc tế, Đại học Duy Tân.
Giữ chân sinh viên = xác định sớm + sự can thiệp sớm, tăng cường và liên tục
2.2.1. Xác định sớm
Trước khi sinh viên đăng kí:
- Khi sinh viên nhập học, phòng Công tác sinh viên có dữ liệu về điểm số tổ hợp môn xét tuyển, điểm tiếng Anh. Tuy nhiên thông tin này không được chia sẻ cho Giảng viên Bộ môn (GVBM) và Cố vấn học tập (CVHT) để có cơ sở dự báo nguy cơ bỏ học sớm.
- Khảo sát tiếng Anh đầu vào để phân loại sinh viên chưa được tổ chức chặt chẽ nên có sự chênh lệch lớn về khả năng tiếng Anh, khó khăn cho giảng viên khi thiết kế bài giảng.
- Trường chưa khảo sát các mục tiêu học tập để có bức tranh đầy đủ về người học.
Sau khi sinh viên đăng kí học:
- Ban Giám sát CVHT khó quản lí toàn bộ các lớp toàn Trường, do vậy hoạt động của ban chỉ dừng lại ở việc báo cáo số lượng sinh viên vắng học đầu kì, chưa sâu sát nguyên nhân cũng như phân loại và ngăn ngừa bỏ học sớm.
- Hiện nay trên hệ thống học tập trực tuyến của Trường chưa có kênh liên lạc trực tiếp giữa CVHT và GVBM để cập nhật liên tục tình hình của sinh viên.
- Phương pháp kiểm soát sinh viên thông qua điểm số ít có tác dụng phòng ngừa từ đầu khi chỉ kích thích những sinh viên học tốt và vô tình bỏ qua những sinh viên không theo kịp chương trình, từ đó tạo tâm lí chán nản và gia tăng nguy cơ bỏ học.
2.2.2. Can thiệp sớm
GVBM khó điều chỉnh phương pháp dạy khi thiếu thông tin như điểm trung bình học kì trước, điểm số các môn học tiên quyết, khả năng tiếng Anh.
Công cụ Sổ tay CVHT trên hệ thống trực tuyến chưa cho phép GVBM hay CVHT cập nhật thường xuyên quá trình học tập của sinh viên để chia sẻ cho các bên liên quan.
Các chương trình hiện nay như phụ đạo tiếng Anh hay seminar với doanh nghiệp giúp chưa thật sự hiệu quả khi chưa tìm ra những sinh viên có nguy cơ bỏ học sớm.
2.2.3. Can thiệp tăng cường
Số lượng sinh viên cố vấn của từng giảng viên khá lớn, cộng với khối lượng giảng dạy tương đối nhiều, nên các CVHT không có thời gian tập trung cho một sinh viên cụ thể và thường bỏ qua công tác can thiệp tăng cường. Cũng từ đó, CVHT thiếu các phản hồi thường xuyên về mức độ tiến bộ của sinh viên.
3. Kết luận và khuyến nghị giải pháp
3.1. Về phía Khoa
Khoa có thể sử dụng biểu đồ kiểm soát để xem xét sâu và có giải pháp cho các ngành có tỉ lệ sinh viên nghỉ học nằm trong diện cảnh báo. (Hình 1). Chẳng hạn:
Hình 1: Biểu đồ kiểm soát thể hiện sinh viên bỏ học trong năm 2018-2019
Tỉ lệ nghỉ học trung bình cả Khoa là 6% so với trung bình toàn trường là 10%.
Biểu đồ còn mang tính cảnh báo:
- Tỉ lệ vượt ra ngoài mức cho phép (3-sigma), như trường hợp K24 CSUXDD (39%), từ đây Khoa sẽ cùng bộ môn tiến hành rà soát và tìm hiểu từng trường hợp.
- 4 trong 5 điểm liên tiếp vượt ra ngoài mức 1-sigma như K21CMUTMT (17%), K22CMUTMT (21%), K23CMUTMT (24%) và K24CMUTMT (20%) là mất kiểm soát, do vậy cần xem xét kĩ trường hợp lớp CMUTMT không loại trừ việc nghỉ học là do rủ rê, ảnh hưởng lẫn nhau.
Sau đó, Khoa có thể sử dụng biểu đồ Nguyên nhân - Kết quả để khoanh vùng những nguyên nhân bỏ học nhiều. Tác giả đã thực hiện phỏng vấn chuyên sâu các Trưởng bộ môn của các chuyên ngành đào tạo tại Khoa trong thời gian từ tháng 5 - 9/2019. Sau khi phỏng vấn sâu, tác giả thu được kết quả nghiên cứu như mô tả ở Hình 2.
Hình 2: Biểu đồ nhân - quả thể hiện nguyên nhân sinh viên bỏ học
Sau khi khảo sát số liệu, Khoa có thể biểu diễn nguyên nhân lên biểu đồ Pareto để xác định những nguyên nhân chính yếu tác động đến thực trạng bỏ học của sinh viên. Từ biểu đồ cần tập trung các vấn đề trọng tâm như bội dưỡng tiếng Anh, kĩ năng học tập, quan tâm sinh viên nhiều hơn, định hướng nghề nghiệp rõ ràng.
Hình 3: Biểu đồ Pareto thể hiện các nguyên nhân chính của việc sinh viên bỏ học
3.2. Đề xuất quy trình kiểm soát tỉ lệ sinh viên bỏ học
Lược đồ thể hiện quy trình kiểm soát tỉ lệ sinh viên bỏ học được xây dựng như mô tả Hình 4.
Hình 4: Lược đồ thể hiện tiến trình kiểm soát sinh viên bỏ học
3.2.1. Khi sinh viên nhập học
Khi sinh viên làm thủ tục nhập học, Phòng Công tác sinh viên cần thu thập thêm các thông tin như sở thích, mục tiêu học tập, mục tiêu trong cuộc sống, giải thưởng đã đạt được. Cũng như sau khi thu thập, cần chia sẻ thông tin ngay cho CVHT cũng như GVBM để có dữ liệu quản lí sinh viên.
Sau khi cập nhật dữ liệu, CVHT cần làm việc ngay với từng sinh viên để tư vấn cách thức để sinh viên hoàn thành mục tiêu của mình.
3.2.2. Khoa, CVHT quản lí sinh viên và tìm ra sinh viên có nguy cơ bỏ học
Thể hiện toàn bộ thông tin của sinh viên lên tài khoản giảng dạy trực tuyến của CVHT như điểm tiếng Anh, hình thức xét tuyển (học bạ hay điểm thi PTQG), nền tảng gia đình, hoạt động ngoại khóa.
Hệ thống học tập trực tuyến Mydtu cho phép giảng viên cập nhật những thông tin của sinh viên và chia sẻ giữa các giảng viên có liên quan, nhằm theo dõi thường xuyên quá trình tiến bộ của sinh viên để có những điều chỉnh phù hợp.
CVHT tiếp cận ngay với những sinh viên có dấu hiệu sớm bỏ học để có những hỗ trợ hay cần thiết làm việc với phụ huynh để thông báo tình hình của sinh viên.
3.2.3. Chuyển danh sách cho giảng viên bộ môn
Giảng viên bộ môn sẽ tiến hành đánh giá thường xuyên danh sách CVHT đã gửi thông qua các hoạt động, như: Bài kiểm tra thường xuyên; Sự tham gia của sinh viên trên lớp như số lần vắng học, thái độ học tập để có định hướng điều chỉnh phương pháp giảng dạy phù hợp.
3.2.4. Giảng viên bộ môn báo danh sách thường xuyên cho CVHT
CVHT và GVBM phải liên lạc, cập nhật thông tin liên tục cho nhau. Cuối kì, CVHT kiểm tra điểm trung bình của những sinh viên nằm trong diện theo dõi, nếu Điểm trung bình < 2.0 thì tiếp tục thực hiện những biện pháp bắt buộc khác, như:
Giới hạn số lượng tín chỉ đăng kí, chẳng hạn quy định sinh viên chỉ được đăng kí tối đa là 16 chỉ/kì (thay vì 21 tín chỉ/kì như hiện nay).
Sinh viên bắt buộc tham gia các buổi sinh hoạt học thuật, seminar do Bộ môn, Khoa tổ chức nhằm định hướng công tác tư tưởng thường xuyên cho sinh viên, hạn chế tình trạng mất phương hướng, chán nản và bỏ học.
TÀI LIỆU THAM KHẢO:
- Ardalan, S. S., & ShojaArdalan, S. (2017). Texas Community College Trustees' Impact on Student Graduation Rates (Doctoral dissertation, National American University).
- Johnson, Corine N (May, 2002). The benefits of PDCA. Quality Progress, Milwaukee. Vol. 35, Is. 5.
- Lars-Erik Malmberg (November 2010). Observed Classroom Quality During Teacher Education and Two Years of Professional Practice. Journal of Educational Psychology, 102 (4): 916-932.
- Linda K Lau (2003). Institutional factors affecting student retention. EBSCO publishing, 124 (1), 126-137.
- Masoumeh Pourrajab, Ramli Basri, Shaffe Mohd Daud, and Soaib Asimiran (2011). Applying Total Quality Management in the Classroom and Solving Students Failure. KASBIT Business Journal 4, 69-76.
- PohLean Chuah, PengKeat Lim (2018). Applying quality tools to improve student retention supporting process: A case study from WOU. Asian Association of Open Universities Journal, Vol. 13 No. 1, pp. 60-72.
- Rath & Strong, Thomas Bertels (2003). Rath & Strong's Six Sigma Leadership Handbook. AON Management Consulting.
- U-planner. How to improve student retention in higher education in the USA.
APPLYING QUALITY MANAGEMENT TOOLS
TO REDUCE THE STUDENT DROP-OUT RATE AT
INTERNATIONAL SCHOOL, DUY TAN UNIVERSITY
● Master. HUYNH LINH LAN
Duy Tan University
ABSTRACT:
Preventing students from dropping out is an urgent issue to avoid a decline in revenue of universities as well as to help students achieve their set academic goals. In order to solve this issue, International School of Duy Tan University in particular and Duy Tan University in general have adopted solutions including innovating teaching methods, applying technology into teaching and increasing practical time in enterprises.
However, it is necessary for the school to regular assess and monitor in order to early detect and prevent students from dropping out. This study was conducted by using administrative tools to help the International School of Duy Tan University manage their students and proposed a method of early identifying and warning about students who intend to drop out.
Keywords: Quality management tool, student drop-out rate, early identification, early intervention, International School, Duy Tan University.
