TÓM TẮT:
Kiểm toán nội bộ (KTNB) đóng vai trò quan trọng trong quản trị doanh nghiệp (DN) thông qua đề xuất các cấu trúc và quy trình quản trị hiệu quả hơn. Kiểm toán viên nội bộ (KTVNB) với tư cách là nhân viên của tổ chức có trách nhiệm, đóng vai trò là nhà cung cấp sự bảo đảm nội bộ cho tổ chức mà họ phục vụ.
Thông qua tìm hiểu cách thức tổ chức bộ máy KTNB từ một số nước trên thế giới, bài viết đề xuất một số giải pháp nhằm xây dựng bộ máy KTNB hiệu quả tại các DN Việt Nam.
Từ khóa: Kế toán nội bộ, bộ máy kế toán nội bộ, doanh nghiệp Việt Nam
1. Đặt vấn đề
Kể từ khi Việt Nam áp dụng chính sách mở cửa, thực hiện nền kinh tế thị trường, kiểm toán độc lập đã trở nên quen thuộc đối với các DN. Tuy nhiên, KTNB vẫn là một khái niệm mới ở nước ta. Mặc dù vẫn tồn tại bộ phận KTNB tại các DN nhà nước lớn, nhưng thực tế rất nhiều nhà quản lý chưa quen thuộc với khái niệm này và chưa nhận thức được tầm quan trọng của nó. Một số tập đoàn, tổng công ty có xu hướng loại bỏ chức năng KTNB và sử dụng kiểm toán độc lập như một sự đảm bảo góp phần cải thiện hoạt động của họ. Tuy nhiên, nghiên cứu của Bursa Malaysia (2009) đã thừa nhận tầm quan trọng của KTNB và vai trò của KTVNB trong quá trình quản trị của một tổ chức. “KTVNB đóng vai trò quan trọng, trong việc giám sát hồ sơ rủi ro của công ty và xác định các lĩnh vực, nhằm cải thiện rủi ro” (Goodwin và Kent, 2006).
Hơn nữa, chức năng KTNB đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính tuân thủ và có thể dành nhiều thời gian cho việc tư vấn hoặc hoạt động theo định hướng với mục tiêu nâng cao hiệu quả của tổ chức (Hermanson và Rittenberg, 2003). Như vậy, thiết lập bộ phận KTNB là xu hướng tất yếu và là nhu cầu khách quan tại mỗi đơn vị (Lương Thị Yến, 2016). Tuy nhiên, Việt Nam đang thiếu một cấu trúc, cơ cấu KTNB hiệu quả. Ngoài ra, hoạt động KTNB còn thiếu và yếu về nguồn lực, kiến thức. Tổ chức bộ máy KTNB trong DN cũng chưa được quy định hay hướng dẫn khuôn mẫu, hình thức phù hợp. Thực tiễn, các DN Việt Nam tự mày mò xác định hình thức tổ chức bộ máy KTNB phù hợp với đặc thù đơn vị (Nguyễn Thị Khánh Vân, 2018).
Xuất phát từ thực trạng trên, thông qua tìm hiểu cách thức tổ chức bộ máy KTNB từ các nước trên thế giới, bài viết đề xuất một số giải pháp nhằm xây dựng bộ máy KTNB hiệu quả tại các DN Việt Nam .
2. Kinh nghiệm tổ chức bộ máy KTNB tại một số nước trên thế giới
Tại châu Âu, tổ chức KTNB không được quy định cụ thể trong Luật. Nhưng hoạt động của KTNB và KTVNB lại được điều chỉnh bằng các chuẩn mực và một số quy định mang tính chất “hành nghề”. Đối với DN, Nhà nước không có bất kỳ quy định cụ thể nhằm can thiệp trực tiếp vào việc tổ chức bộ máy cũng như hoạt động KTNB. Tại đa số các đơn vị, Ban Giám đốc thường yêu cầu bộ phận KTNB thực hiện cuộc họp định kỳ để trao đổi về kế hoạch kiểm toán, những công việc mà KTVNB đang thực hiện, các kiến nghị nhằm cải thiện và nâng cao hiệu quả cuộc kiểm toán.
Tại Hoa Kỳ, đặc điểm của bộ máy KTNB thể hiện ở một số đặc điểm sau đây: KTNB được quy định trong các văn bản pháp lý có liên quan, đặc biệt là sự ra đời của Đạo Luật Sarbanes – Oxley, được ban hành năm 2002 và chỉnh sửa năm 2004. KTNB được tổ chức tại hầu hết các công ty lớn, các công ty xuyên quốc gia, các thể chế tài chính. Chính phủ không đề ra bất kỳ yêu cầu pháp lý nào đối với KTVNB. Các tiêu chuẩn lẫn chứng chỉ hành nghề dành cho KTVNB sẽ do các tổ chức nghề nghiệp đảm nhận và thực hiện. Thông thường, KTNB được tổ chức theo cách trong bộ máy lãnh đạo cao nhất của DN hình thành các ủy ban. Các ủy ban này bao gồm: Ủy ban kiểm toán; Ủy ban quản lý rủi ro; Ủy ban nhân sự cao cấp và Ủy ban lương thưởng. Nếu không có Ủy ban rủi ro riêng, Ủy ban kiểm toán sẽ đảm nhận nhiệm vụ của Ủy ban rủi ro. Trong Ủy ban này, các thành viên phải độc lập với bộ máy quản lý và điều hành, đồng thời, không bị ảnh hưởng bởi lợi ích và quan hệ với ban điều hành. Ủy ban này sẽ thiết lập bộ phận KTNB thực hiện chức năng kiểm tra, đánh giá, xác nhận và tư vấn theo sự chỉ đạo trực tiếp của Ủy ban kiểm toán. Trong bộ phận KTNB tổ chức thành hai nhóm: Nhóm thực hiện kiểm toán chuyên thực hiện trực tiếp các cuộc KTNB, Nhóm phát triển kiểm toán đảm nhận việc đào tạo KTNB và kiểm soát chất lượng kiểm toán.
Tại Pháp, bộ máy KTNB mang một số đặc trưng bao gồm: KTNB trực thuộc Ban giám đốc của DN và chịu sự điều hành, quản lý trực tiếp của giám đốc hoặc Tổng giám đốc; Nhà nước thường không có bất cứ sự can thiệp nào vào quá trình hình thành và hoạt động của bộ phận KTNB.
Tại một số nước châu Á như Singapore, Malaysia, Thái Lan đã thành lập bộ phận KTNB nhưng đa phần là tại các công ty có quy mô lớn và có đặc thù tương tự về cách thức hoạt động KTNB như tại Hoa Kỳ. Tuy nhiên, các quốc gia này lại phát triển một hệ thống kiểm soát nội bộ, trong đó KTNB là một bộ phận. Trong mô hình này, Nhà nước quy định cụ thể đối với các công ty phải tổ chức và thực hiện KTNB.
3. Một số đề xuất trong việc xây dựng bộ máy KTNB trong DN Việt Nam
3.1. Về phía DN
DN cần nghiên cứu mô hình tổ chức của bộ máy KTNB chuyên trách phù hợp với quy mô và phạm vi hoạt động của DN; mức độ phân cấp quản lý; năng lực của các KTVNB.
Thiết lập cơ cấu KTNB và trình tự báo cáo kiểm toán:
Đơn vị có thể xây dựng chức năng KTNB theo cơ cấu KTNB tập trung (Bộ phận KTNB được tổ chức tại văn phòng tổng công ty; đơn vị thành viên, công ty con không tổ chức bộ phận KTNB; bộ phận KTNB thực hiện kiểm toán cho các đơn vị trong công ty và kết quả kiểm toán sẽ được báo cáo cho Tổng giám đốc và giám đốc của đơn vị thành viên (được kiểm toán)); Cơ cấu KTNB phân tán (văn phòng KTNB của tổng công ty phải là nơi tổng hợp và xử lý kết quả kiểm toán cuối cùng, kết quả kiểm toán từ KTVNB được bố trí tại các đơn vị thành viên thực hiện công việc kiểm toán tại đơn vị phụ trách); Cấu trúc KTNB nửa tập trung, nửa phân tán (KTNB được tổ chức tại công ty mẹ và chỉ tổ chức KTNB tại các DN thành viên mà bản thân DN đó cũng là công ty mẹ của nhiều đơn vị thành viên nhỏ hơn). Trong mỗi cơ cấu, cần đảm bảo các thành phần Ủy ban kiểm toán được tồn tại như một đơn vị độc lập trong DN.
Ủy ban kiểm toán là liên kết chính trong việc hỗ trợ quản lý cấp cao trong công việc và phát triển KTNB (Laković và cộng sự, 2016). Ủy ban kiểm toán có trách nhiệm báo cáo trực tiếp lên Hội đồng quản trị (HĐQT), cung cấp cho HĐQT sự đảm bảo độc lập (mức độ tin cậy, khách quan) và tư vấn về quản lý rủi ro, kiểm soát và đánh giá tính hiệu lực, độc lập, khách quan của chức năng KTNB, kiểm toán độc lập và các chức năng khác bao gồm cả những ý kiến liên quan đến quản trị của HĐQT. Chủ nhiệm kiểm toán là người đứng đầu cơ quan KTNB, chịu trách nhiệm đưa ra ý kiến về tính hiệu lực và đầy đủ trong quản trị DN, quản lý, kiểm soát rủi ro. Chủ nhiệm kiểm toán phải phát triển và duy trì một chiến lược như một định hướng cho hoạt động KTNB; xây dựng Kế hoạch KTNB cũng như tạo được sự kết nối với Ủy ban kiểm toán. KTVNB hoạt động dưới sự kiểm soát của chủ nhiệm KTNB. KTVNB phải đảm bảo độc lập, khách quan và tư vấn cho hoạt động của DN nhằm nâng cao giá trị và giúp DN đạt được các mục tiêu của họ. Sự độc lập, kinh nghiệm và đảm bảo kiểm soát chất lượng là những yếu tố giúp cho hoạt động KTNB giám sát các hoạt động của công ty, hạn chế các hành vi thiên vị và hành vi cơ hội. Bên cạnh đó, sự độc lập của KTVNB còn đóng một vai trò quan trọng trong quá trình lập và trình bày báo cáo tài chính (Johl và cộng sự, 2013). Đảm bảo cho báo cáo tài chính được trung thực, khách quan.
Thiết lập các kỹ năng, kiến thức và trình độ nghiệp vụ cho KTNB
Kiến thức và trình độ:
KTVNB phải có những kiến thức và kỹ năng tốt để thực hiện vai trò và trách nhiệm của mình. Một khung kiến thức đào tạo phù hợp sẽ giúp các KTVNB trong việc đánh giá quản lý rủi ro của đơn vị, nhằm mang đến một sự đảm bảo độc lập cho DN cũng như đưa ra các ý kiến tư vấn và giúp tăng thêm kinh nghiệm và kỹ năng mà họ đang có. Do đó, DN cần có chương trình, chính sách đào tạo phù hợp dành cho các KTVNB nhằm nâng cao kiến thức cho họ. Bên cạnh đó, DN cũng cần quan tâm đào tạo thêm các kỹ năng khác nhằm tăng hiệu quả trong thực hiện nhiệm vụ của KTVNB.
Kỹ năng giao tiếp:
Kỹ năng giao tiếp tốt giúp cho việc cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời cho các nhà quản lý và trao đổi thông tin giữa các kiểm toán viên với nhau cũng như với người phụ trách KTNB. Bên cạnh đó, kỹ năng giao tiếp cũng giúp ích cho chủ nhiệm kiểm toán trong việc kết nối thông tin với các nhà quản lý, HĐQT, chủ nhiệm Ủy ban kiểm toán về kế hoạch và lịch trình kiểm toán. Trong mối quan hệ với kiểm toán độc lập, kỹ năng giao tiếp cũng giúp ích trong việc hỗ trợ cung cấp và trao đổi thông tin giữa họ với nhau nhằm đạt được hiệu quả công việc.
Kỹ năng hợp tác, phối hợp trong công việc:
Kỹ năng này giúp giảm thiểu sự chồng chéo trong công việc. KTVNB có thể hợp tác với kiểm toán viên bên ngoài trong việc lập kế hoạch chung, trao đổi thông tin, ý kiến và báo cáo để tạo điều kiện cho chất lượng của cuộc kiểm toán được nâng lên (Shamsuddin, 2014).
Ngoài ra, kiểm toán viên độc lập có thể sử dụng kết quả hoặc công việc thực hiện của KTVNB để xác định thời gian, nội dung thực hiện công việc kiểm toán của mình, trong khi đó KTNB có thể hỗ trợ kiểm toán độc lập hiểu được hệ thống KSNB của DN. Đồng thời, giúp ích thu thập các thông tin liên quan trong việc xác định và đánh giá rủi ro trong BCTC. KTNB cũng có thể sử dụng kết quả của kiểm toán độc lập để mang đến sự đảm bảo liên quan đến các công việc mà họ đang cần phải thu thập trong phạm vi của mình. Tuy nhiên, chủ nhiệm kiểm toán phải chịu trách nhiệm giám sát các công việc của kiểm toán độc lập, đánh giá sự phối hợp giữa hai bộ phận kiểm toán này, nhằm thu thập các thông tin cần thiết cho hoạt động KTNB.
3.2. Về phía cơ quan Nhà nước
Cần khẩn trương ban hành hệ thống văn bản pháp quy quy định về hoạt động KTNB và quy trình hướng dẫn nghề nghiệp. Nhà nước cần ban hành các quy định và chế tài, bắt buộc các đơn vị phải tổ chức bộ phận KTNB. Về phía Bộ Tài chính cần sớm hoàn thiện để ban hành quy định về KTNB. Bên cạnh đó, các văn bản về KTNB do Bộ Tài chính ban hành cần phải làm tăng tính hiệu lực trong thực thi thay vì những quy định mang tính định hướng, gợi mở hay là hành lang pháp lý chung cho loại hình KTNB.
3.3. Về phía các tổ chức nghề nghiệp
Cần thường xuyên mở các lớp về đào tạo, cấp chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ KTNB theo chuẩn mực và thông lệ quốc tế. Đồng thời, hợp tác với các tổ chức kiểm toán hàng đầu trên thế giới nhằm hỗ trợ trong việc trao đổi kinh nghiệm hoặc đào tạo nguồn nhân lực chất lượng cao.
TÀI LIỆU THAM KHẢO:
- Lương Thị Yến, 2016. Đề xuất một số giải pháp nâng cao chất lượng KTNB tại các DN. Tạp chí Công Thương, Số 1, Tháng 1/2016, trang 130-134.
- Nguyễn Thị Khánh Vân, 2018. Nâng cao hiệu quả tổ chức bộ máy KTNB trong các DN Việt Nam. Tạp chí Tài chính, Kỳ 2, Tháng 3/2018 (677), trang 55-58.
- Aditya Saharia, Bruce Koch & Robert Tucker, 2008. ERP Systems And Internal Audit. Issues in Information Systems, 9(2), 578-586.
The orgnaizational structures of internal audit system for
Vietnamese enterprises
Master. Le Thi Binh
Faculty of Accounting
University of Economics - Technology for Industries
ABSTRACT:
Internal audit plays an important role in corporate governance as it proposes more effective governance structures and processes. An internal auditor works for an organization which provide internal assurance to its clients. By analyzing the orgnaizational structures of internal audit systems of some countries, this article proposes a number of solutions for building an effective internal audit system for Vietnamese enterprises.
Keywords: Internal audit, internal audit system, Vietnamese enterprise.
[Tạp chí Công Thương - Các kết quả nghiên cứu khoa học và ứng dụng công nghệ, Số 11, tháng 5 năm 2020]
