TÓM TẮT:
Chỉ số hiệu suất - Key Performance Indicator (KPI) là một giá trị số cho biết một tổ chức hay doanh nghiệp (DN) có đạt được mục tiêu đã đề xuất hay không. Chỉ số này thường được các nhà lãnh đạo, quản trị DN sử dụng để đánh giá hiệu suất quá trình kinh doanh của toàn bộ công ty và các cá nhân riêng lẻ. Nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của DN trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng khốc liệt, gắn với cụ thể hóa đóng góp của từng cá nhân đối với DN, việc vận dụng hiệu quả KPI trong hoạt động của DN là yêu cầu bắt buộc hiện nay. Bài viết trao đổi về những vấn đề liên quan đến KPI, từ đó đưa ra một số khuyến nghị đối với việc vận dụng KPI trong DN.
Từ khóa: chỉ số hiệu suất, hiệu quả hoạt động, doanh nghiệp
1. Đặt vấn đề
Trong hoạt động của DN, Chỉ số hiệu suất - KPI là chỉ số đánh giá hiệu quả công việc cho phép DN đo lường, đánh giá mức độ hoàn thành công việc của các phòng ban, cá nhân với mục tiêu đã được xác định. Việc thực hiện các KPI đề ra có tốt hay không đều ảnh hưởng tới sự thành công, hướng tới mục đích kinh doanh chung của cả một DN.
Hiệu quả hoạt động của DN sẽ đảm bảo sự tồn tại và phát triển của DN. Để nâng cao hiệu quả hoạt động của DN trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng khốc liệt gắn với cụ thể hóa đóng góp của từng cá nhân đối với DN, việc vận dụng hiệu quả KPI trong hoạt động của DN là yêu cầu bắt buộc hiện nay.
2. Tổng quan về KPI
Theo David Parmenter (2009), KPI là các chỉ số hiệu suất giúp đo lường và kiểm soát những việc cần làm để tăng hiệu suất làm việc một cách cao nhất. Nhà nghiên cứu này cho rằng, các chỉ số hiệu suất có một số đặc điểm cơ bản gồm: (1) Các chỉ số phi tài chính; (2) Được đánh giá thường xuyên; (3) Chịu tác động bởi ban điều hành và đội ngũ quản trị cấp cao; (4) Đòi hỏi nhân viên phải hiểu chỉ số và có hành động điều chỉnh; (5) Gắn trách nhiệm cho từng cá nhân và từng nhóm; (6) Có tác động đáng kể đến các phương diện của thẻ điểm; (7) Có thể tác động tích cực.
Nghiên cứu của Alexandra Twin (2021) đã cho thấy, KPI đề cập đến một tập hợp các phép đo có thể định lượng được dùng để đánh giá hiệu suất dài hạn tổng thể của một DN. KPI giúp xác định các kết quả về chiến lược, tài chính và hoạt động của một DN, đặc biệt là so với các DN khác trong cùng lĩnh vực. Như vậy, KPI còn đo lường sự thành công của một công ty so với một tập hợp các mục tiêu, mục tiêu hoặc các công ty cùng ngành.
Theo Strategy Management Group (2021), KPI là các chỉ số quan trọng về sự tiến bộ đối với kết quả dự kiến mà DN muốn đạt được. KPI giúp nhà quản trị DN nhận thức được, liệu DN có đang đạt được mục tiêu đề ra hay không. KPI tạo cơ sở phân tích cho việc ra quyết định và giúp tập trung sự chú ý vào những gì quan trọng nhất. Như vậy, KPI sẽ được sử dụng để cải thiện hiệu suất và đạt được mục tiêu, Tập trung chú ý vào những gì quan trọng, cung cấp bằng chứng để thông báo cho việc ra quyết định.
3. Vai trò của KPI trong quản lý DN
3.1. Đối với nhà quản trị DN
- Các chỉ số hiệu suất sẽ làm rõ một DN đang hoạt động tốt như thế nào. Nếu không có KPI, các nhà lãnh đạo sẽ khó đánh giá chính xác và thực hiện các thay đổi hoạt động để giải quyết các vấn đề về hiệu suất, hiệu quả hoạt động của DN. Ngoài việc nêu bật những thành công hoặc vấn đề kinh doanh dựa trên các phép đo về hiệu suất hiện tại và lịch sử, KPI có thể chỉ ra kết quả trong tương lai, đưa ra những cảnh báo sớm cho nhà quản trị nắm bắt các cơ hội tối đa hóa lợi tức đầu tư.
- Việc áp dụng đúng, chính xác các chỉ số đo lường có thể giúp nhà quản trị DN quản lý, nắm rõ được hiệu suất, hiệu quả làm việc của từng cá nhân, bộ phận, nhóm. Nói cách khác, chỉ số KPI giúp các DN dễ dàng đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên, các phòng ban từng giai đoạn, từng dự án ra sao.
- Giúp gia tăng liên kết làm việc giữa các cá nhân, bộ phận trong cùng một tổ chức. Bằng cách đo lường các mục tiêu sử dụng KPI có thể tạo ra một bầu không khí học tập, cùng hành động trong DN. (Hình 1)
- CEO có cơ hội nhìn nhận và điều chỉnh chiến lược kinh doanh, vì KPI thể hiện rõ các mục tiêu DN đặt ra có hiệu quả hay không. Đồng thời, có thể giúp định hình, phát triển chiến lược và mục tiêu sâu sát trong từng cá nhân.
- Giúp CEO bao quát bức tranh làm việc toàn cảnh DN của mình để đưa ra sự hỗ trợ kịp thời nhất cho nhân viên.
- Giúp trực quan hóa thành tích từng cá nhân, từ đó làm cơ sở đưa ra mức lương thưởng và chế độ đãi ngộ công bằng và hợp lý nhất. Nói cách khác, kết quả đo lường KPI cá nhân là căn cứ để đánh giá hiệu suất của nhân viên, một trong những yếu tố quan trọng trong quản lý nhân sự, trả lương, và thực thi các chính sách nhân sự khác.
3.2. Đối với nhân viên:
- Các chỉ tiêu đặt ra giúp tạo dựng bầu không khí cạnh tranh sôi nổi, thúc đẩy nhân viên cống hiến hết mình vì lợi ích của chính bản thân.
- Giúp nhân viên hình dung rõ ràng công việc và trách nhiệm của bản thân: cần làm những việc gì, làm như thế nào, khi nào,… Đồng thời, giúp nhân viên có cái nhìn tổng thể về mục tiêu công việc, các công việc quan trọng, ưu tiên làm trước để đạt mục tiêu.
- Gia tăng động lực làm việc để có thể có mức lương, thưởng cao hơn. Việc có mục tiêu theo đuổi giúp cấp dưới gia tăng động lực làm việc, nhanh chóng hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
- Giúp nhân viên tự giám sát hiệu suất công việc của mình, dễ dàng đạt được mục tiêu hơn, phát hiện ra các khiếm khuyết để cải thiện kịp thời.
4. Rào cản, thách thức khi sử dụng KPI trong DN
4.1. Đối với DN
- Việc đo lường và báo cáo chính xác các chỉ số có thể khó khăn, thiếu chính xác hoặc không thể thực hiện được nếu hệ thống báo cáo nội bộ để hỗ trợ cho việc thực hiện các KPI không được cung cấp.
- Khung thời gian dài cần thiết cho KPI để cung cấp dữ liệu có ý nghĩa. Nếu không có đủ thời gian rất khó đánh giá chính xác. Thậm chí, một số nghiên cứu còn cho rằng, hiệu quả của KPI sẽ không cao khi được áp dụng trong thời gian dài.
- Việc triển khai KPI chưa chắc mang lại hiệu quả nếu thiếu sự kiểm tra, giám sát. Nói cách khác, việc vận dụng KPI ko thể thiếu yêu cầu giám sát liên tục và theo dõi chặt chẽ.
- Khó đạt được mục tiêu đề ra, trong đó, nguyên nhân có thể gồm: Mục tiêu không rõ ràng và không phù hợp, không đủ SMART; Triển khai mục tiêu KPI không được sự đồng thuận của nhân viên; Hệ thống mục tiêu KPI không thiết thực và quá xa vời với thực tế...
4.2. Đối với nhân viên
- Các xung đột lợi ích giữa các nhân viên có thể được tạo ra trong quá trình này, từ đó có thể tạo ra những bất đồng, bất đoàn kết giữa các nhân viên trong DN.
- KPI có thể gây áp lực cho nhân viên, có thể mang lại hiệu quả ngược. Nhân viên vì bị thúc ép quá khó để nhắm mục tiêu cụ thể cho KPI. Từ đó, dẫn đến tình trạng chán nản, bỏ việc.
- Chất lượng, hiệu quả công việc trong một số trường hợp có xu hướng giảm khi các nhà quản lý quá tập trung vào các KPI năng suất.
- KPI sẽ tập trung vào đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên nhưng chưa đánh giá sự tiến bộ và nỗ lực của nhân viên. Nếu chủ DN nhìn vào hệ thống KPI có thể thấy các chỉ số vẫn đang ổn định, dẫn đến tâm lý hài lòng với thực trạng của công ty mà không nhìn thấy tiềm năng phát triển.
5. Khuyến nghị cho DN Việt Nam
5.1. Đối với nhà quản trị DN
- Lựa chọn người xây dựng KPI
Người xây dựng ra hệ thống KPI phải là người có chuyên môn công việc cao, có am hiểu nhiều lĩnh vực, nắm rõ mục tiêu chung, nhiệm vụ của cả DN. Thông thường, những người phụ trách xây dựng KPI là các trưởng bộ phận phụ trách, các nhà quản lý phòng, ban,… những người hiểu rõ KPI là gì và có kinh nghiệm trong việc lên kế hoạch KPI. Đồng thời, để hệ thống KPI mà chủ thể xây dựng lên đảm bảo được tính thống nhất thì trước khi thực thi, các bộ phận cần được xem trước, đưa ra đánh giá và góp ý sao cho phù hợp.
- Cần nắm được các nguyên tắc để đảm bảo việc thiết lập có hiệu quả.
DN cần đảm bảo đã hội tụ đủ những yếu tố cần thiết trước khi bắt tay vào triển khai mục tiêu KPI. Trong đó, cần nắm được một số nguyên tắc cơ bản như thiết lập KPI đảm bảo tiêu chí SMART trong đó:
S – Specific (Cụ thể): Chỉ tiêu phải thật cụ thể, rõ ràng và dễ hiểu. Cấp dưới biết mình cần làm gì và làm thế nào để đạt được kết quả mà sếp mong muốn.
M – Measurable (có thể đo lường): KPIs có thể đo lường và quy đổi bằng con số cụ thể. Tránh đặt chỉ tiêu KPI một cách chung chung, vô nghĩa.
A – Achievable (Khả thi): Mục tiêu đặt ra đảm bảo nhân viên có thể thực hiện được. Không thiết lập mục tiêu quá cao hoặc quá thấp.
R – Realistic (Thực tế): Các chỉ số đặt ra cần phải thực tế, không xa rời mục tiêu chung mà tổ chức hướng đến.
T – Timebound (Giới hạn thời gian): Mỗi KPI nên có thời hạn cụ thể. Nhân viên hình dung được việc này phải làm trong bao lâu hoặc deadline khi nào, giúp họ kiểm soát chính công việc đang làm.
Tuy nhiên, hiện nay, trước những thay đổi của môi trường kinh doanh dưới tác động của kinh tế số, một số quan điểm phát triển nguyên tắc SMART thành SMARTER. Theo đó, ngoài việc giữ nguyên 5 yếu tố đầu, có bổ sung 2 yếu tố mới gồm:
E- Engagement (Liên kết): Công ty phải liên kết được lợi ích của công ty và lợi ích của các chủ thể khác. Nếu không có chế độ này, việc triển khai KPI sẽ khó có hiệu quả.
R - Relevant (Thích đáng): Chỉ tiêu có hữu ích đối với một bộ phận nhưng bộ phận khác lại thờ ơ. Ví dụ mức tồn kho, bộ phận bán hàng luôn muốn mức tồn kho cao trong khi bộ phận tài chính lại muốn mức tồn kho thấp. Như vậy, các chỉ tiêu KPI phải thích đáng, công bằng với tất cả các bộ phận.
- Cần được thực hiện thường xuyên
KPI cần được thực hiện thường xuyên, đánh giá liên tục theo chu kỳ (từng tuần, tháng, năm). Có như vậy, nhà quản trị DN mới nắm bắt được nhân viên đang thực hiện KPI như thế nào, gần đạt mục tiêu hay chưa, có gặp vướng mắc hay khó khăn gì hay không để hỗ trợ kịp thời... cho nhân viên phấn đấu hoàn thành mức cao nhất.
- Đặt ra mục tiêu cụ thể
Ứng với từng tiêu chí, nhà quản lý DN đưa ra mục tiêu cụ thể mà nhân sự cần đạt được. Đồng thời, đảm bảo những mục tiêu đó phải tuân thủ những nguyên tắc cơ bản. Như vậy, sẽ giúp hệ thống KPI được xây dựng hiệu quả, đem lại lợi ích tối đa nhất cho DN.
- Theo dõi, kiểm tra chấm điểm và đánh giá kết quả công việc
Theo dõi, đo lường kết quả thực hiện KPI hàng tuần hoặc hàng tháng là điều quan trọng, giúp nhà quản lý đánh giá hiệu suất làm việc thực tế của cấp dưới cũng như mức độ thành công của chỉ số KPI đó. Việc theo dõi cũng gắn với việc kiểm tra giám sát từ khâu thiết lập các KPI đến khi giao triển khai thực hiện và báo cáo kết quả.
- Nghiên cứu kết hợp đồng thời KPIs và OKRs để đạt các mục tiêu khác nhau
Việc kết hợp đồng thời KPI và OKR để đạt các mục tiêu khác nhau nhưng lại có thể tương hỗ được với nhau. Trong đó, OKRs nhấn mạnh vào nỗ lực thông qua các kết quả định lượng. Thay vì việc xem xét hàng loạt các hạng mục công việc, nhiệm vụ cần được hoàn thành, OKR chú trọng nhiều hơn đến những việc “không được hoàn thành” cũng như những việc “được hoàn thành” để đo lường các đóng góp cho tổ chức. Như vậy, khi DN đặt mục tiêu kết hợp KPI, OKR sẽ giúp các cá nhân và tổ chức quản lý mục tiêu một cách hiệu quả hơn, từ đó đảm bảo việc phối hợp giữa các cá nhân trong tổ chức được diễn ra xuyên suốt, đồng thời đo lường được các đóng góp để giúp tổ chức phát triển.
5.2. Đối với nhân viên
- Cần xác định rõ việc thiết lập mục tiêu và theo đuổi KPI là việc bình thường và là thử thách bản thân cũng như nâng cao hiệu quả công việc.
- Cần nắm rõ các mục tiêu, chỉ tiêu và lộ trình đề ra trong KPI để từ đó thiết lập một kế hoạch, một bản đồ thực hiện gắn với tiến độ đề ra.
- Trong quá trình thực hiện KPI, cần thường xuyên trao đổi với quản lý cấp trên về những khó khăn để có những thay đổi hợp lí, hoặc trao đổi với đồng nghiệp để có được những lời khuyên phù hợp.
6. Kết luận
KPI là một công cụ được sử dụng để giao nhiệm vụ, định hướng hoạt động, đo lường mức độ hoàn thành nhiệm vụ của cá nhân và DN/tổ chức gắn với việc thực hiện mục tiêu chung của DN. KPI đo lường “sức khỏe” của DN hoặc bộ phận để rút kinh nghiệm và cải thiện hiệu quả hoạt động. Mục tiêu chung của các nhà quản lý DN là sự tồn tại và phát triển vượt bậc của DN. Việc thiết lập KPI - chỉ số đánh giá nhân viên là việc làm cần thiết, giúp các nhà quản trị DN thúc đẩy cấp dưới hoàn thành công việc, mục tiêu; từng bước tiến gần hơn tới đích mà tổ chức đặt ra. Do vậy, việc nâng cao hiệu quả vận dụng KPI trong hoạt động sản xuất - kinh doanh của DN là vô cùng quan trọng. Trong đó, cần lưu ý, trong bối cảnh hiện nay, DN cũng có thể nghiên cứu kết hợp đồng thời KPI và OKR để đạt các mục tiêu khác nhau nhưng lại có thể tương hỗ được với nhau.
TÀI LIỆU THAM KHẢO:
- Alexandra Twin. (2021). Key Performance Indicators (KPIs).
- Các bước thiết kế và xây dựng KPI cho DN. Truy cập từ link: https://ieit.vn/cac-buoc-thiet-ke-va-xay-dung-kpi-cho-doanh-nghiep/
- Craig Stedman. Key performance indicators (KPIs). Truy cập từ link: https://searchbusinessanalytics.techtarget.com/definition/key-performance-indicators-KPIs.
- Bốn bước hướng dẫn xây dựng hệ thống KPI chuẩn chỉnh. Truy cập từ link: https://kienthucquantri.net/4-buoc-xay-dung-kpi-hieu-qua/.
- KPI là gì? Tầm quan trọng và cách thức sử dụng. Truy cập từ link: https://mona.media/kpi-la-gi-tam-quan-trong-va-cach-thuc-su-dung/.
- OCD Management Consulting. KPIs là gì? Xây dựng và triển khai KPIs từ A đến Z. Truy cập từ link: https://ocd.vn/kpis-la-gi-trien-khai-kpi-a-den-z/.
- What is a Key Performance Indicator (KPI)? Truy cập từ link: https://kpi.org/KPI-Basics/KPI-Basics.
Using effectively KPIs in enterprises
Master. Tran Thi Lan Phuong
Master. Pham The Hung
Bank for Investment and Development of Vietnam
ABSTRACT:
A Key Performance Indicator (KPI) is a measurable value that indicates whether an organization or business has achieved its set goal. KPIs are often used by business managers to evaluate the performance of their businesses and staff. In order to improve the performance efficiency of enterprises in an increasingly fierce competition, associated with each individual’s contribution to enterprise, it is necessary for enterprises to effectively use KPIs. This paper presents some issues about KPIs and some recommendations for the use of KPIs in enterprises.
Keywords: Key Performance Indicator, performance efficiency, enterprise.
[Tạp chí Công Thương - Các kết quả nghiên cứu khoa học và ứng dụng công nghệ, Số 15, tháng 6 năm 2021]
