TÓM TẮT:
Kiểm soát nội bộ góp phần tăng cường tính hiệu quả của hoạt động trong doanh nghiệp, giảm thiểu rủi ro mất mát tài sản và góp phần làm tăng thêm mức độ tin cậy của các báo cáo tài chính, cũng như công tác tuân thủ các quy định của pháp luật. Từ trước đến nay, thực trạng của ngành Giấy vẫn là nhiều doanh nghiệp nhỏ lẻ, sản phẩm không đạt chất lượng, phụ thuộc vào hàng nhập khẩu. Qua nghiên cứu đặc điểm của các doanh nghiệp sản xuất giấy, bài viết đánh giá những ưu điểm và hạn chế trong kiểm soát nội bộ; từ đó đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện kiểm soát nội bộ tại các doanh nghiệp sản xuất giấy.
Từ khóa: Kiểm soát nội bộ, doanh nghiệp sản xuất giấy, nhà quản trị doanh nghiệp, ngành Giấy.
1. Thực trạng kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp sản xuất giấy
Việt Nam có hơn 2.000 doanh nghiệp giấy, tuy nhiên đa phần là các doanh nghiệp nhỏ, hộ sản xuất cá thể.
Theo quy luật chung, các yếu tố cấu thành nên hệ thống kiểm soát nội bộ trong hầu hết các doanh nghiệp sản xuất giấy thường được xây dựng lỏng lẻo, không đầy đủ, thậm chí “chỉ để cho có”... Tuy nhiên, điều đáng mừng là những doanh nghiệp sản xuất giấy lớn, có tên tuổi, điển hình như: Tổng Công ty Giấy Việt Nam, Công ty cổ phần Giấy Vạn Điểm, Công ty cổ phần Giấy Hapaco, Công ty cổ phần Giấy An Bình… đã chú trọng tới hoạt động kiểm soát nội bộ. Những DN trên đã tích cực quan tâm đến việc thiết kế và vận hành các loại hình kiểm soát nội bộ thích hợp tại công ty mẹ, cũng như các đơn vị thành viên. Quan điểm, triết lý, phương thức điều hành của nhà quản lý đã thể hiện sự dám nghĩ, dám làm, mạnh dạn tiếp cận cái mới trong xây dựng và tổ chức hệ thống quản lý nói chung và cách thức kiểm tra, kiểm soát các hoạt động nói riêng. Nhờ vậy, các chính sách và thủ tục kiểm soát đã được quan tâm, thiết kế phù hợp với đặc điểm của từng DN, đồng thời hòa nhập với xu hướng chung của ngành Giấy. Về cơ bản, việc tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ sách và báo cáo kế toán tuân theo chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành theo Thông tư 200/2014/ TT-BTC của Bộ Tài chính.
Tại những DN lớn nói trên, thủ tục kiểm soát đã được xây dựng một cách có hệ thống, chú trọng đến kiểm tra, kiểm soát theo quá trình thực hiện các hoạt động cơ bản trong đơn vị nhằm đảm bảo việc thực hiện các hoạt động đạt hiệu quả cao nhất. Hệ thống đo lường và đánh giá bước đầu được thiết lập, là cơ sở giúp cho nhà quản lý nhận biết được kết quả thực hiện của các hoạt động, cũng như tác dụng của việc vận hành các thủ tục kiểm soát trong DN. Việc ban hành các thủ tục bằng văn bản một cách chính thức, bao gồm cả quy định hướng dẫn thực hiện hoạt động và quy định có tính hiệu lực hóa có tác dụng bổ trợ cho nhau với mục đích tạo ra cơ chế vận hành hệ thống liên tục. Những DN lớn này đã thực hiện được ba nguyên tắc chỉ đạo chung có hiệu quả là phân công, phân nhiệm; bất kiêm nhiệm và phê chuẩn, ủy quyền.
Thực trạng ngành Giấy hiện nay có tới 90% là các công ty cổ phần, các doanh nghiệp tư nhân. (Xem bảng 2)
Các doanh nghiệp đã xác định được
các loại rủi ro có thể xảy ra, như: Rủi ro về nhân lực, rủi ro về tài chính, rủi
ro kinh tế, rủi ro cạnh tranh, rủi ro về luật pháp... và đặc biệt ngành sản xuất
giấy là một trong những ngành gây ô nhiễm môi trường nhất, vì vậy các doanh
nghiệp luôn đặt mục tiêu bảo vệ môi trường lên hàng đầu. Tuy nhiên, một thực tế
là hiện nay có tới hơn 90% DN này không đảm bảo các chỉ số an toàn với môi trường.
Có thể khẳng định hệ thống thông tin kế toán trong các DN lớn khá phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh. Mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ không chỉ giúp DN tuân thủ luật pháp của Nhà nước, mà còn tuân thủ đầy đủ luật lệ trong ngành. Bên cạnh đó, việc kiểm soát nội bộ còn giúp phát hiện và ngăn chặn kịp thời những sai phạm trong kinh doanh, từ đó ngăn chặn và giảm thiểu rủi ro do thiếu hiểu biết về các quy định. Qua hệ thống sổ sách và báo cáo tài chính công bố trên các phương tiện thông tin đại chúng của một số doanh nghiệp sản xuất giấy lớn cho thấy, nhờ có kiểm soát nội bộ mà công tác kế toán được thực thi chuyên nghiệp, đúng quy trình. Việc ghi chép, hạch toán đầy đủ, chính xác và đúng chế độ kế toán các giai đoạn trong quy trình sản xuất (mua hàng, sản xuất, tiêu thụ). Các báo cáo tài chính đã được lập chính xác, kịp thời và tuân thủ các yêu cầu pháp định có liên quan. Công tác quản lý và sử dụng tài sản hiệu quả, tránh gây thất thoát, lãng phí, hoặc sử dụng sai mục đích tài sản của DN… Công tác giám sát kiểm soát cũng được coi trọng.
2. Một số tồn tại, hạn chế
Thứ nhất, về môi trường kiểm soát, nhiều doanh nghiệp sản xuất giấy Việt Nam có tâm lý chủ quan, chưa coi trọng nhận diện phân tích, đánh giá rủi ro trong quá trình hoạt động. Vì vậy, DN còn thiếu quan tâm hoặc coi nhẹ việc thiết kế, xây dựng các thủ tục kiểm soát thích hợp nhằm hạn chế rủi ro có thể ảnh hưởng đến mục tiêu của đơn vị. Bộ máy kiểm soát chưa được thiết kế đầy đủ, nên khó đánh giá, giám sát chất lượng hoạt động.
- Cơ cấu tổ chức trong phần lớn các DN chưa hợp lý. Chính sách nhân sự trong doanh nghiệp sản xuất giấy bộc lộ nhiều bất cập, thể hiện ở hàng loạt vấn đề mà DN đang phải đối mặt như chất lượng lao động không đảm bảo yêu cầu, số lượng lao động thiếu hụt nghiêm trọng, lực lượng lao động thường xuyên biến động. Thực tế này đang gây nhiều khó khăn, khiến các DN khó đạt được các mục tiêu trong ngắn hạn và dài hạn.
Thứ hai, hệ thống thông tin kế toán mà cụ thể là hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ sách và báo cáo kế toán chưa được áp dụng đầy đủ và phù hợp để phục vụ cho nhu cầu quản lý DN. Việc tổ chức mối liên hệ giữa phân hệ thông tin kế toán với các phân hệ thông tin khác từ cung ứng, sản xuất, tiêu thụ, nhân sự… còn nhiều bất cập dẫn đến sự không nhất quán về thông tin cung cấp từ các bộ phận chức năng khác nhau phục vụ cho quản lý.
Thứ ba, về công tác đánh giá rủi ro mới chỉ xuất hiện ở các DN lớn, tuy nhiên cũng còn nhiều hạn chế và chưa được triển khai một cách đầy đủ. Ngành Giấy là một trong những ngành gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến môi truờng. Tuy nhiên một thực tế là hiện nay có tới hơn 90% DN này không đảm bảo các chỉ số an toàn với môi trường. Hầu hết các DN sản xuất giấy không có hệ thống xử lý nước thải hoặc có nhưng không đạt yêu cầu. Vì vậy các DN này cần phải xác định rõ hơn nữa những rủi ro về môi trường.
Thứ tư, thủ tục kiểm soát mang nặng tính thụ động, phụ thuộc vào khách hàng của DN. Phần lớn các thủ tục kiểm soát thực hiện trong doanh nghiệp sản xuất giấy hiện nay là nhằm đáp ứng yêu cầu thông tin từ phía khách hàng mà chưa xuất phát từ yêu cầu quản lý nội tại.
- Các thủ tục kiểm soát chưa được quan tâm thiết kế đầy đủ: Trong các doanh nghiệp sản xuất giấy quy mô nhỏ và vừa đã và đang xuất hiện nhiều “lỗ hổng” trong kiểm soát có thể tạo rủi ro, gây ra thiệt hại cho DN bất cứ lúc nào. Những rủi ro dễ nhận thấy nhất trong kiểm soát tài sản, trong thanh toán với khách hàng, trong kiểm soát quá trình mua hàng…
- Các nguyên tắc thiết kế thủ tục kiểm soát chưa được áp dụng hợp lý: Những nguyên tắc cơ bản này bao gồm phân công, phân nhiệm, bất kiêm nhiệm, ủy quyền và phê chuẩn. Phần lớn các DN chưa xây dựng quy chế tài chính chặt chẽ, vì vậy việc áp dụng các nguyên tắc này trong kiểm soát tài chính chỉ thể hiện mờ nhạt ở những văn bản chung như điều lệ hoạt động của công ty, DN.
Thứ năm, các quy trình kiểm soát nội bộ mà doanh nghiệp sản xuất giấy đang áp dụng đều còn khá chung chung. Trình độ cán bộ, nhân viên trong các doanh nghiệp sản xuất giấy khá “khập khiễng”, phần lớn chưa có ý thức chấp hành những quy định của cấp lãnh đạo đề ra trong các quy trình kiểm soát. Ban lãnh đạo lại thường đưa ra các hình thức xử lý nhẹ trong trường hợp vi phạm nên không đủ sức răn đe nhân viên thực hiện theo đúng quy trình kiểm soát đã được duyệt.
3. Đề xuất giải pháp
+ Giải pháp về môi trường kiểm soát
Thứ nhất, nâng cao nhận thức của nhà quản lý trong nhận diện, đánh giá và phân tích rủi ro. Phần lớn nhà quản lý trong doanh nghiệp sản xuất giấy có tâm lý chủ quan, coi nhẹ rủi ro và kết quả là kiểm soát nội bộ của đơn vị tồn tại nhiều lỗ hổng. Việc thiếu quá trình đánh giá rủi ro khiến kiểm soát nội bộ trở nên mất phương hướng. Vì vậy, muốn nâng cao hệ thống kiểm soát nội bộ của DN, nhà quản lý phải có nhận thức đúng đắn với nhận diện, phân tích và đánh giá rủi ro.
Thứ hai, hoàn thiện cơ cấu tổ chức. Cơ cấu tổ chức hợp lý đảm bảo tính xuyên suốt và nhất quán từ trên xuống dưới trong việc ban hành các quyết định, triển khai cũng như kiểm tra việc thực hiện các quyết định đó trong phạm vi toàn DN. Do nguồn lực trong may gia công có đặc điểm lớn về số lượng, tiềm ẩn những bất lợi cản trở hoạt động sản xuất kinh doanh của DN nên sự hoàn thiện này là điều kiện cần thiết để giải quyết khó khăn trong quản lý.
Thứ ba, hoàn thiện tổ chức ban kiểm soát và bộ phận kiểm toán nội bộ. Nâng cao năng lực trình độ chuyên môn và tính độc lập của các thành viên trong ban kiểm soát, tổ chức bộ phận kiểm toán nội bộ ở một số DN dẫn đầu Ngành. Nhân tố quan trọng nhất phải xuất phát từ nhu cầu thực sự của đơn vị, đồng thời phụ thuộc đáng kể vào nhận thức của nhà quản lý về bản chất, vai trò, tầm quan trọng và ý nghĩa của kiểm toán nội bộ đối với hoạt động của DN. Để hoàn thành tốt chức năng đánh giá và tư vấn, kiểm soát nội bộ phải được đảm bảo tính độc lập với các phòng, ban khác.
+ Giải pháp hoàn thiện hệ thống thông tin
Thứ nhất, phải hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán. Hệ thống thông tin kế toán trong các doanh nghiệp sản xuất giấy, đặc biệt là các DN có quy mô nhỏ và vừa cần được hoàn thiện đồng bộ từ tổ chức vận dụng chứng từ, tài khoản sổ sách và báo cáo tài chính.
Thứ hai, đẩy mạnh việc áp dụng công nghệ thông tin trong quá trình sản xuất kinh doanh tại các doanh nghiệp sản xuất giấy Việt Nam. Các DN quy mô lớn và vừa cần đưa ERP - Hệ thống hoạch định nguồn lực DN với bản chất ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại vào xử lý thông tin phục vụ cho nhu cầu kiểm soát và quản trị nội bộ để có thể mang lại những lợi ích thiết thực cho DN từ những ứng dụng này…
+ Giải pháp hoàn thiện về rủi ro kiểm soát
Nâng cao nhận thức của các nhà quản lý về nhận diện và đánh giá rủi ro. Có các quy định cụ thể bằng văn bản đối với quy trình đánh giá rủi ro ở từng khâu, từng bộ phận. Trong vấn đề rủi ro về môi trường các DN có thể áp dụng công nghệ sản xuất sạch hơn để nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên nhiên liệu; giảm thải ô nhiễm; bảo vệ môi trường, sức khỏe con người;... (Ví dụ như Công ty cổ phần Giấy Phong Châu, Công ty cổ phần Giấy Thái Nguyên...)
+ Giải pháp hoàn thiện các hoạt động kiểm soát
Thứ nhất, cần áp dụng đúng đắn các nguyên tắc bất kiêm nhiệm, phân công phân nhiệm, ủy quyền và phê chuẩn trong thiết kế và vận hành các thủ tục kiểm soát. Thiết kế và vận hành các thủ thục kiểm soát đối với tài sản trong sản xuất gia công, kiểm soát nguyên vật liệu được giao nhận từ phía khách hàng, áp dụng tốt nguyên tắc phân công, phân nhiệm nhằm xác định rõ trách nhiệm của các bộ phận trong DN.
- Thiết kế và vận hành thủ tục trong kiểm soát trong quá trình mua hàng, việc thiết kế cần đảm bảo vận dụng nguyên tắc ủy quyền, phê chuẩn từ đó lập kế hoạch mua hàng.
- Đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp bởi mua sắm thể hiện mối quan hệ của DN với nhà cung cấp, đồng thời tiềm ẩn nhiều gian lận, sai sót. Để giảm thiểu rủi ro, cần thiết kế thủ tục đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp phù hợp với đặc điểm của DN.
Thứ hai, cần hoàn thiện thủ tục kiểm soát đối với các hoạt động cơ bản. Quá trình sản xuất kinh doanh và các nguồn lực đảm bảo việc thực hiện quá trình kinh doanh phải luôn được nhà quản lý trong doanh nghiệp sản xuất giấy quan tâm, coi trọng kiểm tra, kiểm soát cụ thể: thiết kế và vận hành các thủ tục kiểm soát đối với tài sản trong sản xuất gia công, mua hàng; thiết kế và vận hành thủ tục trong kiểm soát chi phí sản xuất; vận hành thủ tục kiểm soát chi phí thiệt hại trong sản xuất do sản phẩm không phù hợp; vận hành thủ tục kiểm soát trong thanh toán với khách hàng…
+ Giải pháp hoàn thiện giám sát kiểm soát
Giám sát là nhiệm vụ các nhà lãnh đạo trong doanh nghiệp nhằm đảm bảo cho DN không bị chệch hướng và mục tiêu đã đặt ra. Vì vậy, để hoạt động này phát huy tác dụng trong công tác quản lý, đòi hỏi bộ phận nhà lãnh đạo DN phải biết lắng nghe, biết thấu hiểu các nhu cầu, nguyện vọng của người lao động nhằm đảm bảo lợi ích chung cho toàn DN.
Sau khi Việt Nam gia nhập WTO, doanh nghiệp sản xuất giấy Việt Nam chịu tác động trực tiếp và mạnh mẽ bởi nền kinh tế thế giới. Trong tương lai, các DN còn phải đối mặt với biết nhiều khó khăn, thử thách, song hội nhập cũng mang lại không ít thành công cho những ai biết nhận dạng và nắm bắt cơ hội kịp thời. Việc quản lý, kiểm soát chặt chẽ và sử dụng có hiệu quả mọi chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh thông qua các quy trình kiểm soát nội bộ trong một hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động hiệu quả, sẽ giúp DN có nội lực vững vàng, từ đó khẳng định vị trí của mình trên thị trường trong nước cũng như quốc tế.
Từ trước đến nay, thực trạng của ngành Giấy vẫn là nhiều doanh nghiệp nhỏ lẻ, sản phẩm không đạt chất lượng, phụ thuộc vào hàng nhập khẩu. Vì thế, đứng trước các Hiệp định Thương mại tự do (FTA), nếu muốn tồn tại và phát triển, các doanh nghiệp ngành Giấy phải có những nỗ lực để thay đổi. Việc thiết lập và hoàn thiện một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ là một nhân tố quan trọng góp phần thực hiện tiến trình thay đổi đó.
TÀI LIỆU THAM KHẢO:
1. Giáo trình kiểm soát nội bộ, Trường Đại học Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh.
2. Giáo trình Lý thuyết kiểm toán, Học viện Tài chính.
3. Tổng cục Thống kê, Báo cáo tổng kết tình hình phát triển KT-XH năm 2011, 2012, 2013, 2014, 2015.
INTERNAL CONTROL IN THE PAPER MANUFACTURING BUSINESS
MA. NGUYEN THI THANH
Faculty of Economicsand, Business Administration - Hong Duc University
ABSTRACT:
Internal control contributes to the efficiency of business operations, minimizes the risk of loss of assets and increases the reliability of financial statements, as well as compliance with provisions of law. Up to now, small businesses, substandard products, dependence on imports are the main problems. By studying the characteristics of the paper mills, the paper assesses the advantages and limitations of internal control; hence, we propose solutions to improve internal controls at paper mills.
Keywords: Internal control, paper manufacturing, corporate executives, paper industry.
Xem tất cả ấn phẩm Các kết quả nghiên cứu khoa học và ứng dụng công nghệ số 06 tháng 05/2017 tại đây
