Bàn về việc không bắt buộc doanh nghiệp sử dụng con dấu trong hoạt động kinh doanh

Tóm tắt:

Trong bối cảnh nền kinh tế có những bước tiến vượt bậc về công nghệ tại Việt Nam và thế giới, những thói quen hoạt động thông thường của một doanh nghiệp cũng ít nhiều thay đổi. Trên cơ sở khái niệm cơ bản về con dấu doanh nghiệp, phân tích đánh giá quan điểm về bản chất thực của việc sử dụng con dấu. Bài viết phân tích, đưa ra các đánh giá việc sử dụng con dấu của một số doanh nghiệp tại Việt Nam. Ngoài ra, là những nhận định của doanh nghiệp về tính hiệu quả của việc sử dụng con dấu doanh nghiệp trong hoạt động kinh doanh. Trên cơ sở đó, bài viết đề xuất các giải pháp đã và đang được sử dụng trên thế giới nhằm giải quyết việc không buộc sử dụng con dấu trong các hoạt động của doanh nghiệp.

Từ khóa: dấu mộc tròn, dấu doanh nghiệp, mộc đỏ doanh nghiệp, giá trị con dấu.

Kể từ khi nhà nước quân chủ chuyên chế sơ khai nhất, ấn tín hay còn được gọi là các con dấu của nhà vua đã được sử dụng rộng rãi. Những con dấu này thể hiện quyền lực tuyệt đối của thiên tử đối với thần dân và được sử dụng vào các mục đích quan trọng của đất nước. Tại Việt Nam, một triều đại có thể sử dụng từ trên dưới 10 ấn tín cho các mục đích khác nhau[1]. Trong những giai đoạn này, ấn tín còn có cách gọi khác là "ngọc tỉ", không chỉ là một vật biểu trưng cho quyền lực, mà còn là vật mang ý nghĩa tâm linh rất lớn đối với người dân.

Tương tự, con dấu doanh nghiệp cũng là một biểu trưng đặc thù, là một tài sản quan trọng của doanh nghiệp trong các hoạt động giao thương với đối tác và thủ tục hành chính với chính quyền. Tuy nhiên, trong thời kỳ kinh tế có nhiều sự đổi mới, rất nhiều nước trên thế giới đã không còn bắt buộc các doanh nghiệp trong nước sử dụng con dấu để xác minh tính chân thực của văn bản[2]. Bằng nhiều hình thức, các doanh nghiệp có thể xác minh văn bản hợp pháp mà không cần đến con dấu.

Tại Việt Nam, theo quy định tại Luật Doanh nghiệp năm 2020, doanh nghiệp vẫn phải có con dấu, chỉ thêm được quyền quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp. Doanh nghiệp vẫn buộc sử dụng con dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật.

Nội dung bài viết so sánh những quy định về quản lý và sử dụng con dấu tại Việt Nam và một số quốc gia trên thế giới. Đề xuất những giải pháp có thể thay thế con dấu mà các quốc gia phát triển đang áp dụng hoặc có xu hướng áp dụng. Từ đó, phân tích việc có nên hay không nên buộc doanh nghiệp phải sử dụng con dấu trong hoạt động kinh doanh tại Việt Nam.

2. Khái niệm và bản chất thực của con dấu trong hoạt động của doanh nghiệp

2.1. Khái niệm con dấu trong pháp luật Việt Nam

Việt Nam đã ban hành Luật Doanh nghiệp tư nhân đầu tiên vào cuối năm 1990, nhưng đến hơn 10 năm sau mới có quy định chi tiết về quản lý và sử dụng con dấu[3]. Ngay tại điều 1 của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP đã nêu rõ con dấu thể hiện vị trí pháp lý và khẳng định giá trị pháp lý đối với văn bản của cơ quan và tổ chức. Vậy có thể khẳng định rằng, giai đoạn này Việt Nam buộc các cơ quan nhà nước và tổ chức tư nhân phải sử dụng con dấu trong các văn bản cần xác định giá trị pháp lý.

Đến năm 2009, chính phủ ban hành Nghị định số 31/2009/NĐ-CP sửa đổi bổ sung một số điều của Nghị định 58. Tuy nhiên, Nghị định này chỉ để giải quyết một số câu từ, hình thức diễn đạt rõ ràng, bên cạnh đó là xử lý một phần nhỏ vướng mắt của Nghị định cũ chứ không thực sự có sự đột phá về tư duy trong cách tạo, sử dụng và quản lý con dấu.

Tại hội thảo cải cách sử dụng quản lý con dấu tháng 10/2014, nguyên Thủ tướng Chính phủ Nguyễn Tấn Dũng cho biết, thư và công văn của một số vị nguyên thủ Quốc gia, Tổng thống khác khi gửi cho ông cũng không hề có con dấu, kể cả các hợp đồng ký một số tập đoàn kinh tế nước ngoài[4]. Thủ tướng đã yêu cầu Văn phòng Chính phủ báo cáo và đề nghị đưa vào Dự thảo Luật Doanh nghiệp mới nhất quy định không bắt buộc sử dụng con dấu trong doanh nghiệp. Đây là một quan điểm cởi mở trong việc cải cách tư pháp, tuy nhiên đến nay vẫn chưa được thực thi vì có rất nhiều vấn đề.

Đến khi Luật Doanh nghiệp năm 2020 chính thức được thông qua, có thể thấy quy định về con dấu đã có những tư duy mới tiến bộ hơn như: cho doanh nghiệp quyền tự do quyết định số lượng con dấu, hình thức mẫu dấu; khắc dấu không thông qua cơ quan Công an và cũng không cần phải đăng ký mẫu dấu trên cổng thông tin quốc gia và đặt biệt hơn là được quyền thỏa thuận sử dụng hoặc không sử dụng con dấu trong một số hoạt động nhất định[5]. Đây là một trong những thay đổi đáng kể đối với Luật Doanh nghiệp cũ, vì các quy định cũ vẫn yêu cầu phải khắc dấu thông qua cơ quan chức năng hoặc đăng ký mẫu dấu trên cổng thông tin quốc gia.[6]

2.2. Bản chất thực của con dấu trong hoạt động doanh nghiệp

Trong các hoạt động giao dịch giữa doanh nghiệp với chính quyền, với đối tác hoặc khách hàng… việc xác định tính pháp lý của các văn bản là điều hết sức chính đáng và cần thiết. Con dấu, chữ ký, chữ ký số… là những yếu tố định lượng cụ thể để xác minh tính pháp lý trên. Tuy nhiên, cần hiểu rõ dù doanh nghiệp là một pháp nhân thì cũng được đại diện bởi một (hoặc nhiều) người cụ thể và tại sao lại buộc người đại diện đó phải “chia tách” thẩm quyền ban hành một văn bản chính thống của pháp nhân bằng cái gọi là con dấu. Theo ma trận dưới đây, có 4 trường hợp có thể xảy ra khi doanh nghiệp ban hành một văn bản:

Xét trường hợp 1, hiển nhiên có giá trị pháp lý và trường hợp 4 thì không có giá trị pháp lý. Chúng ta đang có hai trường cần phân tích đó là (2) và (3), vậy trong hai trường hợp này đâu sẽ là văn bản có giá trị pháp lý.

Quay trở lại nhận định ban đầu, suy cho cùng pháp nhân phải do một con người cụ thể đại diện và ý chí của người đại diện cho pháp nhân chính là “ý chí” của pháp nhân. Vì vậy, chỉ cần xác định được người ban hành có đủ thẩm quyền thì việc đóng dấu vào phía sau đó chỉ là một động tác mang tính hình thức. Đại diện pháp luật đã ký ban hành văn bản nhưng khi đem văn bản cho người văn thư (đang giữ con dấu) mà không được đóng dấu vậy thì văn bản đó có hiệu lực không? Cá nhân người văn thư (hoặc bất cứ ai ngoài đại diện pháp luật) chiếm giữ con dấu đó chẳng phải đang có quyền lực tương đồng với đại diện pháp luật. Ngược lại, nếu đại diện pháp luật chính là người giữ con dấu thì mọi việc lại trở nên thực sự vô nghĩa khi đã đích thân ký và đóng dấu xác nhận.

Kết luận lại trong 4 trường hợp trên thì chỉ có trường hợp 1 và 2 là có giá trị pháp lý; còn trường hợp 3 và trường hợp 4 với sự hiện diện của con dấu dù có thật hay giả cũng không quan trọng. Vì vậy, về mặt bản chất sử dụng con dấu gần như là không cần thiết trong hoạt động của doanh nghiệp.

3. Quy định thực tế của các nước trên thế giới sử dụng và quản lý con dấu

Theo thống kê của World Bank Group năm 2015, trong số 189 quốc gia được xếp hạng về môi trường kinh doanh thì có đến 110 quốc gia (chiếm 58,2%) đã bỏ quy định bắt buột sử dụng con dấu doanh nghiệp[7]. Trong 79 quốc gia còn lại thì có đến 72 quốc gia cho phép doanh nghiệp tự do lựa chọn việc có sử dụng con dấu hay không. Chỉ có 7 trên tổng số 189 quốc gia là có quy định bắt buộc doanh nghiệp phải sử dụng con dấu trong quá trình thành lập và hoạt động là: Việt Nam; Nhật Bản; Nga; Trung Quốc; Triều Tiên; Myanmarvà Buhtan.

Có những quốc gia đã có quy định bãi bỏ việc bắt buộc sử dụng con dấu từ khá sớm như Canada (năm 1971), Anh (năm 1989), Mỹ (năm 1995) và những nước gần đây có Hy Lạp (năm 2013), Hồng Kông (năm 2014). Có thể quan sát các quốc gia (hoặc vùng tự trị) này đều là các nước phát triển và có nền kinh tế cũng như trình độ khoa học công nghệ rất tiên tiến. Vậy tại sao các nước trên đều dần tiến đến việc loại bỏ con dấu ra khỏi các hoạt động của doanh nghiệp, hãy cùng xem qua một số quy định của các nước về con dấu.

Khoản (1) điều 45 Luật Doanh nghiệp năm 2006 - Anh có quy định một doanh nghiệp có thể có một con dấu chung, nhưng không bắt buộc[8]. Có thể thấy quy định này của Luật Doanh nghiệp - Anh rất rõ ràng và không thể gây nhầm lẫn hay cố tình hiểu hai nghĩa. Câu hỏi đặt ra ở đây là, liệu trường hợp doanh nghiệp có đăng ký sử dụng con dấu thì có buộc phải áp dụng chúng vào các tài liệu, văn bản của doanh nghiệp không.

Trước đó điều 44 của Luật Doanh nghiệp năm 2006 - Anh đã giải đáp cho vấn đề này như sau. Theo điểm a khoản 1 điều 44, một tài liệu của một doanh nghiệp (hay nói cách khác là văn bản, hợp đồng, công văn, quyết định…) có giá trị pháp lý khi được đóng dấu bằng con dấu doanh nghiệp, hoặc [9].

Phía sau chữ “hoặc” tại điểm a thì luật này mở ra một loạt các hình thức được có hiệu lực khác của tài liệu do doanh nghiệp ban hành như ký bởi hai người có thẩm quyền ký hoặc[10] bởi một giám đốc doanh nghiệp trước sự chứng kiến của những người chứng thực[11].

Vậy có thể thấy, việc đóng dấu hay không vào tài liệu được doanh nghiệp ban hành không có nhiều ý nghĩa. Luật Doanh nghiệp năm 2006 - Anh mở đường cho nhiều hình thức tiếp cận và chứng thực văn bản mà không cần dùng đến con dấu. Có thể lấy ví dụ thực tế, khi hai doanh nghiệp ký một hợp đồng lớn thì các bên thường tổ chức một buổi lễ ký kết. Trong buổi lễ này, các bên sẽ phát biểu và người đại diện hợp pháp (có thể là đại diện theo ủy quyền hợp pháp) sẽ cùng ngồi vào bàn ký và trao tay hợp đồng. Nếu đã có một buổi lễ long trọng, có nhiều nhân viên của các bên tham gia chứng kiến, có hình ảnh, video và có thể là báo chí.

Một ví dụ khác là khoản (1) điều 123 Luật Doanh nghiệp năm 2001 - Úc quy định một doanh nghiệp có thể có con dấu chung[12]. Nếu có con dấu chung, cần thể hiện các thông tin như tên doanh nghiệp và mã số doanh nghiệp ACN (Australian Company Number).

Thoạt nhìn qua thấy quy định này khá tương đồng với khoản 1 điều 43 của Luật Doanh nghiệp năm 2020 của Việt Nam[13]. Tuy nhiên, xét về bản chất khác hoàn toàn vì trong khoản (1) điều 123 - Úc có phần lưu ý với nội dung “Doanh nghiệp có thể ký kết hợp đồng và các tài liệu mà không cần con dấu”[14]. Với phần lưu ý này, doanh nghiệp rõ ràng có thể trả lời được ngay lập tức câu hỏi con dấu có bắt buộc hay không.

4. Xu hướng loại bỏ các quy định bắt buộc sử dụng con dấu

Những năm gần đây, bằng nhiều hình thức và văn bản khác nhau, pháp luật Việt Nam nói chung và Luật Doanh nghiệp nói riêng đã cố gắng tìm cách thoát khỏi sự lệ thuộc vào con dấu. Bằng chứng là từ những quy định cụ thể bắt buộc doanh nghiệp phải sử dụng con dấu trong các văn bản thì hiện nay đã có một số cơ quan nhà nước chấp nhận việc văn bản không có con dấu (ví dụ như những văn bản nộp tại phòng đăng ký kinh doanh - Sở Kế hoạch và Đầu tư)[15].

Riêng về con dấu, tại Việt Nam, cần tận dụng nhiều hơn quy định mở ở khoản 3 điều 43 Luật Doanh nghiệp năm 2020, Chính phủ cần mở rộng phạm vi các trường hợp doanh nghiệp không buộc phải sử dụng con dấu để giao thực hiện các giao dịch với cơ quan công quyền.[16]

Việc nới lỏng này cần thực hiện từ các văn bản đơn giản đến những văn bản phức tạp. Từ đó, tạo nên thói quen và ý niệm con dấu hiện nay không thực sự quá cần thiết. Người dân và doanh nghiệp từ từ sẽ không còn lưu tâm nhiều đến việc sử dụng con dấu. Từ đó tạo đà, dẫn đến việc sửa đổi hoàn toàn quy định về con dấu.

Trường hợp bỏ ngay tính hiệu lực của con dấu trong các quy phạm pháp luật chuyên ngành trên lý thuyết sẽ không có gì quá phức tạp. Tuy nhiên, như đã phân tích, việc bỏ tính hiệu lực của con dấu sẽ gặp phải tình trạng “sốc phản vệ” và gây lúng túng cho cả phía cơ quan, doanh nghiệp và người dân. Bên cạnh đó, các giải pháp thay thế con dấu và ý thức sử dụng chữ ký cá nhân hiện nay tại Việt Nam chưa cao.

5. Các giải pháp đảm bảo tính pháp lý không cần con dấu

5.1. Quy định rõ ràng về việc sử dụng chữ ký

Theo từ điển tiếng Việt, chữ ký là nét chữ viết nhanh dùng làm ký hiệu cho tên của mỗi người dưới dạng đặc biệt. Còn theo định nghĩa thông dụng, chữ ký là một biểu tượng viết tay của con người. Nó có thể đại diện cho tên, biệt danh hay một ký hiệu bất kỳ để thể hiện dấu ấn riêng với mục đích chứng minh sự hiện diện của người đó.

Trường hợp loại bỏ đi doanh nghiệp thì định nghĩa về chữ ký thật chính xác và cụ thể sẽ là điều tất yếu. Trước đây, khi sử dụng con dấu, doanh nghiệp cần đăng ký mẫu dấu với cơ quan nhà nước[17] (cụ thể là đăng công bố mẫu dấu tại cổng thông tin điện tử). Việc thông báo mẫu dấu hết sức đơn giản, vậy việc đăng ký mẫu chữ ký hợp pháp của người đại diện pháp luật cũng không có gì quá phức tạp.

Vấn đề đặt ra ở đây là việc chữ ký có thể bị làm giả rất dễ dàng (thậm chí còn dễ hơn con dấu). Tuy nhiên, theo tác giả, pháp luật không nên vì những trường hợp cá biệt mà tăng thêm chi phí cơ hội cho doanh nghiệp, vì không phải ai cũng có thể dám vi phạm pháp luật bằng cách giả mạo chữ ký doanh nghiệp. Bên cạnh đó, pháp luật cũng nên có một số biện pháp pháp lý khác để ngăn chặn việc giả chữ ký như: (1) Tăng mức chế tài và hình phạt cho việc giả mạo chữ ký. (2) Quy định cụ thể việc sử dụng chữ ký cần có những yếu tố nào để có hiệu lực. (3) Quy định cụ thể về thế nào là “chữ ký” và phải đăng ký công khai. (4) Đơn giản hóa quy trình kiểm tra, giám định chữ ký. (4) Tuyên truyền cho người dân ý thức về tầm quan trọng của chữ ký và rủi ro lớn khi giả chữ ký.

5.2. Bổ sung các quy định về chữ ký số

Theo quy định tại Nghị định số 130/2018/NĐ-CP, chữ ký số là một dạng chứng thư điện tử[18] và có hiệu lực pháp luật tương đương con dấu[19] miễn sao đáp ứng đủ các điều kiện đảm bảo an toàn cho chữ ký số[20].

Việc sử dụng chữ ký số có một vài điểm tương đồng với con dấu truyền thống như đây chỉ là vật đặc định, có thể chuyển giao giữa những chủ thể không có quyền và nghĩa vụ sử dụng. Tuy nhiên, việc sử dụng chữ ký số lại có nhiều ưu điểm hơn rất nhiều so với con dấu truyền thống như:

1. Chữ ký số rất dễ bị vô hiệu hóa do cần có mã pin để sử dụng, chỉ cần nhập sai mật khẩu với số lần cố định thì chữ ký số sẽ bị vô hiệu hóa. Ngoài ra, mỗi chữ ký số sẽ được quản lý bởi một tổ chức cung cấp dịch vụ chữ ký số đủ điều kiện theo quy định của Luật Giao dịch điện tử. Vì vậy, khi được yêu cầu từ phía doanh nghiệp thì tổ chức cung cấp dịch vụ chữ ký số có thể vô hiệu hóa chữ ký số ngay lập tức (giống như việc ngân hàng vô hiệu hóa thẻ ATM khi chủ tài khoản yêu cầu).
2. Chữ ký số có thể ký từ xa những văn bản, giao dịch điện tử. Việc này giúp hạn chế thời gian và công sức của doanh nghiệp rất nhiều.
3. Chữ ký số là duy nhất và không thể giả mạo. Tổ chức cung cấp dịch vụ chữ ký số khi tạo mới một chữ ký số thì phải tạo kèm 10 nội dung của chữ ký số đó [21].
4. Một trong 10 nội dung đó có “thuật toán mật mã”, điều này hạn chế đến mức tối đa việc bị làm giả.